E-Mails richtig aufbewahren – Aufgaben und Lösungen

Original- oder Langzeitformat

Für E-Mails gibt es keinen generellen Format-Speicherstandard oder einen rechtlich begründeten Zwang zur Konvertierung, bevor sie archiviert werden. Jeder Mail-Client stellt den Inhalt einer E-Mail schließlich unterschiedlich formatiert dar.

E-Mail-Archivlösungen bieten oft eine Konvertierung in Zielformate wie PDF oder TIFF aus unterschiedlichen Quellformaten an. Diese Formate sind aber als "flache Druckformate" nur für druckbare Dokumente geeignet, die einen deterministischen Druckbereich kennen. Bereits Microsoft Excel führt hier häufig erst nach mehreren Anläufen zum Ziel, eine automatische Excel-Rendition (-Wiedergabe) gelingt fast nie. Das gilt erst recht für solche Formate, die beim Ausdruck nur eine Untermenge der enthaltenen Informationen visualisieren.

Kennwortgeschützte Dateianhänge können vom Konvertierprogramm nicht geöffnet und umgewandelt werden; enthaltene Makroprogramme unterbrechen den Konvertierprozess und verlangen von einem Administrator Eingaben oder andere Aktionen. Falls das System hierauf nicht "intelligent" reagieren kann, besteht die Gefahr, dass ein Administrator ständig die Konvertierroutine überwachen und eingreifen muss. In solchen Fällen ist es zwingend erforderlich, dass Anwender Ausschlusslisten für die automatische, im Hintergrund ablaufende Konvertierung einrichten können. Außerdem darf der Rendition-Service nicht das gesamte System zum Absturz oder Stillstand bringen, wenn ein Fehler auftritt. Solche E-Mails gehören in einen Überlauf/Fehler-Bereich, wo sie individuell nachbehandelt werden können.