Achtung vor steuerlichen Fallen
Die Kosten einer Geschäftsreise sind ganz oder in Teilen absetzbar. Doch es gelten strenge steuerliche Rahmenbedingungen. Leicht kommt es zu Fehlern, die alle Steuervorteile zunichtemachen. Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber unbedingt vermeiden sollten:
Zweifelhaftes Fahrtenbuch: Ordnungsgemäß ist ein Fahrtenbuch nur dann, wenn es fortlaufend, zeitnah, schlüssig und unveränderbar geführt wird. Sind nachträgliche Änderungen für das Finanzamt nicht erkennbar, wird das Fahrtenbuch insgesamt in Zweifel gezogen und der Besteuerung nicht zugrunde gelegt. Bei handschriftlich geführten Fahrtenbüchern ist die geschlossene Form ohne Einzelblätter Pflicht, elektronische Aufzeichnungen müssen nachträgliche Änderungen offenlegen.
Fragwürdige Bewirtungsquittung: Bewirtungskosten sind nur dann steuerlich abzugsfähig, wenn alle Bedingungen und Formvorschriften eingehalten werden. Der Anlass ist eindeutig zu spezifizieren. Nicht akzeptiert werden allgemeine Angaben wie "Kundenpflege" oder "Projektbesprechung". Vorsicht bei gemischten Personengruppen: Die Bewirtungskosten sind aufzuteilen, denn Aufwendungen für Berater sind zu 100 Prozent, für freie Mitarbeiter und Geschäftspartner nur zu 70 Prozent abzugsfähig.
Unvollständige Belege: Immer mehr Reisebuchungen werden über das Internet durchgeführt. Viele Online-Belege erfüllen nicht die Formvorschriften des Finanzamts. Bei Buchungsbestätigungen per E-Mail ist der Vorsteuerabzug in Gefahr. Der Fiskus fordert eine Übermittlung per Elektronischen Datenaustausch (EDI) oder eine Verifizierung mit qualifizierter elektronischer Signatur. Zudem sind Zahlungsbelege auszudrucken und mit einzureichen.