Die Reduzierung des Umsatzsteuersatzes im Beherbergungsgewerbe führt dazu, dass nun das Frühstück von den Hotels oft anders abgerechnet wird, zum Beispiel als Teil einer Servicepauschale. Das Bundesfinanzministerium hat daher im Vorgriff auf eine Änderung der Lohnsteuerrichtlinien eine Verwaltungsanweisung erlassen, die eine arbeitnehmerfreundliche Reisekostenabrechnung und Kostenerstattung ermöglicht, ohne dass darunter der Vorsteuerabzug des Unternehmens leiden würde.
Entscheidend ist für das Ministerium die Frage, ob das Frühstück durch den Arbeitgeber gestellt wird. Das ist der Fall, wenn
- die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
- der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber beauftragte Person die Übernachtung mit Frühstück bucht und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt.
Die Buchung durch den Arbeitnehmer wird anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen, beispielsweise weil der Arbeitgeber keine Reisestelle hat. Davon geht die Finanzverwaltung insbesondere in folgenden zwei Fällen aus:
- Der Arbeitgeber hat die Buchung durch den Arbeitnehmer geregelt, zum Beispiel in einer Dienstanweisung oder Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag, und die Buchung wird vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien, Preisrahmen etc.) vorgenommen.
- Eine planmäßige Buchung der Übernachtung mit Frühstück war ausnahmsweise nicht möglich (spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt etc.) und der Arbeitgeber erstattet daher die Kosten.