Fax-Lösungen aus der Cloud

Kein Zweifel: Das Fax gehört zu den Dinosauriern unter den Kommunikationsmedien. Seit über 20 Jahren gibt es die E-Mail, aber das weitaus ältere Fax ist nicht totzukriegen. Im Gegenteil: Das Fax wird heute fast ebenso intensiv genutzt wie die E-Mail. Praktisch jedes Unternehmen zieht weiterhin einen substanziellen Nutzen aus der Kommunikation per Fax.

Nach einer Fax-Studie des Kommunikations-Dienstleisters Ferrari gehen bei 70 Prozent aller befragten Unternehmen Aufträge und Bestellungen per Fax ein, ebenso viele Firmen versenden noch über 100 Faxe pro Monat. Hinter E-Mail (99 Prozent) und analoger Telefonie (86 Prozent) liegt das Fax damit an dritter Stelle der abgefragten Kommunikationswege. Deutlich dahinter rangieren neuere Kommunikationswege wie die IP-Telefonie (51 Prozent), Web-Konferenzen (38 Prozent), Videotelefonie (34 Prozent), Chat (20 Prozent) und SMS (20 Prozent).

Fax punktet gegen E-Mail mit Rechtssicherheit

Was aber sind die Gründe für die anhaltende Beliebtheit des Fax? Der wohl wichtigste Grund ist folgender: Im Gegensatz zur E-Mail lässt sich mit dem Fax auf einfache Weise sicherstellen, dass Unterlagen geschützt und rechtlich einwandfrei in unveränderter Originalform übertragen werden. Das ist in vielen Bereichen notwendig.

Im Gesundheits- und Rechtswesen, Finanz- und Immobiliensektor oder in Personalabteilungen gibt es keine effektivere und rechtlich unbedenklichere Möglichkeit, wichtige Dokumente zeitnah zu übermitteln, als auf dem Fax-Weg. In vielen Ländern Europas sowie in Nordamerika und Asien ist es gesetzlich nicht gestattet, behördliche Dokumente per E-Mail zu übertragen - wohl aber per Fax. Gesundheitsdaten etwa dürfen in den USA nicht über das Internet verschickt werden, und auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz kommt der Laborbericht nach wie vor via Fax zum Arzt.

Das Fax ist also bei der schnellen Übermittlung von wichtigen, offiziellen Dokumenten nach wie vor das Mittel der Wahl und wird digitalen Formaten wie E-Mail und PDF, deren Inhalte sich manipulieren lassen, vorgezogen. Das zeigt sich auch in der oben genannten Studie: Punktet die E-Mail bei Kosten und Schnelligkeit im Vergleich zum Fax, hat das Fax bei der Sicherheit die Nase vorne. Die Befragten schätzen die E-Mail gegenüber dem Fax in Sachen Kosten (88 Prozent), Schnelligkeit (86 Prozent) und Etabliertheit (69 Prozent) deutlich besser ein. Bei der Rechtssicherheit (72 Prozent), der Nachweisbarkeit (66 Prozent) und der IT-Sicherheit (56 Prozent) schneidet hingegen das Fax besser ab.

Der Trend geht zum Faxen via Cloud

Das klassische, auf Papier basierende Fax ist heute allerdings nicht mehr zeitgemäß. Denn trotz seiner Vorteile ist es fehleranfällig und ist der Umgang personalintensiv sowie mit hohem Zeitaufwand verbunden. Besonders nachteilig sind heute im Zeitalter der digitalen Kommunikation die Schnittstellenprobleme und die dadurch bedingten Medienbrüche. Ein Fax-Dokument lässt sich nur mit einigem Aufwand in die digitale Welt überführen.

Viele Firmen ersetzen deshalb heute das Fax-Gerät durch Fax-Server oder Online-Services, die ins digitale Kommunikationsnetz integriert sind. Laut der Ferrari-Umfrage gibt es bei 91 Prozent der Unternehmen eine computerbasierende Fax-Lösung, in 76 Prozent arbeiten Multifunktionsgeräte mit Papierfax-Funktion, und nur noch 57 Prozent verwenden klassische Fax-Geräte auf Papierbasis. In 59 Prozent der Unternehmen ist das computerbasierende Fax das hauptsächlich genutzte Mittel, um Faxe zu versenden. In 76 Prozent der Betriebe ist es darüber hinaus mit dem Mail-System verbunden, so dass Faxe ähnlich wie E-Mails empfangen und versendet werden können.

