Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder über das so genannte EDI-Verfahren (=Elektronic Data Interchange) versendet werden.
In beiden Fällen ist die Zustimmung des Kunden zu der Art der Übermittlung der Rechnung erforderlich. Die meisten Onlinehändler beachten diese Voraussetzungen nicht und verschicken E-Rechnungen per einfacher E-Mail, so dass gewerbliche Kunden Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen können. Darauf weist Rechtsanwältin Sabine Heukrodt-Bauer aus Mainz, Betreiberin des Mustershops legalershop.de, hin.
Die qualifizierte elektronische Signatur erfordert das Zertifikat eines Anbieters und wird mit einer Signatureinheit, also einem Lesegerät mit PIN-Karte hergestellt. Eine einfache E-Mail-Rechnung oder eine Rechnung mit eingescannter Unterschrift erfüllt diese Anforderungen daher technisch nicht. Wird die Rechnung im EDI-Verfahren versandt, fordert das Umsatzsteuergesetz zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (= Sammelrechnung), die in Papierform oder in elektronischer Form übermittelt wird und zumindest dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.
Die meisten Händler verschicken ihre Rechnungen zur Zeit per einfacher E-Mail und berufen sich dabei auf das EDI-Verfahren, obwohl sie mit ihren Kunden gar nicht den dafür erforderlichen Vertrag geschlossen haben oder tatsächlich eine "Zwischenrechnung" wegen einer einmaligen Bestellung gar nicht vorliegt. (mf)