Betriebsvereinbarungen / Dienstvereinbarungen / Tarifverträge
Allein durch Einwilligungserklärungen ist ein unternehmensweit einheitlicher Umgang mit Mitarbeiterdaten, der im Zusammenhang mit der Nutzung betrieblicher Telekommunikationsanlagen schon aus Gründen des Betriebsfriedens geboten ist, nicht zu erreichen. Darüber hinaus ist es gerade für große Unternehmen nicht praktikabel, von jedem Arbeitnehmer eine Einwilligung einzuholen. Daher entscheiden sich viele Unternehmen, datenschutzrechtlich relevante Sachverhalte in Betriebsvereinbarungen zu regeln.
Per Betriebsvereinbarung können beispielsweise die Nutzung von E-Mail und Internetdiensten im Betrieb und deren Überwachung zur Einhaltung aufgestellter Nutzungsregelungen geregelt werden. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) können Beschäftigtendaten auch auf der Grundlage eines Tarifvertrags, einer Dienstvereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung verarbeitet werden. Das BAG betrachtet Betriebsvereinbarung und Tarifverträge insofern als "andere Rechtsvorschriften" gemäß § 4 Abs. 1 BDSG.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben sich allerdings bei ihren Vereinbarungen an den Wertungen des Grundgesetzes (insb. der Grundkonzeption des Persönlichkeitsschutzes), zwingendem Gesetzesrecht sowie einfachgesetzlichen Grundsätzen des Arbeitsrechts zu orientieren. Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten soll nach Auffassung des BAG auch dann möglich sein, wenn sich diese Vereinbarung in Abweichung von den gesetzlichen Zulässigkeitsvoraussetzungen der Datenverarbeitung und -nutzung zulasten der Beschäftigen auswirkt.
Hier kann es im Einzelfall allerdings notwendig sein, dass dieses "Übermaß" durch Schutzvorschriften an anderer Stelle zugunsten der Beschäftigten ausgeglichen wird. Wie bei einer individuell erklärten Einwilligung reichen allgemein gehaltene Vereinbarungen nicht aus, sondern die Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten müssen möglichst genau nach Zweck, Art und Umfang beschrieben werden.
Geltungsbereich des Telekommunikationsgeheimnisses
Im Geltungsbereich des Telekommunikationsgeheimnisses (insbesondere bei ausdrücklich oder stillschweigend erlaubter Privatnutzung betrieblicher Kommunikationsmittel) sind Betriebsvereinbarungen hingegen nicht möglich. Zwar wird dieses gemäß § 88 Abs. 3 S. 3TKG nur unter dem Vorbehalt, dass weder das TKG selbst noch eine andere gesetzliche Vorschrift eine Durchbrechung des Fernmeldegeheimnisses vorsieht, gewährt. Im Unterschied zu § 4 Abs. 1 BDSG stellt eine Betriebsvereinbarung jedoch keine "andere gesetzliche Vorschrift" im Sinne von § 88 Abs. 3 S. 3 TKG dar, sodass hier von jedem Arbeitnehmer gesondert in die Datenverarbeitung eingewilligt werden muss.