Ein Tag im Leben von Tobias Groten

18.03.2004
Tobit-Chef Tobias Groten wird in den Medien gerne als westfälischer Bill Gates bezeichnet. Trotzdem weiß man nur wenig über den Mann. ComputerPartner wollte herausfinden, wie der Selfmade-Manager eigentlich tickt und verbrachte einen Tag mit ihm - auch wenn er uns im Vorgespräch sagte: "Ich habe eigentlich den ganzen Tag nichts zu tun." Von ComputerPartner-Redakteurin Cornelia Hefer

Um 6.00 Uhr ist Tobias Groten heute im Büro. Er ist kein Frühaufsteher aus Leidenschaft. Seine Ungeduld treibt ihn frühmorgens aus dem Bett. "Ich beschäftige mich mit 20 bis 30 Sachen gleichzeitig. Das ist meine Art, mit meiner Ungeduld umzugehen", beschreibt sich der Firmenlenker selbst. "Sein Arbeitstempo und sein tägliches Pensum sind erstaunlich", sagt ein Ex-Mitarbeiter. Ruhe und Routine machen ihn unruhig.

Routine hat der Tobit-Eigentümer daher in seinem Arbeitsalltag abgeschafft. "Einen klassischen Arbeitstag gibt?s bei mir nicht", meint Groten. Seinen Tagesablauf beschreibt er so: Ins Büro kommen; seine Mails durchgehen, lesen und die wichtigen beantworten. Software programmieren, womit er vor über 20 Jahren mal angefangen hat, das macht er schon lange nicht mehr.

Marketing-Aktionen planen und realisieren findet er mittlerweile viel spannender als Software-Entwicklung. Für das operative Geschäft, das Alltägliche, die Routine hat er seine Mitarbeiter. "Er ist nicht der typische Chef; manchmal ist er für seine Leute schwer greifbar", beschreibt ihn eine Mitarbeiterin aus der Marketing-Abteilung.

Der klassische Manager-Typ ist Groten nicht

In seinem rund 70 Quadratmeter großen Büro im dritten Stock - des ersten von den zwei Tobit-Gebäuden am Ortseingang von Ahaus - gibt es nur wenig Hinweise auf einen straff durchorganisierten Manager-Alltag. Beherrscht wird der Raum von der Fensterfront, die eine ganze Wand ersetzt. Links steht Grotens Schreibtisch - normale Größe - mit Desktop-PC und Telefon, das den ganzen Tag nicht einmal klingeln wird. Rechts ein Glastisch mit sechs Stühlen für seine täglichen Meetings mit seinen engsten Mitarbeitern aus Marketing und Technik. Dahinter ist ein Plasma-Monitor in die Wand eingelassen, der Groten in Grafiken anzeigt, was bei Tobit gerade los ist.

Alle auf dem Bildschirm angezeigten Daten werden von Servern in Echtzeit generiert: Sie zeigen tagesaktuelle Umsätze, wie vieleMails die Server der Tobit-Kunden empfangen, welche Tobit-Produkte bei den Partnern in den internen "Top Ten" gelistet sind und die Log-in-Anzahl in das neue Produkt "Cliping". "Das ist wie ein Armaturenbrett im Auto", erklärt Groten die Bedeutung des Plasma-Schirms. Wer hier der Fahrer ist, liegt auf der Hand. Seine Mitarbeiter beschreiben ihn übereinstimmend als "genialen Ideengeber, der die Richtung vorgibt".

10.15 Uhr: Kirsten, Claire und Roman kommen ohne Anzuklopfen zum ersten Meeting des Tages in Grotens Büro. Dieses Meeting findet täglich statt. Was hier besprochen wird, bestimmt den Tagesablauf des Tobit-Chefs. Normalerweise treffen sich die vier immer um 9.00 Uhr. Wegen der gestrigen Rückkehr aus den USA, von einem Besuch auf der Consumer Electronics in Las Vegas, am heutigen Freitag erst nach zehn.

Nachnamen spielen hier keine Rolle, alle duzen sich. Kirsten, verantwortlich für das Produkt-Marketing, Claire, Corporate-Marketing, und Roman, technischer Leiter, schnappen sich einen Block von der Mitte des Tischs und setzen sich auf ihre Stammplätze. Auch Groten, der Verfechter des papierlosen Büros, hat einen der Notizblöcke vor sich, auf dem er schnell vier Stichworte notiert - die Themen des heutigen Meetings.

