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Automatisierung und KI

Ein neues Mittel gegen die Datenflut im Vertrieb



Timo Rein ist Gründer und Geschäftsführer der Sales-Pipeline-Software Pipedrive. Nach einem erfolgreichen Psychologie-Studium gründete Timo Rein zunächst eine Beratungsfirma für Vertriebsteams.
Digitalisierung ist auch im Vertrieb ein heiß debattiertes Thema. Besonders en vogue: Künstliche Intelligenz in Kombination mit Automatisierung. Sie sollen nicht Jobs eliminieren, sondern Vertriebsmitarbeitern Raum für ihre eigentlichen Aufgaben schaffen.

Gute Verkäufer, also "echte" Menschen, werden auch in Zukunft die Basis für einen erfolgreichen Vertrieb bleiben. Nichtsdestotrotz spielt die Automatisierung auch im Vertrieb eine immer wichtigere Rolle. Vertriebsteams, die ihre Prozesse zu spät automatisieren, verpassen die Chance, deutlich effizienter zu arbeiten.

Es gibt hinsichtlich der zunehmenden Automatisierung durchaus auch kritische Stimmen. Zeit also, zu hinterfragen: Wie werden neue Technologien den Vertrieb beeinflussen? Welche Aufgaben kann KI übernehmen? Wie integriert das Vertriebspersonal neue Technologien in bestehende Prozesse - und vor allem: Wie profitiert es davon ?

Die Automatisierung: Unterstützt sie – oder ersetzt sie?

Max Altschuler, Geschäftsführer und Gründer von Sales Hacker Inc, eine der internationalen Community für Vertriebsmitarbeiter, sagte bereits 2016: "Der Aufstieg der vertriebsunterstützenden KI ist ein echtes Thema geworden. Aber es soll unterstützen, nicht ersetzen. Ich bin mir nicht ganz sicher, ob die Menschen das ganz verstanden haben. Die, die es haben und es richtig machen, werden die Ergebnisse sehen."

Vorhandene Energie, sollte genutzt werden, um voranzukommen - auch im Vertrieb.
Vorhandene Energie, sollte genutzt werden, um voranzukommen - auch im Vertrieb.
Foto: EpicStockMedia - shutterstock.com

In der Tat wurden KI- und Automatisierungstechnologien für den Vertrieb in den vergangenen 18 Monaten kontinuierlich weiterentwickelt. Die so genannten Early Adopter, also die besonders Neugierigen, experimentieren bereits mit Wegen, jene neuen Technologien im Vertrieb zu nutzen.

Doch die zunehmende Digitalisierung - gerade die Einbindung von Künstlicher Intelligenz sowie die Automatisierung von Prozessen - schürt auch Ängste. Wie wirkt sich dies auf die Jobs aus? Werden die neuen Technologien Millionen Mitarbeiter im Vertrieb arbeitslos machen? Eine Angst, die durchaus verständlich ist.

Bei genauerer Betrachtung erweist sich die Furcht vor der Arbeitslosigkeit aber als unbegründet. Künstliche Intelligenzen und Automatisierung werden den Bedarf an qualifizierten Verkäufern nicht senken. Im Gegenteil: Die Technologien sollen den Menschen unterstützen, nicht ersetzen.

Wo und wie Automatisierung und KI helfen können

Der Vertrieb ist ein sehr zeitintensiver Beruf. Es gehört viel mehr dazu, als das bloße Verkaufen von Produkten. Der Beruf umfasst diverse administrative Aufgaben. Etwa das Recherchieren potenzieller Kunden, die Pflege der Datenbank oder das Schreiben von E-Mails. Gerade diese häufig kleinteiligen Aufgaben machen einen beträchtlichen Teil des Arbeitsalltages eines Verkäufers aus - und kosten wertvolle Zeit.

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Diese Zeit fehlt ihm bei seiner eigentlichen Aufgabe: dem Kundenkontakt. Auch die Intuition des Verkäufers spielt im Vertrieb immer noch eine große Rolle: Ist der Lead wirklich interessiert? Wieviel Zeit sollte ich für den potenziellen Kunden aufwenden? Daten geben bei diesen Fragen wichtige Anhaltspunkte. Ohne sie laufen Verkäufer Gefahr, zu viel Zeit mit irrelevanten Kontakten zu verbringen. Zeit, die sie eigentlich mit wirklich lukrativen Kunden verbringen könnten.

Künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse analysieren für Verkäufer Verhaltensweisen, Trends oder wichtige Signale im Verkaufsprozess.
Künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse analysieren für Verkäufer Verhaltensweisen, Trends oder wichtige Signale im Verkaufsprozess.
Foto: Alexander Supertramp - www.shutterstock.com

Gerade in diesen Punkten können die neuen Technologien wertvolle Unterstützung bieten. Künstliche Intelligenz und automatisierte Prozesse versorgen das Vertriebspersonal umgehend mit relevanten Informationen. Sie analysieren für Verkäufer Verhaltensweisen, Trends oder wichtige Signale im Verkaufsprozess. Davon profitieren sämtliche Mitarbeiter des Vertriebsteams:

  • Verkäufer verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben wie der Recherche. Stattdessen können sie sich stärker auf die menschlichen Interaktionen des Berufs konzentrieren; sie knüpfen so Kontakte und pflegen Beziehungen mit Interessenten oder Kunden.

  • Künstliche Intelligenz hilft den Vertriebsteams, eigene Daten und Reaktionen der Kunden zu verstehen. Dadurch ahnt der Verkäufer bereits im Vorfeld, warum ein Kunde möglicherweise lukrativer sein wird als ein anderer.

  • Die Quintessenz: Verkäufer, die früher viel Zeit mit Deals verbracht haben, die sich im Nachhinein als irrelevant entpuppten, verstehen fortan, wieso sie sich falsche Hoffnungen gemacht haben.

Wer Automatisierung und Künstliche Intelligenz korrekt verwendet, hat also mehr Zeit, um individuell und gezielt mit den jeweiligen Kunden zu kommunizieren. Dieses Vorgehen steigert den Wert der einzelnen Interaktionen. Der Verkaufsprozess wird insgesamt proaktiverer und basiert fortan auf Daten: der Verkäufer braucht sich weniger auf seine Intuition zu verlassen.

Um zurück zur Angst um den eigenen Job angesichts der Digitalisierung zu kommen: Die menschlichen Fähigkeiten - die Interaktionen untereinander, der Aufbau und die Pflege von Beziehungen - kann keine KI ersetzen. Stattdessen ermöglichen die neuen Technologien Verkäufern, eben jene Fähigkeiten wieder in den Mittelpunkt ihrer Arbeit zu rücken. Die Digitalisierung hilft, potenzielle Kunden effektiver und persönlicher anzugehen sowie produktiver zu arbeiten.

Implementierung der neuen Technologien in Vertriebsprozesse

Die Digitalisierung wird den Vertrieb enorm verändern. Sie wird sich auf den Arbeitsalltag der einzelnen Verkäufer und Mitarbeiter ebenso auswirken, wie auf den der Manager. Gerade Führungspersonen sollten in der rasanten Entwicklung der Technologie eine Chance, nicht etwa eine Gefahr sehen.

Schließlich müssen Sales Manager vielen Rollen gerecht werden: Sie sind zugleich Führungsperson, Berater und Coach. Sie müssen Daten (basierend auf der Performance des Teams) auswerten und davon ausgehend die Stärken und Schwächen der einzelnen Teammitglieder ausarbeiten. Gleichzeitig müssen Führungspersonen das Team motivieren, stetig neue Problemzonen identifizieren und Teammitgliedern kontinuierlich helfen, sich zu verbessern.

Kurz gesagt, Führungspersonen hieven das Team auf ein höheres Level. Ein langwieriger Prozess, den neue Technologien verbessern und vereinfachen. Vertriebsleiter, die auf KI und Automatisierung setzen, können Prozesse standardisieren und ihren Teams besser helfen, effektiv, effizient und produktiv zu arbeiten.

