Laut einer Erhebung des Marktforschungsinstituts Comcult haben bereits knapp 15 Prozent der Internetnutzer schon einmal Büromaterialien oder -möbel über das Internet bestellt. Weitere 21,2 Prozent könnten sich dies für die Zukunft vorstellen. Die Experten der Kölner BBE-Unternehmensberatung prognostizieren deshalb in ihrem aktuellen "Branchenreport Bürowirtschaft", dass E-Procurement und Online-Shopping im Büroartikelgeschäft künftig eine wesentlich stärkere Rolle spielen werden.
Denn der Einkauf von so genannten C-Artikeln - also von Gütern, die für den Produktionsprozess nicht strategisch sind und auch nicht ins Endprodukt eingehen - verursacht in den Unternehmen immerhin zwischen 50 und 70 Prozent aller Beschaffungsvorgänge. Da der Wert der einzelnen Artikel relativ gering ist, ergeben sich besonders hohe Prozesskosten. Hier machen sich elektronische Einkaufssysteme deshalb besonders schnell bezahlt.
Dabei lässt sich die Beschaffung von C-Artikeln wie zum Beispiel Büromaterialien, Hygiene- und Reinigungsartikeln, Betriebsstoffen oder IT-Hardware im Gegensatz zu strategisch wichtigen A- oder B-Gütern, deren Einkauf aufwändige und teilweise noch nicht ausgereifte Verfahren der Lieferantenanalyse, Ausschreibung oder Auktionen erfordert, mittlerweile gut über standardisierte Software für katalogbasierendes E-Procurement abwickeln. Doch alles hat seine zwei Seiten: Schließlich gibt es bei den C-Artikel-Lieferanten ein starkes Interesse daran, nicht nur austauschbarer Datenexporteur in einem käuferbasierenden Bestellsystem zu sein, sondern selbst als Systemanbieter und -betreiber aufzutreten.
Es gibt bereits heute branchenübergreifende Lösungen für das E-Procurement, die diesen Anspruch aufgreifen und gleichzeitig allen Beteiligten Nutzen bringen: Die Kunden sparen erhebliche Prozesskosten ein und vereinfachen ihre Beschaffung im C-Artikel-Bereich, die Fachhändler verfügen ohne großen Aufwand über ein attraktives Angebot für den elektronischen Einkauf, verbessern die Kundenbindung und reduzieren ebenfalls ihre Prozesskosten.
Die verfügbaren Systeme dienen der Kostenstellenbelieferung von Großkunden, sind voll auf Desktop-Purchasing ausgerichtet und enthalten Funktionalitäten wie Genehmigungsverfahren, Wareneingangserfassung, Gutschriftverfahren, Budgeterfassung und die vollständige Integration in SAP R/3. Außerdem sind sie multikatalogfähig, so dass ein Kunde darüber seinen gesamten C-Artikel-Bedarf lieferantenübergreifend beschaffen kann. Auch kleinere Kunden, etwa im Soho-Bereich, können standardisiert beliefert werden: Dafür gibt es Standardpakete, die als Online-Shops hinter die vorhandene Website eines Fachhändlers gelegt werden können.
Auch wenn ein hoher Grad an vorgefertigter modularer Standardfunktionalität die notwendigen Anpassungen gering hält und niedrige Folgekosten ermöglicht, sollte der erforderliche Aufwand für die Implementierung nicht unterschätzt werden. Für die Implementierung eines derartigen Systems sind rund 20 Wochen zu veranschlagen. Zwar stehen die Artikeldaten innerhalb von wenigen Tagen zur Verfügung. Doch wenn die Prozesskosten tatsächlich wirkungsvoll optimiert werden sollen, erfordert ein solches Projekt eine intensive Einführungsphase inklusive eines Change-Management-Prozesses.
Denn von der Bestellung der C-Artikel sind alle Abteilungen eines Unternehmens betroffen, und verschiedenste Interessen müssen in Einklang gebracht werden. Der gesamte Betrieb braucht eine Struktur für den Bestellablauf mit festgelegten Rollen für alle Beteiligten. Der Kunde muss deshalb vorab zum Beispiel definieren, welche Mitarbeiter worauf im Katalog zugreifen können oder welche Bestellrechte jeder Abteilung zugeordnet sind. Wird genügend Zeit und Energie in diese Vorbereitung gesteckt, zahlt sich das am Schluss in jedem Fall aus.
Knut Mertens ist Geschäftsführer der Tradepilot GmbH in Overath. www.tradepilot.de