Knigge für die elektronische Post

E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.

Der ewige Streit: HTML- oder Text-Mail?

Bei unserer Diskussion zum Thema E-Mail-Signatur haben wir auch betont, dass es nicht unbedingt notwendig ist, dass dieser Bereich der elektronischen Nachricht mit Logos, Bildern und Überschriften in diversen Schrifttypen und -größen verziert ist. Beim eigentlichen Mail-Text ist es von jeher ein Streitpunkt zwischen den Traditionalisten und den "modernen E-Mail-Anwendern", welche Form hier zu wählen wäre. Die Industrie hat sich grundsätzlich entschieden und die meisten professionellen Mail-Clients sind standardmäßig so konfiguriert, dass die Nutzer Nachrichten im HTML-Format versenden und auch empfangen. Wer das nicht will, muss in der Regel sein Programm selbst entsprechend konfigurieren. Wer Web-Mailer einsetzt wird ebenfalls in der Regel HTML als Format verwenden, ist das doch im Prinzip die "natürliche Sprache" dieser Web-Anwendungen.

Es sicher grundsätzlich nachvollziehbar, warum viele Firmen wie etwa Online-Shops aber auch alle Marketing-Strategen und Werbeagenturen jedweder Form das HTML-Format hier vorziehen: Nachrichten können mit aller Formen, Farben und Bildern entsprechend aufbereitet werden. Zudem können Links geschickt versteckt und auch andere Dateiformate direkt eingebettet werden.

Das sind aber auch genau die Punkte, die Kritiker bemängeln: E-Mail-Nachrichten im HTML-Format können ein Sicherheitsrisiko darstellen, da es bei ihnen unter anderem relativ einfach möglich ist, Schadcode und/oder Links zum Nachladen von Seiten beziehungsweise zur Ausführung von Programmen zu implementieren. Darum sind sich Sicherheitsexperten darin einig: Wer auf sichere E-Mail-Kommunikation betreiben will, nutzt das "Nur Text"-Format. Zum Glück lassen sich E-Mail-Clients wie Outlook so konfigurieren, dass sie auch eingehende Mails, die in HTML oder einen anderen als dem Textformat formatiert sind, automatisch in eine reine Textdarstellung umwandeln.

Im "nur Text"-Modus sind viele Mails schlecht lesbar: Dieses automatische Nachricht von Linkedin ist eher noch ein harmloses Beispiel dafür, wie schlecht lesbar HTML-Nachrichten häufig werden, wenn sie als Textnachricht dargestellt werden.
Im "nur Text"-Modus sind viele Mails schlecht lesbar: Dieses automatische Nachricht von Linkedin ist eher noch ein harmloses Beispiel dafür, wie schlecht lesbar HTML-Nachrichten häufig werden, wenn sie als Textnachricht dargestellt werden.

Dies ist nun der Punkt, an dem wir wieder auf unser Thema E-Mail-Etikette zurückkommen: Viele Firmen scheinen sich über das Problem HTML/Text-Format keine Gedanken zu machen oder sie ignorieren es bewusst nach dem Motto: "Selber schuld, wenn der Nutzer so altertümlich ist, mit der Einstellung nur Text in seinen E-Mails unterwegs zu sein". Anders ist nämlich nicht zu erklären, dass viele Nachrichten im Textformat schlichtweg unlesbar sind, da sie dann nur aus kryptischen Links und Hinweisen auf fehlende Bilder bestehen. Idealweise sind die Nachrichten so gestaltet, dass sie sowohl im HTML- als auch im Textformat alle wichtigen Informationen darstellen. Der Hinweis: "Wenn Sie diese Mail nicht lesen können, benutzen Sie Ihren Browser" ist eher kontraproduktiv, da er das Sicherheitsproblem nur verschiebt.

Fazit: E-Mail-Nachrichten können in HTML gestaltet werden und sehen dann vielleicht auch besser aus. Absender sollten aber immer bedenken, dass es viele sicherheitsbewusste Nutzer und Firmen gibt, die aus guten Gründen Mails in ihrem Netz nur im Textformat erlauben. Deshalb sollten die Nachrichten so gestaltet sein, dass sie auch ohne HTML, Bilder oder gar eingebetteten Code jeder Art vernünftig lesbar bleiben.