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Knigge für die elektronische Post

E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.

Warum eine Mail-Signatur sinnvoll ist

Hatten wir schon im vorherigen Punkt auf die Grußformel zum Abschluss einer E-Mail-Nachricht hingewiesen, so möchten wir hier zusätzlich noch eine Lanze für die Signatur am Ende einer Nachricht brechen. Hier hat sich leider aus den Zeiten, als es noch darauf ankam, dass elektronische Nachrichten möglichst klein zu halten sein, der "Tipp" hinübergerettet, dass dies nur unnötiger Ballast sei. Immer wieder wird dabei auch der Vorbehalt geäußert, dass damit zu viel an Informationen über den ungeschützten Weg der E-Mail verbreitet würde.

Alle E-Mail-Clients und Web-Mailer erlauben das Anlegen und automatische Einbinden einer Signatur. Im privaten Bereich sollten Anwender das nutzen, im geschäftlichen E-Mail-Verkehrs müssen sie es tun.
Alle E-Mail-Clients und Web-Mailer erlauben das Anlegen und automatische Einbinden einer Signatur. Im privaten Bereich sollten Anwender das nutzen, im geschäftlichen E-Mail-Verkehrs müssen sie es tun.

Das mag für den privaten E-Mail-Verkehr durchaus eine gewisse Berechtigung haben, für die geschäftliche Kommunikation ist es unabdingbar, dass eine E-Mail die wichtigsten Informationen zum Absender in Form von Namen/Adresse/Telefon und eventuell weitere Kommunikationsmöglichkeiten wie Twitter-/Facebook-Account beinhaltet. Nur so ist es für den Empfänger möglich, auch auf anderen Wegen schnell zu antworten. Außerdem gibt es hierbei rechtliche Aspekte zu beachten, was gerade auch für Selbstständige und Gründer sehr wichtig ist. Mehr Informationen dazu finden sich unter anderem auf Portalen wie "Für-Gründer.de", auf den Seiten der Handelskammern wie in diesem Beispiel zu Pflichtangaben in Geschäftsbriefen oder auch beim Styleguide der Bundesregierung.

Fazit: Eine ordentliche Signatur gehört in eine professionelle E-Mail-Nachricht hinein. Dabei muss diese sicher nicht ein künstlerisch ausgereiftes Design mit vielen Logos, Bildern und "Awards" beinhalten: Die wichtigsten Daten sollten hier schnell und einfach zu finden sein. Dabei ist es zudem wichtig, dass die entsprechenden rechtlichen Vorgaben für die geschäftliche Kommunikation beachtet werden.