Eingespieltes Team mit eigenem Code

Roman spricht "Clip-Inc." an; Claire das Rundschreiben an alle Tobit-Partner; Kirsten hat noch nichts, weil sie nach einer Woche in den USA "noch nicht durch ist". Die vier sind ein eingespieltes Team: Man wirft sich Stichworte oder halbe Sätze zu, auf die der Angesprochene seinerseits kurz und knapp reagiert. Man verwendet den internen Firmencode - wie in jedem Unternehmen üblich. Grotens Arbeitstempo, seine Gedankensprünge bestimmen das Meeting. Er liefert die Vorlagen: Kirsten, Roman und Claire notieren Stichwörter.

Groten fragt Roman: "Was macht Schalke?" Antwort: "Geht voran ..." Die Frage bezieht sich auf Tobits Rolle als Technikpartner des Vereins für die große "100Jahre-Schalker-Jahre-Roadshow" (www.100-schalker-jahre.de). Der Tobit-Chef bringt ein neues Stichwort und schneidet damit das nächste Thema an: "Veltins. Die wollen uns erklären, wie eine Brauerei funktioniert ... Ich sag' nur, Cross-Marketing." Cross-Marketing ist eine Sache, die Groten in den sieben Tagen USA fasziniert hat. "Das haben die Amis drauf, von denen kann man eine ganze Menge lernen", sagt er.

Die nächsten Stichwörter, die Groten in die Runde wirft: "NAI und Kachelmann ..." Details dazu werden erst im zweiten Meeting des Tages besprochen. Jetzt werden die nächsten drei Treffen und damit die aktuellen Themen des Tages sowie die daran teilnehmenden Mitarbeiter festgelegt. Beim letzten Stichwort auf seinem Block wird der Tobit-Chef temperamentvoll: "Toll Collect hat sich wieder gemeldet. Angeblich schädigen wir auf unserer Homepage ihren guten Ruf. Den guten Ruf müssen sie erst mal nachweisen. Jetzt reicht?s, wir müssen mal sehen, was wir hier unternehmen können." Kirsten soll den Tobit-Anwalt auf das Thema ansetzen. Tobit hatte sich auf seiner Homepage über die Unfähigkeit des Maut-Konsortium lustig gemacht; den Größen derdeutschen Wirtschaft fehlte allerdings der notwendige Humor. Sie drohen dem Ahauser Software-Unternehmen jetzt mit einer einstweiligen Verfügung. Was Groten ärgert, ist einfach "ihre Unfähigkeit, das Ganze ins Laufen zu bringen". Das kann und will er nicht verstehen.

Tobit favorisiert "Guerilla-Marketing"

Für solche und andere Aktionen ist Tobit bekannt. Groten nennt das "Guerilla-Marketing". Das ist keiner seiner Gags, er meint das so. Er bezeichnet Tobit als "Marketing-getriebenes Unternehmen". "Der Vertrieb von Software hat sich komplett verändert", lautet seine Überzeugung. Das ist der Grund, warum Groten von seinem früheren Steckenpferd Software-Entwicklung auf das Marketing umgeschwenkt ist. Im Marketing sieht er heute den Verkaufsmotor für Softwareprodukte. "Software muss man als Hersteller über Marketing ein Gesicht geben, sonst bleibt das Produkt für die Kunden nebulös", lautet Grotens These. Nur über konkrete Anwendungen kann ein Hersteller den Kunden sein Produkt nahe bringen. Ein Beispiel dafür ist Grotens vernetztes Privathaus, das der "Stern" auf vier Seiten seinen Lesern vorstellte.

Als nächstes Beispiel - Software ein Gesicht zu geben - nennt der Tobit-Chef den morgigen Termin mit ARD-Wetterfrosch Jörg Kachelmann. Groten will ihm vorschlagen, die Daten der bundesweit aufgestellten Wetterstationen zusammenzuführen. Beziehungsweise wird er dem prominenten Meteorologen seine Idee über zwei seiner Mitarbeiter unterbreiten. Die Tobit-Software soll die Daten dann automatisch auswerten. Kachelmann bekäme so Daten in Echtzeit, die er für Prognosen oder Analysen verkaufen könnte, fasst Groten seine Idee zusammen. Die Strategie dabei: Tobit wird damit zum Thema für ein breites Publikum. Groten, der Ideengeber, bleibt dabei selbst lieber im Hintergrund. Ein bekanntes "Extrembeispiel" für die erfolgreiche Vermarktung von Software sei Microsoft, so der Tobit-Chef weiter. Seine pointierten Seitenhiebe auf die Gates-Company sind für Menschen, die sich öfter mit ihm über Sinn und Unsinn in der Software-Branche unterhalten, bekannt. Aber er kann auch anders. "Man kann sagen, was man will, die Microsoft-Produkte sind gut. Ansonsten hätte das Unternehmen nicht weltweit die installierte Basis, die es heute hat."

