Archivierung und Checklisten

E-Mails richtig aufbewahren – Aufgaben und Lösungen

Thorsten Brand ist Senior-Berater beim Beratungshaus Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus.
Thorsten Brand ist Senior-Berater beim Beratungshaus Zöller & Partner aus Sulzbach/Taunus.

Fazit

Die Aufbewahrung von E-Mails ist und bleibt ein komplexes Thema mit vielen organisatorischen und technischen Aspekten:

  • Die weltweit am weitesten verbreitete Textverarbeitung zur Erstellung aufbewahrungspflichtiger Dokumente sind Mail-Clients.

  • Die Anwender erstellen oder empfangen in ihren Mail-Systemen um ein Vielfaches mehr rechtlich relevante Dokumente als in allen anderen Systemen. Die Aufbewahrung dagegen hinkt anderen Systemen weit hinterher.

  • Was die Anwender in der Tagesarbeit vor allem drückt, ist die Lückenhaftigkeit der Akten: ohne ein- und ausgehende E-Mails in den elektronischen Akten kann man keine belastbare Auskunft mehr geben. Man weiß, dass es noch viel mehr zum Vorgang gibt, aber diese Informationen sind oft in den schwarzen Löchern der E-Mail-Ablagen verschwunden. (mje)

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CP-Schwesterpublikatin Computerwoche.