Besonders mit dem Trend zu Cloud Computing hat sich in letzter Zeit eine Weiterentwicklung in Richtung Online-Services vollzogen. Durch den Versand und Empfang von Fax-Mitteilungen über die Cloud kann es das verstaubt und alt anmutende Fax hinsichtlich Komfort und Flexibilität mühelos mit der E-Mail aufnehmen. Damit lassen sich alle sicherheitsrelevanten Vorteile des klassischen, papierbasierenden Faxens mit den Annehmlichkeiten der E-Mail-Kommunikation verbinden - und weitere Vorteile nutzen.

Cloud-Fax senkt die Kosten

Mit der Fax-Kommunikation via Cloud braucht das Fax keinen Vergleich mehr mit der E-Mail zu scheuen, was Kosten, Komfort und Flexibilität betrifft. Von der Beschränkung auf das Wesentliche profitieren besonders kleinere Unternehmen. Notwendig sind nur eine Internet-Verbindung und ein E-Mail-Account. E-Mails lassen sich direkt als Faxe verschicken, eingehende Faxe werden als E-Mails zugestellt. Sind unterzeichnete Dokumente zu übertragen, werden sie als Bilddatei an eine E-Mail angehängt, ins Fax-Format konvertiert und gehen somit beim Empfänger als Fax ein.

Auf diese Weise wird das Fax deutlich flexibler als das klassische Verfahren. Denn Cloud-Faxe können nun von überall mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets verschickt werden. Das geht viel schneller als beim herkömmlichen Fax. Übertragen diese eine Seite pro Minute, schafft ein Online-Fax mehrere Seiten in der gleichen Zeit.

Ein weiterer Vorteil: Mit dem Cloud-Fax werden klassische Fax-Geräte überflüssig, nehmen keinen Platz mehr weg und brauchen keine Wartung. Reparaturarbeiten entfallen. Man spart nicht nur Kosten für die Geräte und die Instandhaltung, sondern hat auch keine Verbrauchskosten mehr für Papier, Toner und Tinte. Beispielrechnungen gehen von 70 Prozent Kosteneinsparung aus.

Cloud-basierendes Faxen ist sicherer

Und schließlich ist das Cloud-Fax auch noch einmal deutlich sicherer als das normale Fax. Knapp die Hälfte (49 Prozent) der Unternehmen haben laut einer für GFI Software betriebenen Umfrage zugegeben, dass sie schon mal ein Papier-Fax gelesen hätten, das für eine andere Person bestimmt war. Online-Faxe hingegen gehen direkt in den Mail-Eingang des vorgesehenen Empfängers beziehungsweise an die vorgesehene Gruppe. Die Gefahr, dass Unbefugte ein Fax-Dokument einsehen können, ist bei Cloud-basierendem Faxen deutlich geringer.

Im Folgenden werden verschiedene Formen der Fax-Kommnikation skizziert:

Web2Fax

Cloud-gestützte Fax-Dienste lassen sich als Web- und Mail-basierende Dienste realisieren. Die rein Web-basierenden Fax-Services wickeln den Fax-Verkehr vollständig über das Internet und ein Web-Interface ab. Der Sender ruft die Homepage eines Faxdienstanbieters auf und trägt dort auf dem Web-Formular Text, Empfängername und die Fax-Nummer des Empfängers ein. Einige Dienste ermöglichen dabei auch den Anhang von Text- oder Bilddateien in Standardformaten wie TXT, PDF, TIF oder JPG. Anschließend wird die Nachricht vom Dienstleister an den nächstgelegenen Fax-Server auf Empfängerseite weitergeleitet.

Web2Fax-Services bieten damit vollkommene Standortunabhängigkeit und problemlosen mobilen Zugang. Der User braucht lediglich einen PC, ein Notebook oder Tablet mit Internet-Zugang und Web-Browser. WWW-Faxe sind damit besonders praktisch, wenn man von unterwegs Faxe verschicken oder empfangen will. Ein normaler Dienst für Web-Faxe eignet sich ohne Zusatzoptionen allerdings nur für den Versand kürzerer Nachrichten.

Die wenigsten Angebote beschränken sich auf die reine Übermittlung von Fax-Nachrichten: Häufig handelt es sich bei den Profi-Diensten um Anbieter mehr oder weniger kompletter Unified-Messaging-Lösungen. Sie bieten Voice-, E-Mail-, SMS- und Fax-Nachrichten-Dienste per Internet unter einer einheitlichen Oberfläche an.

