Für Veranstaltungen, neudeutsch Events genannt, geben Unternehmen beachtliche Summen aus. Häufig "eingekaufte" Veranstaltungen sind Betriebsfeste wie Weihnachtsfeiern und Neujahrsempfänge sowie Händlertagungen und Tage der offenen Tür.
In den meisten Unternehmen gibt es keine Spezialisten für das Einkaufen und Durchführen von Veranstaltungen. Deshalb werden mit dem Planen und Organisieren dieser Events oft externe Agenturen beauftragt. Entsprechend hoch sind die Kosten. Deshalb fragt sich in wirtschaftlich schwierigen Zeiten manch Unternehmen zum Beispiel: Sollen wir künftig auf unser Betriebsfest verzichten? Ein solcher Verzicht ist aber oft schwierig, weil die Veranstaltungen Firmentradition sind. Deshalb geht von ihrer Streichung meist eine negative Signalwirkung aus - nach innen und außen.
Sinnvoller ist es deshalb in der Regel, sich zu fragen: Wie können wir die Veranstaltungen preiswerter einkaufen? Sich mit dieser Frage zu befassen, lohnt sich, denn im Einkauf von Events ruhen oft be-achtliche Einsparpotenziale.
Erster Schritt: Die fünf W-Fragen beantworten
Möchte ein Unternehmen diese realisieren, muss es die "5 Ws" des Einkaufs kennen: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? Denn ohne dieses Wissen lässt sich der Einkauf von Veranstaltungen nicht optimieren.
Sichten Sie also zunächst die Rechnungen (und Kostenvoranschläge) der bisherigen Veranstaltungen. Ordnen Sie deren Einzelposten soweit möglich den verschiedenen Gewerken wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zu. So gewinnen Sie einen Überblick über das (ungefähre) Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo eventuell Einsparpotenziale ruhen.
Wenn Sie die fünf Ws kennen, können Sie folgende fünf Hebel ansetzen, um die Kosten der Veranstaltungen zu reduzieren.
Hebel 1: Verzicht auf "Full-Service-Anbieter"
Fast alle Eventagenturen arbeiten nach dem "Alles aus einer Hand"-Prinzip. Dieser Full-Service führt dazu, dass das einkaufende Unternehmen recht viel Geld für Agenturleistungen bezahlt. Diese Kosten können Sie senken, indem Sie nicht mehr alle Gewerke bei einem "Generalunternehmer" einkaufen.
Viele Unternehmen scheuen diesen Schritt, weil sie befürchten: Dann verläuft unsere Veranstaltung nicht reibungslos. Mit einer Spezifikationsoptimierung, also genauen Definition dessen, was Ihr Unter-nehmen wozu braucht, können solche Probleme bei vielen Gewerken wie zum Beispiel dem Catering leicht vermieden werden.