Elektronische Rechnungen sind meist rechtswidrig

05.09.2005
Die meisten Online-Händler beachten die Voraussetzungen für elektronische Rechnungen nicht und verschicken diese per gewöhnlicher Mail, so dass gewerbliche Kunden Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen können.

Damit eine elektronisch übermittelte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder über das so genannte EDI-Verfahren (=Elektronic Data Interchange) versendet werden.

In beiden Fällen ist die Zustimmung des Kunden zu der Art der Übermittlung der Rechnung erforderlich. Die meisten Onlinehändler beachten diese Voraussetzungen nicht und verschicken E-Rechnungen per einfacher E-Mail, so dass gewerbliche Kunden Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen können. Darauf weist Rechtsanwältin Sabine Heukrodt-Bauer aus Mainz, Betreiberin des Mustershops legalershop.de, hin.

Die qualifizierte elektronische Signatur erfordert das Zertifikat eines Anbieters und wird mit einer Signatureinheit, also einem Lesegerät mit PIN-Karte hergestellt. Eine einfache E-Mail-Rechnung oder eine Rechnung mit eingescannter Unterschrift erfüllt diese Anforderungen daher technisch nicht. Wird die Rechnung im EDI-Verfahren versandt, fordert das Umsatzsteuergesetz zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (= Sammelrechnung), die in Papierform oder in elektronischer Form übermittelt wird und zumindest dann mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.

Die meisten Händler verschicken ihre Rechnungen zur Zeit per einfacher E-Mail und berufen sich dabei auf das EDI-Verfahren, obwohl sie mit ihren Kunden gar nicht den dafür erforderlichen Vertrag geschlossen haben oder tatsächlich eine "Zwischenrechnung" wegen einer einmaligen Bestellung gar nicht vorliegt. (mf)

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