Fax2Mail

Die zweite Möglichkeit Fax2Mail ist, Faxe über ein E-Mail-Gateway zu verschicken und zu empfangen. Bei Providern, die diesen Service anbieten, erhält man eingehende Faxe (Fax2Mail) als Dateianhang einer Mail in Form einer Grafikdatei (TIF, GIF) oder als PDF. Der Fax-Dienst übernimmt die Weiterleitung über das Internet an den Empfänger und sorgt auch für die Umwandlung des Faxes in eine E-Mail.

Welche Vorteile bieten Mail-Gateways gegenüber der Web-Lösung? Das Verfahren eignet sich insbesondere für längere Dokumente. Kunden erhalten ihre persönliche Fax-Nummer, die permanent empfangsbereit ist. Der Aufwand ist gering, und durch Umgehung der langsameren Web-basierenden Clients ist der Service besonders schnell. Der Anwender kann E-Mails und Faxe bequem in seinem normalen E-Mail-Programm versenden und empfangen. Er hat dabei stets den Überblick und die genaue Kontrolle über den Versand- beziehungsweise Empfangsstatus.

Es gibt jedoch auch Nachteile: Während sich Web-basierende Fax-Services flexibel einsetzen und schnell auch mal unterwegs auf Geschäftsreise Faxe senden oder empfangen lassen, ist die E-Mail-Lösung wesentlich restriktiver. Einer der Kommunikationspartner muss über ein Fax und damit einen Telefonanschluss verfügen - bei Fax2Mail ist dies der Sender. Die E-Mail-Lösung eignet sich also primär zum stationären Einsatz.

Fax2Mail bietet sich beispielsweise für Unternehmen an, die im Ausland präsent sein wollen, ohne dort gleich ein eigenes Büro mit teuren Endgeräten eröffnen zu müssen. In diesem Fall kann der Auslandsmitarbeiter Faxe von der Zentrale per Mail empfangen. Auch für Mitarbeiter, die viel mobil sind und überall Zugriff auf die eingehenden Faxe benötigen, ist Fax2Mail interessant. Denn unterwegs muss man auf ein stationäres Fax-Gerät verzichten, die E-Mails lassen sich dagegen weltweit nahezu überall abrufen.

Mail2Fax

Beim umgekehrten Vorgang - Mail2Fax - werden ausgehende Sendungen per E-Mail an das Fax-Gateway des Anbieters geschickt und kommen beim Empfänger am Fax-Gerät an. Bei Mail2Fax muss also der Empfänger über ein Fax-Gerät und einen Telefonanschluss verfügen.

Dieses Verfahren hat wiederum andere Vorteile als Fax2Mail. Die Versandart ist besonders attraktiv beim Verschicken von Massensendungen. Anders als mit Fax-Gerät bleibt die Telefonleitung nicht belegt. Zudem können im Empfängerfeld fast beliebig viele Empfänger stehen.

Einen weiteren Vorteil bietet Mail2Fax, wenn zwar eine Fax-Station vorhanden ist, dieses aber für eingehende Faxe zugänglich sein soll. Eine typische Situation: Es werden wichtige Fax-Dokumente erwartet, aber gleichzeitig müssen auch dringend Faxe verschickt werden.

Dienstleister, die sich durch Werbung finanzieren, sind zumindest im geschäftlichen Bereich mit Vorsicht zu genießen. Wer solche Services in Anspruch nimmt, muss sich darüber im Klaren sein, dass nicht nur die Website mit Reklame verziert ist, sondern auch das Fax selbst. Für viele Geschäftszwecke ist dies nicht tragbar.

Neben der Reklame kommen bei kostenlosen Services weitere Einschränkungen hinzu: So ist die Zahl der kostenlosen Faxe pro Tag meistens beschränkt. Auch der Umfang der einzelnen Faxe ist bei vielen Anbietern begrenzt. Zudem können oft keine Anlagen oder Bilder mit verschickt werden.

Im Gegensatz zu kostenlosen Diensten bieten die professionellen Fax-Dienstleister hingegen viele Sondertarife und Services, die gerade im Business-Umfeld nützlich sind. So gibt es die Möglichkeit, bequem Fax-Mailings zu realisieren, mehrere Faxe gleichzeitig zu empfangen oder alle Faxe archivieren zu lassen.

