Herr Schmittnägel, Sie unterstützen Kunden nicht nur bei der Einrichtung moderner Arbeitsumgebungen, sondern leben das Prinzip Modern Workplace konsequent auch im eigenen Unternehmen. Was gehört für Sie alles dazu?
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Marco Schmittnägel: Für uns ist der Modern Workplace vor allem das Versprechen des Unternehmens, dem Mitarbeiter bei seinen gerade anfallenden Aufgaben möglichst optimal durch Tätigkeits-optimierte Arbeitsplätze zu unterstützen. Naheliegend ist dabei natürlich das entsprechende Arbeitsmaterial, bestehend aus Hard- und Software, aber eben auch entsprechende Prozesse und eine optimierte Arbeitsumgebung.
Welche Abteilungen im Unternehmen stoßen Modern-Workplace-Projekte überwiegend an: IT? Geschäftsführung? Fachabteilungen?
Marco Schmittnägel: Der initiale Impuls ist mitunter sehr unterschiedlich. Bei uns selbst wurde es beispielsweise von meiner Fachabteilung und mir angestoßen, weil wir in der Software-Entwicklung durch wechselnde Projektteams und ständige Unterbrechungen von außen immer seltener durchgehend fokussiert arbeiten konnten.
Bei unseren Kunden ist häufig die IT-Abteilung der Initiator, wobei hier zu Beginn meist nur die Einführung von Office 365 angedacht ist - der Kunde aber oft sehr schnell erkennt, dass die Verwendung der Tools ebenfalls eine neue Arbeitsweise mit eigenen Herausforderungen mit sich bringt.
Die Geschäftsführung tritt als Initiator tatsächlich eher seltener in Erscheinung und auch hier hauptsächlich über die Einführung von Cloud-Technologien. Wir beobachten allerdings in letzter Zeit zunehmend, dass Geschäftsführer eine Modernisierung des Arbeitsplatzes auf die Agenda setzen.
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Jörg Kreykamp: Unsere Erfahrung ist, dass die Projekte aus allen Unternehmensbereichen kommen können. Die Anforderungen kommen aus den Bereichen Mobilität, Cloud und Employer Branding. In Zusammenarbeit mit unseren Distributoren, deutschlandweiten und lokalen Systemhäusern sowie Lösungspartnern im UC-, AV- und ISV-Bereich treiben wir den Modern Workplace voran. Dabei steht der Erfolg der gemeinsamen Kunden und damit auch Partner an erster Stelle.
Cloud-basierte Infrastruktur, alle möglichen modernen Applikationen und Tools zu Kommunikation und Zusammenarbeit - das ist die technologische Seite. Warum aber ist der rollierende Schreibtisch so unerlässlich?
Marco Schmittnägel: Nehmen wir folgendes Beispiel: In unserem Entwicklungsteam wechseln wir an einem Arbeitstag zwischen Telefonkonferenzen, Pflichtenhefterstellung, Konzeptionsbesprechung, Softwareentwicklung und Recherche. Wir haben uns daraufhin intern überlegt, wie entsprechende Arbeitsräume aussehen müssten, um diese Tätigkeiten optimal zu unterstützen. Man stellt dabei schnell fest, dass eine Arbeitsumgebung, die Ruhe und Fokus fördert, nicht gleichzeitig auch für die Teamzusammenarbeit optimiert sein kann. Da es aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht sinnvoll wäre, für jeden einzelnen Mitarbeiter mehrere optimierte Arbeitsplätze vorzuhalten, ist der Wechsel von Personen-zugeordneten Arbeitsplätzen hin zu Tätigkeits-optimierten Arbeitsplätzen die logische Konsequenz.
Unabhängig davon spielt für mich noch ein anderer Punkt eine große Rolle, den vor allem Dienstleister und Systemhäuser bedenken sollten: Je mehr man den Modern Workplace selbst lebt, desto mehr authentische Erfahrungen kann man seinen Kunden bieten. Gerade für uns als Office 365 Dienstleister hat dies frei nach dem Motto "Eat your own dogfood" einen ordentlichen Schub nach vorne gebracht.
Jörg Kreykamp: Arbeitnehmer wünschen sich mehr Autonomie und Souveränität bei den Themen wie, wann und wo sie arbeiten, um Berufs- und Privatleben besser zu vereinen. Mobile Arbeitsweisen werden immer mehr zum Schlüsselargument beim sogenannten War for Talents.
Idealerweise verfügt das Unternehmen über eine einheitliche Lösung, die mobiles Arbeiten mit allen wichtigen Anwendungen über alle Plattformen und Devices unterstützt. Informationen und Dokumente liegen jederzeit synchronisiert ab, so dass die Mitarbeiter von jedem Ort und jedem Device darauf zugreifen können - ganz einfach über eine Cloud. Moderne Hardware für mobiles Arbeiten bildet hierfür die Basis.
Arbeitgeber sollten die motivierende Wirkung attraktiver Hardware auf Arbeitnehmer nicht unterschätzen. Gleichzeitig benötigen Firmen eine Infrastruktur dafür, die diese Geräte mit ihrer Firmen-IT sowie den Daten und Anwendungen verbindet.