Das versteht Groten unter seinem Job: über solche Sachen wie die bestmögliche Vermarktung von Software nachzudenken. Die Kachelmann-Geschichte auszutüfteln. "Unser Job ist eine Analyse der Zukunft", beschreibt er die Aufgabe seines Unternehmens. Aber eigentlich ist es sein Job, eine zutreffende Vision der Zukunft zu entwerfen. Und seinen Mitarbeitern diese Vision zu vermitteln, um damit die Richtung für Tobit vorzugeben. Auch wenn Groten das Wort "Vision" den ganzen Tag nicht einmal erwähnt.

Seine Mitarbeiter sehen in ihm "einen Perfektionisten, der hohe Ansprüche an sich und andere stellt". "Er erwartet viel von seinen Leuten und kann sehr ungeduldig werden, wenn man ihm nicht folgen kann, was manchmal gar nicht so leicht ist", erzählt eine Marketing-Frau. Groten weiß, dass er ein Perfektionist ist: "Ich mische mich in alles ein. Ich habe fast zu allen Sachen feste Vorstellungen." Das sei der Grund, warum Tobit nicht mit externen Agenturen zusammenarbeite. Pressearbeit, Messebau oder Event-Marketing - Aufgaben, die andere Unternehmen gerne nach außen geben - werden in Ahaus erledigt.

Der Firmenchef als Richtungsgeber

11.30 Uhr: Das zweite Meeting steht an. Kirsten, Roman und Matthias kommen rein und nehmen ihre Stammplätze am Glastisch ein. Matthias fängt an: Er berichtet über den Stand der Dinge zum Thema "Lizenzabrechnung mit NAI". Groten legt seine Vorstellung über die künftige Berechnung dar. Matthias soll das heute Nachmittag dem Hersteller in einer Telefonkonferenz vorschlagen.

Das zweite Thema bringt Groten auf den Tisch: den Kachelmann-Termin morgen. Er legt sofort los; spricht schnell: "Er soll seine Kisten auf IP umstellen und dann auf WLAN ..." Matthias unterbricht, er braucht zuerst eine Klärung der Rahmenbedingungen: "Wer macht den Termin?" Groten: "Wäre nicht gut, wenn ich direkt beim ersten Termin dabei bin - du und Roman, wegen der technischen Fragen." Matthias: "Was willst du als Ergebnis des Termins sehen?" Groten erklärt ihm seine Idee und ergänzt: "Wir spenden dann auch eine Wetterstation. Was wird uns das kosten?"

Demokratische Strukturen gibt's hier nicht

Diskutiert wird die Idee, sprich: Grotens definiertes Ergebnis des Termins, nicht. Er legt fest, wie's gemacht wird und das akzeptieren seine drei Mitarbeiter kommentarlos. Demokratische Strukturen gibt's hier nicht. So mancher Außenstehender bezeichnet den Tobit-Chef "als absoluten Alleinherrscher". Groten ist das klar. Nicht umsonst beschreibt der Gründer und Eigentümer den Mikrokosmos Tobit so: "Wir sind hier 137 Kumpels, die sich nach einer straffen Hierarchie richten. Nur so kann der Laden funktionieren."

Letzter Punkt des Meetings ist der aktuelle Ärger mit einem Value-Added-Distributor (VAD), der plötzlich Leistungen in Rechnung stellt, "die keine sind", wie Groten sagt. Kirsten schlägt vor, die Rechnungen zu reklamieren, und wenn der VAD einlenkt, die Geschäftsbeziehung "wie gehabt weiter laufen zu lassen". Groten ist damit einverstanden.

12.30 Uhr: Kurz vor dem Mittagessen. Groten geht vom Meetingtisch zu seinem Schreibtisch, sieht kurz in seine Mails rein. Er löscht keine und beantwortet auch noch keine. Er wollte nur kurz nachsehen, "ob was Wichtiges dabei ist".

Mittagessen gibt es im hauseigenen Café "Softwerk". Im Erdgeschoss des Gebäudes, in dem sich auch Grotens Büro befindet. Die Tobit-Mitarbeiter können sich hier praktisch rund um die Uhr auf Firmenkosten verpflegen: Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Appetithappen für den kleinen Hunger zwischendurch werden hier geboten.