Lesen Sie auch: Automatisierung als Chance begreifen - Diese 6 Tipps helfen, den Job nicht zu verlieren

Die Implementierung von KI und Automatisierung:

  1. Identifizieren, wo Zeit verloren geht: Laut einer Umfrage von Accenture geht einem Bericht in der Harvard Business Review die Hälfte der Zeit von Managern durch administrative Koordination und Kontrollen verloren - etwa durch das Sammeln von Daten wie KPIs, Aktivitäten und Performancestatistiken sowie das Übertragen jener Daten in Spreadsheets. Virtuelle Assistenten übernehmen und erledigen fortan diese einfachen, aber gleichzeitig zeitintensiven administrativen Aufgaben. Der Manager wird auf diese Weise entlastet; so bleibt mehr Zeit für strategisch relevante Projekte.

  2. Den Sales-Prozess beschreiben: Die gleiche Umfrage besagt, dass ein durch KI unterstütztes Tool nur hilft, wenn bereits klar definierte und effektive Strukturen existieren. Unternehmen sollten also wissen, wo ihre Leads in der Regel herkommen, welche Stufen potenzielle Kunden durchlaufen und wie lange es im Schnitt dauert, sie durch die Verkaufs-Pipeline zu führen. Hier sollte das Team gefragt werden, welche Schritte es gerne abladen und automatisieren würde; und für welche es gerne mehr Zeit aufwenden würde.

  3. Es müssen Vorbereitungen getroffen werden, um Rollen neu zu strukturieren: Wie beschrieben, wird die Automatisierung manuelle und zeitaufwendige Aufgaben reduzieren. Frühere Jobbeschreibungen für Vertriebsmitarbeiter werden künftig nicht mehr aktuell sein. Die neuen Abläufe müssen mit dem Team diskutiert und abgesprochen werden. Die Bewertungsmaßstäbe für die Leistung der einzelnen Verkäufer müssen angepasst werden. Da Leads mit wenig Potenzial einfacher identifiziert werden können, ist im Durchschnitt signifikant weniger Zeit erforderlich, um einen Deal abzuschließen.

Während Sales Prozesse eine lange Zeit brauchen, um verfeinert und perfektioniert zu werden, helfen Automatisierung und KI dabei, die wirklich lohnenswerten Chancen wahrzunehmen und so die Effizienz der Verkaufsabschlüsse deutlich zu steigern. Darüber freut sich auch der beste Verkäufer: Kürzere Verkaufsprozesse und ein einfacheres Sales Management sind ganz in seinem Interesse.

Das bringt die Automatisierung der Vertriebsprozesse

Für viele Verkäufer hört sich dies alles nach einer Menge Arbeit an. Die richtigen Tools müssen gefunden und die Mitarbeiter eingearbeitet werden. Alle müssen Technologien verstehen und anwenden. Tatsächlich ist das Gegenteil ist der Fall: Die Automatisierung von Prozessen ist nicht umständlich oder komplex, es ist kein Meer an unübersichtlichen Tools. Es sind vielmehr kleine Helfer, welche sich schnell und einfach in den Arbeitsalltag integrieren lassen, die zugleich aber eine große Auswirkung haben.

Ein Beispiel: Viele CRM-Systeme bieten eine Funktion, welche die Recherche von Kundendaten übernimmt. Denken wir nur an die erwähnten administrativen Aufgaben zurück. Informationen über Kunden zu recherchieren ist diesbezüglich einer der Zeitfresser. Diese Recherche lässt sich mithilfe einer Künstlichen Intelligenz automatisieren. Adressen, Kontaktdaten, Firmenbeschreibungen, LinkedIn-Profile? Per Knopfdruck durchsuchen smarte Tools das World Wide Web und listen dem Verkäufer auf, was er für ein Gespräch im Vorfeld wissen muss.

Viele Unternehmen haben sicherlich schon einige Programme und digitale Tools in ihren Vertrieb übernommen. Das CRM-Tool von Firma A, den Projektplaner von Firma B, den virtuellen Kalender von Firma C - durch diese Flut an Programmen verliert man jedoch schnell die Übersicht. Und es kostet wertvolle Zeit, die Informationen von Software zu Software zu übertragen.

Glücklicherweise gibt es auch hierfür zahlreiche kleine Werkzeuge. Automatisierungs-Tools und Workflow-Management-Software integrieren eine Vielzahl an Applikationen in bestehende CRM-Systeme und automatisieren so die Übertragung von Daten. Dass spart Verkäufern einiges an Zeit ein und bietet eine deutlich größere Sichtbarkeit.

Lesetipp: Ohne Automatisierung keine Digitalisierung