Sechs bis zehn Jahre

Geschäftsunterlagen müssen archiviert werden

23.06.2008
Beratertipp der Steuerkanzlei SH+C für Gewerbetreibende und Freiberufler: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten

"Gewerbetreibende und Freiberufler sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren", sagt Gerhard Wagner, Steuerberater und Rechtsbeistand bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH. Allgemein gelten Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren.

Nach § 147 Absatz 1 der Abgabenordnung sind unter anderem die folgenden Unterlagen aufzubewahren:
- Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen
- Empfangene und Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege

"Praktische Probleme bereitet oft die Einordnung der einzelnen Unterlagen, da beispielsweise nicht jeder versandte Brief einen Geschäftsbrief darstellt", erläutert Steuerexperte Wagner. So stellen etwa versandte Werbeflyer und Prospekte sowie nicht angenommene Angebote keine Geschäftsbriefe dar und sind somit nicht aufbewahrungspflichtig. Ebenfalls nicht aufbewahrungspflichtig sind rein betriebsinterne Dokumente wie zum Beispiel Kalender oder Arbeitsberichte.

Die Buchführung, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege sowie bestimmte Zollunterlagen sind je zehn Jahre aufzubewahren. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen müssen sechs Jahre im Unternehmen vorgehalten werden. Die Fristen beginnen jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen oder Änderungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen oder versandt worden sind. Die Fristen können sich in bestimmten Fällen wie beispielsweise bei laufenden Steuerverfahren oder vorläufigen Veranlagungen verlängern.

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