Wie lässt sich eine Personalabrechnung mit ein paar Klicks auf einer Online-Plattform archivieren und von Mitarbeitern weltweit zu jeder Zeit abrufen? Der Bremer Dienstleister Tec Media Services und ZOLL & COMPANY, Haibach, zeigen in einer gemeinsamen Kooperation, wie einfach und schnell das Archivieren in die Cloud funktioniert - unabhängig vom genutzten Lohnsystem.
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Das Angebot richtet sich speziell an mittelständische Firmen, die Kosten und Verwaltungsaufwand reduzieren wollen und sich gleichzeitig vom bestehenden Lohnsystem für die digitale Bereitstellung der Personalabrechnung unabhängig machen wollen. Auch das Handling ist denkbar einfach: Die Personalabrechnungen werden nicht mehr manuell verteilt und versendet, sondern stehen direkt über die Cloud-Lösung "ePayslip" zur Verfügung. Damit sind die sensiblen Dokumente nicht nur revisionssicher gespeichert, sondern stehen den Mitarbeitern auch jederzeit gesammelt für den Abruf über PCs oder mobile Endgeräte zur Verfügung.
Rund 30 Millionen Beschäftigte in Deutschland erhalten jeden Monat ihre Gehaltsabrechnung. Das bedeutet für die Firmen Kosten für Papier, Porto, Druck und Distribution in Höhe von circa 1 bis 1,50 Euro je Abrechnung und Monat, und beim Mitarbeiter angekommen, wandert der Brief häufig erst einmal in irgendeine Ablage. Wenn dieser dann zum Beispiel anlässlich seiner Steuererklärung nach den wichtigen Dokumenten sucht, steht er häufig vor einer mühsamen Aufgabe. Im ungünstigsten Fall muss er die Personalabteilung seines Arbeitgebers nochmals um neue Kopien der Unterlagen bitten, was weitere administrative Aufwände und Kosten verursacht.
Die "Ready-to-use"-Lösung ePayslip bietet über einen Standard-Browser eine effiziente und einfach zu bedienende Dokumentenarchivierung an, die erstmals unabhängig vom eingesetzten Lohnsystem ist. "Ob zu Hause, im Büro oder direkt beim Steuerberater: Die Unternehmen und Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen", sagt Jürgen Schröder, Geschäftsführer der Bremer Tec Media Services und ergänzt: "ePayslip lässt sich zudem ganz einfach in bestehende HR-Systeme integrieren." Die Dokumente sind in einer gesicherten, virtuellen Akte gespeichert und ermöglichen so den weltweiten Zugriff. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente ist zusätzlich verschlüsselt und somit vor Hacker-Angriffen geschützt.
"Unabhängig vom Lohnsystem und sofort nutzbar"
"Erstmals können wir mit ePayslip einen Service anbieten, der gleichzeitig kostengünstig, für jeden verfügbar und systemunabhängig ist", sagt Oliver Zoll, Geschäftsführer von ZOLL & COMPANY. "Zudem ist die Cloud-Lösung ohne Anfangsinvestitionen sofort nutzbar." In kürzester Zeit konnten schon einige Kunden gewonnen werden, darunter Docubyte aus München.
Mehr Informationen zu der neuen, cloudbasierten ePayslip-Lösung für mittelständische Unternehmen erhalten Interessierte auf der Webseite www.epayslip.de oder per Mail (info@epayslip.de).