Der Chefstratege mit Bodenhaftung

Im Softwerk trifft Groten seine Frau Claudia, die heute in der Firma einen Prospekt für einen Freund bearbeitet hat. Die beiden reden über die Urlaubsplanung der Familie, ein eventuelles Skiwochenende in Kitzbühl, Grotens geplanten Termin in München in der nächsten Woche.

Freunde und Bekannte beschreiben Groten "nicht als klassischen Familienvater, weil sein Leben sich zu 100 Prozent um Tobit dreht". Mit dieser Aussage konfrontiert, fährt der vierfache Vater aus der Haut. "Ich sehe meine Kinder öfter als die meisten Väter - was ist das überhaupt: ein so genannter 'klassischer Familienvater'?", schleudert er als Frage ungehalten in den Raum. "Die Kinder haben viel von mir, weil ich nie unterwegs bin", ergänzt Groten dann wieder ruhiger.

Die Familie, das westfälische Ahaus, - wo Groten aufgewachsen und bis 16 zur Schule gegangen ist, bis er seinen Abschluss hinschmiss und sein erstes Unternehmen gründete -, seine zehn engsten Mitarbeiter und natürlich Tobit geben dem Chefstrategen des Unternehmens die wohl notwendige Bodenhaftung. Das kann man an diesem Tag immer wieder raushören. "In meinem Handy sind 25 Nummern gespeichert: von allen Familienmitgliedern und meinen engsten Mitarbeitern. Ruft jemand mit einer unbekannten Nummer an, hat er sich verwählt", meint Groten, ohne dabei arrogant zu wirken.

Er pflegt kaum Außenkontakte, wie er selbst einräumt. "Das würde mich nur stören." Wobei? Beim Nachdenken, Tüfteln, Analysieren, Strategien aufsetzen, Kreativsein. "Obwohl er in Gesellschaft wirklich witzig und ein guter Unterhalter sein kann, würde ich ihn doch als Eigenbrötler bezeichnen", beschreibt ein Tobit-Mitarbeiter seinen Chef. Der Name Groten ist in Ahaus zwar bekannt - der Tobit-Chef stammt aus einer Unternehmerfamilie -, aber wenn er durch die Fußgängerzone geht, würde ihn kaum jemand erkennen. Dabei hat er schon für so manche Schlagzeile und zahlreiche Leserbriefe in der örtlichen "Münsterland Zeitung" gesorgt. Zum Beispiel als Groten durchsetzte, dass das von Tobit organisierte, jährliche Rockkonzert "After Dark" im Schlosspark stattfinden konnte und anschließend die komplette Rasenfläche neu eingesät werden musste.

Groten trägt zwar keine Armbanduhr, aber dafür scheint seine innere Uhr gut zu funktionieren. Nach genau einer Stunde im hauseigenen Café geht er wieder in sein Büro im dritten Stock. Seine Frau fährt nach Hause: "Die Kinder, wissen Sie?", sagt sie noch schnell zum Abschied.

14.00 Uhr: Zurück im dritten Stock wieder ein kurzer E-Mail-Check. Das dritte Meeting steht an. Einmal in der Woche reportet Grotens Deutschland-Chef Jochen, was an der Partnerfront los ist. Kirsten kommt ebenfalls dazu.

Jochen berichtet über eine Online-Umfrage unter den Tobit-Händlern. "Die Stimmung ist gut - die Partner sind sehr gut drauf. Optimistisch für 2004, würde ich sagen. Sie fragen nach Preisen und zusätzlichen Lizenzen." Das reicht Groten nicht; er will es genau wissen: "Warum sind die Händler so optimistisch - was sind die Gründe?" Das soll noch genauer von Jochens Abteilung ausgelotet werden und kommt dann nächste Woche wieder auf den Tisch.

Den Kontakt zu den 2.862 Tobit-Partnern halten Jochen und seine über 30 Kollegen. "Mich würden die meisten Händler gar nicht erkennen", meint Groten und vermutlich hat er damit sogar Recht. Jochen und die anderen Chefs der Länder-Agencies verantworten das operative Geschäft. "Alltagsgeschäft gibt?s für mich nicht, und das habe ich auch so gewollt", sagt Groten und fügt schmunzelnd hinzu: "Hätte ComputerPartner einen Tag mit Jochen verbracht, würde das Ihrem Bild vom Alltag eines Geschäftsführers entsprechen."