Im Folgenden werden einige Cloud-basierende Fax-Services ohne den Anspruch auf Vollständigkeit beschrieben.

Simple Fax

Simple Fax ist ein preiswerter Fax-Dienstleister. Registrierte Nutzer können in drei Schritten online ein Fax über Web-Formular versenden. Faxe lassen sich auch aus Anwendungen heraus und als Mail verschicken (Mail2Fax). Versendet werden können 80 unterschiedliche Dokumentenformate. Neben PDF, DOC und Excel kann der Kunde auch weitere Bild- und Textformate wie JPG, TXT oder XML als Fax übermitteln. Simple Fax ist einer der wenigen Dienste, die keine Abonnementgebühren erheben. Ein Fax ins deutsche Festnetz kostet sieben Cent, ins europäische Ausland neun Cent. Bezahlt wird über ein Prepaid-Guthaben. Der Empfang ist kostenlos, wozu allerdings eine Faxnummer eingerichtet und die Guthabenkarte mit 25 Euro aufgeladen werden muss. Einrichungs- oder Nutzungsgebühren fallen nicht an.

Fax.de

Fax.de ist einer der bekanntesten, aber auch teuersten Fax-Services für den kleinen und großen Fax-Versand bis zum Massenversand. Fax.de bietet Mail2Fax an, wobei die kostenlose Software "Easy Fax" den Versand aus jeder Anwendung heraus ermöglicht. Außerdem gibt es eine iPhone- beziehungsweise iPad-App, womit Faxe direkt vom Mobilgerät aus versendet und empfangen werden können. Um den Fax-Service zu nutzen, ist eines von drei Paketen zu buchen: Die Light-Variante kostet fünf, die Basis-Variante zwölf und die Pro-Variante 99 Euro. Die Versandpreise beginnen bei 4,9 Cent pro Seite innerhalb Deutschland, was nicht gerade günstig ist. Ein Zeitlimit, bis zu dem das Guthaben verbraucht werden muss, existiert nicht.

eFax

eFax ist einer der ältesten Online-Fax-Dienste und bietet Web2Fax und Mail2Fax. Mit dem kostenlosen eFax Free lassen sich nur Faxe empfangen. Um auch Faxe senden zu können, muss der Nutzer auf eFax Plus umsteigen. Anwender können ihre eigene Fax-Nummer auswählen. Zur Auswahl stehen lokale beziehungsweise gebührenfreie Rufnummern in mehr als 3500 Städten in 46 Ländern. eFax Plus ist nur im Abo zu nutzen, die monatliche Grundgebühr beträgt elf Euro. Dafür kann der Nutzer 150 Fax-Seiten senden und empfangen. Eine übliche Fax-Seite kostet zum Versenden innerhalb Deutschlands etwa neun Cent. Der Fax-Service zählt damit nicht zu den günstigsten.

InterFAX

InterFAX bietet einen Mail2Fax- und Fax2Mail-Service an. Zusätzlich können Faxe über ein Web-Formular und direkt aus Anwendungen heraus verschickt werden. Eingehende Faxe werden direkt an das E-Mail-Postfach weitergeleitet. InterFax hat ein relativ komplexes Abrechnungsmodell. Für den Fax-Versand ist ein Prepaid-Paket im Wert von mindestens 11,90 Euro zu kaufen. Damit lassen sich 111 Seiten versenden, was 10,7 Cent pro Fax-Seite entspricht. Teure Pakete sind rabattiert, beim teuersten mit 1190 Euro gibt es 23 Prozent Rabatt, so dass eine Seite 8,3 Cent kostet. Für den Fax-Transfer wird eine Grundgebühr von 11,30 Euro im Monat fällig, dafür können 1000 Seiten monatlich empfangen werden. Damit gehört InterFax zu den teuersten Anbietern.

Popfax

Popfax ermöglicht das Faxen per Mail, Browser, Fax-Drucker und Mobilgerät. Der Fax-Dienst richtet sich an Firmen, die regelmäßig faxen müssen und daher bereit sind, ein Abo abzuschließen. Interessant ist Popfax vor allem für diejenigen, die öfters Faxe preiswert ins Ausland senden müssen. Bei dem französischen Anbieter kann man in viele Empfängerländer - darunter Australien, Indien, Russland, China, die EU-Länder oder die USA - für nur fünf Cent pro Seite faxen. Die Tarifoptionen sind etwas komplex. Die Abo-Preise für den Fax-Versand fangen bei fünf Euro an. Mit diesem Paket können Kunden innerhalb einer Woche bis zu 20 Seiten versenden. Die Jahresabonnements bei den Fax-Versand-Abos beginnen bei rund 20 Euro für bis zu 100 Seiten. Eine lokale Fax-Nummer zum Fax-Empfang erhält man bei Popfax für drei Euro im Monat.

