Die "5 Ws"
Wenn ein Betrieb die fünf "Ws" kennt, kann er ebenso viele Hebel ansetzen, um ohne Qualitätsverlust die Kosten der "Events" zu reduzieren.
Hebel 1: Verzicht auf eine "Full-Service-Anbieter".
Fast alle Eventagenturen arbeiten laut Höveler nach dem "Alles aus einer Hand"-Prinzip. Und diesen "Full-Service" lassen sie sich bezahlen. Sein Tipp: "Kaufen Sie nicht alle Gewerke bei einem "Generalunternehmer" ein. Das senkt die Kosten."
Viele Firmen scheuen diesen Schritt. Denn sie befürchten: Dann verläuft unsere Veranstaltung nicht reibungslos. Mit einer Spezifikationsoptimierung - also einer genauen Definition dessen, was der Betrieb braucht - lassen sich Probleme vermeiden.
Hebel 2: Bedarfsorientiert "Experten" hinzuziehen.
Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungstechnik können Betriebe zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen. Der Vorteil für das Unternehmen: Es ist nicht mehr auf eine Full-Service-Agentur angewiesen. Und: Es kann die Gewerkelieferanten selbst beauftragen, sodass das "Handling Fee" der Agentur entfällt.
Hebel 3: Mit wenigen guten Lieferanten kooperieren.
Viele Unternehmen kaufen Veranstaltungsleistungen mal bei diesem, mal bei jenem Lieferanten ein. Hövelers Tipp: "Bündeln Sie das Einkaufsvolumen und bauen Sie einen Lieferantenpool auf. Denn je größer das Einkaufsvolumen ist, umso leichter können Sie Rabatte vereinbaren."
Hebel 4: Auch intern die Preise vergleichen.
Oft kaufen in Betrieben mehrere Abteilungen ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein - zu verschiedenen Preisen. Hövelers Tipp: "Führen Sie deshalb auch interne Preisvergleiche durch. Mit ihnen lassen sich oft "Quick Wins" erzielen."
Hebel 5: "Koordinationsagentur" beauftragen.
Angenommen Ihrem Betrieb fehlt das nötige Personal, um den Einkauf der Leistungen zu koordinieren. Dann können Sie diese Aufgabe auch einer externen "Koordinations-Agentur" übertragen. Diese betreut dann als "Treuhänder" das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und das Ausschreiben der Gewerke. Wichtig: Die "Koordinations-Agentur" darf nicht zugleich Gewerkelieferant sein. Sonst sind Interessenkonflikte vorprogrammiert. (oe)
Der Autor Andreas Lutz ist Wirtschaftsjournalist und Mitarbeiter der PRofilBerater GmbH in Darmstadt. www.die-profilberater.de