Selbstbestimmung als wichtigster Antriebsmotor

Er gebe nur die Richtung vor: die Strategie, meint Groten fast bescheiden. Was treibt eigentlich jemanden an, über den man in der Branche sagt: "Geld kann es nicht sein." Spaß daran, selbst am Hebel zu sitzen und was zu bewegen, sei ein ganz wichtiger Punkt, vermuten Menschen, die ihn besser kennen. Groten bestätigt das: "Geld ist für mich kein Antrieb. Es ist der Spaß oder der Erfolg, etwas so hinzubekommen, wie ich es mir vorstelle." Den dafür notwendigen Rahmen schafft die Tobit AG. "Diese Freiheit und Unabhängigkeit, dass ich mich vor keinem rechtfertigen muss, kann man mit Geld nicht bezahlen", fasst er zusammen.

Anders ausgedrückt, ist sein zentraler Antriebsmotor die Freiheit, selbstbestimmt zu handeln. Mit allen positiven wie negativen Konsequenzen, für die er schlussendlich als Eigentümer der Tobit AG den Kopf hinhalten muss.

Und was will Groten in zehn Jahren machen, wenn er 47 ist? "Dann mache ich noch das Gleiche; ein Verkauf kommt nicht in Frage", sagt er schnell, weil er die Frage wohl schon oft beantworten musste. Dann überlegt er kurz und ergänzt: "Oder es müsste sich eine wirklich spannende Option bieten, die ich mit Tobit und den Leuten hier realisieren könnte." Was "spannend genug" wäre, legt natürlich er fest. "Toll Collect eine passende Lösung auf den Tisch zu knallen, das wäre spannend", meint er grinsend.

17.00 Uhr: Groten verabschiedet mich mit dem Satz: "Das war heute für mich ein ganz normaler Arbeitstag." Und ergänzt schelmisch: "Wie ich vorher gesagt habe: Ich habe den ganzen Tag nichts zu tun."

Facts & Figures

Tobit AG

Mit 16 hat Tobias Groten, 37, sein erstes Unternehmen gegründet. Als erstes Highlight der Firma bezeichnet der Unternehmens-Backgrounder die "Tobit-xWare", eine Netzwerk-Faxlösung. Für das heutige Kernprodukt, "David, stellt das Unternehmen auf der Cebit eine neue Version vor (siehe Seite 48). Alleineigentümer der Tobit AG ist nach wie vor Groten. Er hält knapp 85 Prozent der Anteile. Die restlichen Aktien gehören Tobit-Chefentwickler Franz-Josef Lenders und Aufsichtsratvorsitzenden Eugen Heiter. Über Umsatz und Profit schweigt Groten. "Unsere Umsatzrendite ist fast wie in der Drogenbranche. Sie liegt zwischen 25 und 40 Prozent", ist das einzige was er rauslässt. 2002 schätzte die Wochenzeitung "Die Zeit" den Umsatz der Tobit AG auf 15 Millionen Euro. 2004 beschäftigt das Unternehmen 137 Mitarbeiter. Die autorisierten Vertragspartner in Deutschland beziffert Groten auf 2.862 - "Tendenz: immer noch steigend", so der Unternehmenschef. Länderniederlassungen heißen bei Tobit "Agencies". Das Softwareunternehmen unterhält unter anderem Standorte in Deutschland, Ahaus, wozu auch Österreich, die Schweiz und die Niederlande gehören. In England und Italien sind die Tobit-Firmen lokal beheimatet. Groten beschreibt das Konzept als neu und es werde jetzt erst "internationalisiert". CH

Cebit-News

Clip-Inc. und David V8

Tobit stellt in Hannover (Halle 6, C20) eine neue Version seines Frontproduktes vor: "David V8". Außerdem zeigt der Software-Hersteller, wie David und das neue "Clip-Inc.", Software zum Aufzeichnen von Radioprogrammen, zusammenwachsen. David V8 will der Hersteller "zum Zentrum der digitalen Welt ausbauen". Musikdateien werden als einzelne Songs oder komplette Radiosendungen in die Audioarchive von David V8 gespeichert. Clip-Inc. versteht Tobit "als Technologie-Demonstration". Aufgrund der Berichterstattung in den Medien "hat sich laut Tobit die Anzahl der Downloads auf über 600.000 gesteigert.

Hierauf aufbauend wird das Unternehmen neue Dienste über sein Portal "Club Tobit Software" anbieten. "Gemeinsam mit weiteren System-Services werden diese Dienste im neuen Provisionsmodell für Tobit-Fachhandelspartner berücksichtigt", so der Hersteller. Wie die Musik auf den PC kommt, erfahren Interessenten unter www.geschickter-als-kaufen.de CH

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