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Knigge für die elektronische Post

E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.

Worum geht es in der E-Mail?

Moderne E-Mail-Clients (wie hier der Mozilla Thunderbird) geben eine Warnung aus, wenn der Nutzer die Nachricht ohne Betreff abschicken will.
Moderne E-Mail-Clients (wie hier der Mozilla Thunderbird) geben eine Warnung aus, wenn der Nutzer die Nachricht ohne Betreff abschicken will.

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, dass der Absender eine E-Mail das "Betreff"-Feld vor dem Absenden seiner Nachricht mit einer aussagekräftigen Zeile versieht. Das hilft dem Empfänger dabei, die Nachricht entsprechend ihrer Wichtigkeit besser einzuordnen und dann entsprechend schnell darauf zu antworten oder wenigstens diese Nachricht bald zu öffnen und durchzulesen. Die meisten E-Mail-Clients wie etwa Thunderbird und Outlook weisen den Anwender auf darauf hin, wenn er versucht eine Nachricht mit leerer Betreff-Zeile abzusenden, schicken diese aber nach Bestätigung trotzdem ab. Googles Web-Mailer und auch die aktuelle Mail-App von Windows 10 tun dies nicht und schicken die Nachricht einfach ab.

Nun mag diese Nachlässigkeit auf den ersten Blick marginal erscheinen - gerade für Nutzer, die täglich beziehungsweise stündlich nur wenige Nachrichten in ihrer Inbox finden. Wer aber andauernd mit einem Mail-Aufkommen jenseits der 200-Grenze pro Tag kämpft, der wird eine zielgerichtete und aussagekräftige Betreff-Zeile zu schätzen wissen. In diesem Zusammenhang darf auch eine andere Unsitte nicht unerwähnt bleiben: die Betreffzeile mit dem Firmennamen. So haben wir es immer in Redaktionen immer wieder erlebt, dass bei einem Redakteur beispielsweise Nachrichten mit dem Betreff "Computerwoche" in der Inbox landen. Dass er bei diesem Medium arbeitet sollte dem Redakteur bekannt sein - aber was der Absender der Mail von ihm will, weiß er so sicher nicht.

Fazit: Eine Betreff-Zeile in der E-Mail-Nachricht ist gut und wichtig. Sie sollte knapp und präzise formuliert sein. Eine leere Betreffzeile ist ebenso kontraproduktiv wie eine, die nur den Firmennamen oder gleich sämtliche Informationen in einem Bandwurmsatz beinhaltet.