Fax-Senden

Fax-Senden.de bietet Web2Fax- und Mail2Fax-Versandoptionen und unterstützt PDF-, Word- und Excel-Dokumente. Was andere nicht haben: Über den Instant-Fax-Service für Nutzer mit geringem Sendebedarf können Anwender ohne Registrierung Faxe schnell ins In- und Ausland versenden. Dabei gibt es keine Einrichtungs- oder monatliche Grundgebühr. Die Versandpreise sind in diesem Fall allerdings wesentlich teuerer als bei den üblichen Abonnements. So kostet der Versand einer DIN-A4-Seite 65 Cent für die erste Seite, die weiteren Seiten werden günstiger. Beim Exclusive-Angebot können sich Kunden anmelden und Fax-Guthaben von fünf bis 400 Euro erwerben. Bei dieser guthabenorientierten Zahlungsweise beginnen die Preise ab 15 Cent pro Seite.

Faxverteiler

Faxverteiler richtet sich vor allem an Massenversender von Faxen. Das ist dann interessant, wenn Unternehmenskunden schnell und unkompliziert über Veranstaltungen, Seminare, Messen, Angebote, Neuheiten, Preisänderungen informiert werden sollen. Die Fax-Aktion wird von Faxverteiler geplant und versendet, der Kunde erhält ein ausführliches Versandprotokoll und einen Webfax-Report. Die Fax-Aktion erfolgt in zwei Schritten: Der Kunde sendet die Auftragsdaten - also Auftragsformular, Fax-Vorlage und Empfängerliste - an Faxverteiler. Anschließend erhält er ein Test-Fax, prüft das Versandergebnis und gibt den Fax-Auftrag frei. Die Preise sind abhängig vom Versandumfang: Eine bis 1500 Seiten kosten in Deutschland 5,5 Cent pro Seite.

Retarus Fax Services

Der Messaging-Dienstleister Retarus beitet mit Fax-Diensten für MS Exchange, SAP, Notes und anderen ein ganzes Portfolio an professionellen Fax-Services, darunter auch reine Cloud-Dienste, die außer einer Internet-Verbindung keine eigene Infrastruktur voraussetzen. Dies sind insbesondere die Dienste "Fax2Mail", "Mail2Fax", "Fax2FTP" und "Fax2Printer". Fax2Mail leitet eingehende Telefaxe direkt an die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter weiter, Mail2Fax versendet Faxe aus beliebigen E-Mail-Clients, Fax2Applications stellt eingehende Telefaxe per FTP, HTTP, SMTP oder SOAP zur Verfügung, und Fax2Printer gibt eingehende Faxe auf einem oder mehreren aus Druckern aus. Preise nennt das Unternehmen auf der Website nicht.

Cospace

Cospace von der QSC-Gruppe ist ein Unified Messaging Service, unter dem Nutzer ihre Mailboxen zentral verwalten sowie Faxe versenden und empfangen können. Faxe werden in Cospace archiviert und können kommentiert sowie mit anderen geteilt werden. Auf Wunsch leitet der Dienst eingehende Fax-Nachrichten und Anrufe an eine andere E-Mail-Adresse weiter. Die Daten werden in Rechenzentren von QSC in Deutschland gespeichert und unterliegen so den deutschen Datenschutzvorschriften. Der Versand von bis zu 50 Fax-Seiten pro Monat ins Inland ist kostenlos, der Empfang ist unbegrenzt möglich. Zum Versenden müssen die Faxe als PDF vorliegen. Jedes verschickte Fax wird mit einem Cospace-Logo versehen.

Für den Geschäftsanwender dürfte sich daher eher die kostenpflichtige Ausführung anbieten: "QSC-Cospace Business" verzichtet auf das jedem Fax vorgeschaltete Deckblatt mit Cospace-Logo. Zudem stehen dem Business-Anwender mehr Speicherplatz (10 GB in der Grundversion, optional erweiterbar) und weitere Funktionen zur Verfügung. Die Preisliste ist hier einsehbar. (pg)