Ausgangspost
I. Ausgangspost: Welche ausgehende elektronische Post (also etwa E-Mails) ist zu archivieren?
1. § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB)
a. E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen archiviert werden
In 238 Abs. 2 (HGB) schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten "Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches "der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.
Dazu gehören etwa
- Aufträge (auch Änderungen und Ergänzungen)
- Auftragsbestätigungen,
- Versandanzeigen,
- Frachtbriefe,
- Lieferpapiere,
- Reklamationsschreiben
- Rechnungen und
- Zahlungsbelege sowie
- schriftlich gefasste Verträge.
Nicht dazu gehören z.B.
- unverbindliche Werbeschreiben,
- simple Kontakt-E-Mails des Vertriebes etc.