Windows 10 ermöglicht dieses produktive Umfeld als einheitliche Plattform, die sowohl auf Servern sowie stationären und mobilen Geräten zuverlässig läuft. In Kombination mit unseren Produkten aus der Surface-Familie, die für jedes Bedürfnis eine adäquate Lösung bieten, sind Mitarbeiter technisch bestmöglich ausgestattet, um in der modernen Arbeitswelt produktiv zu sein. Wir bieten mit unseren Surface Geräten eine breite Palette von mobilen 2-in-1 Geräten wie dem Surface Pro, über das leistungsstarke Laptop Surface Book bis hin zum Surface Studio.
Wir müssen das Thema also immer aus drei Perspektiven betrachten: Mitarbeiter, IT-Abteilung und Geschäftsführung. Starten wir bei der IT-Abteilung. Wo liegen hier die Stolpersteine?
Jörg Kreykamp: Häufig haben IT-Abteilungen Sicherheitsbedenken, wenn es darum geht, Mitarbeiter auch außerhalb des firmeneigenen Netzwerks arbeiten zu lassen. Daher bieten wir Unternehmen mit Microsoft 365 Business eine komplette Suite von Produktivitäts- und Sicherheitsanwendungen, die gleichzeitig die IT-Administration von umfangreichen Verwaltungsaufgaben entlastet. Das Paket umfasst Office 365 Business Premium, Security- und Managementfunktionen für Office-Apps und Windows 10-Geräte und die Möglichkeit zum Upgrade auf Windows 10 Professional. Die unternehmensweiten Richtlinien für den Schutz von Mitarbeitern sowie den sicheren Einsatz von Geräten lassen sich über eine zentrale Managementkonsole ausrollen und steuern.
Marco Schmittnägel: Die Erfahrung zeigt, dass die IT den Modern Workplace zunächst von der technischen Seite sieht, das heißt Einführung von Office 365, Rollout neuer Hardware und Schulungen. Dies funktioniert jedoch nur dann, wenn die Tools zu den jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter passen.
Diese Erkenntnis setzt sich inzwischen langsam durch, was dazu führt, dass IT-Abteilungen zunehmend auch als interne Berater auftreten. Dieser Wandel ist allerdings neben dem Tagesgeschäft und in Zeiten von Fachkräftemangel für die meisten IT-Abteilungen eine große Herausforderung.
Wie einfach oder schwer ist es Ihrer Erfahrung nach, Mitarbeiter für die neue Arbeitsumgebung zu begeistern?
Jörg Kreykamp: Mitarbeiter betrachten es als Incentive, wenn man ihnen zeitgemäße Endgeräte und Anwendungen zur Verfügung stellt, mit denen sie Arbeit und Freizeit besser vereinbaren können.
Marco Schmittnägel: Wie bei vielen anderen Neuerungen gibt es unterschiedliche Typen von Mitarbeitern, die wir für uns in die Gruppen "Begeistert", "Aufgeschlossen", "Skeptisch" und "Ablehnend" aufteilen. Tatsache ist, dass man sich mit all diesen Gruppen auseinandersetzen muss, da man Niemanden beim Wandel hin zum Modern Workplace abhängen möchte. Während begeisterte und aufgeschlossene Mitarbeiter zum Teil sogar das Konzept selbst verteidigen und ins Unternehmen tragen, sind skeptische und ablehnende Mitarbeiter vor allem eine gute Quelle für Feedback.
Für alle Gruppen ist es wichtig, dass sie sich in den entsprechenden konkreten Maßnahmen wiederfinden, die zu einer tatsächlichen Verbesserung führen. Dabei sollte auch vermittelt werden, dass die Konzepte keine Einbahnstraße sind, sondern eher ein iterativer Prozess, der kontinuierlich auf Basis von Feedback angepasst werden kann.
Welche Rolle spielt die Geschäftsführung?
Marco Schmittnägel: Die Geschäftsführung muss vor allem mit gutem Beispiel voran gehen und selbst hinter der Vision und dem Konzept stehen. Es gibt kaum einen einfacheren Weg die Einführung eines Modern Workplace zu torpedieren als ein Geschäftsführer, der zwar alles mitträgt und auch intern "verkauft", aber in Alltagsgesprächen mit unterschwelligem Stolz davon berichtet, dass er als Einziger noch ein eigenes Büro mit Schreibtisch hat.
Ein anderes Beispiel: In einem KMU hat der Geschäftsführer zwar eine offene Kommunikations- und Feedbackkultur in Yammer - ein Social Network für Unternehmen - gefordert, selbst jedoch keine Ankündigungen aus Angst vor negativen Kommentaren gepostet.
Im Gegensatz zu vielen anderen Entscheidungen, bei denen ein einfaches "Das finde ich gut, machen Sie das so!" ausreicht, ist beim Modern Workplace auch die Unternehmensführung gefordert, das Konzept entsprechend vorzuleben.
Einige Stolpersteine haben Sie skizziert. Lösungsmöglichkeiten und bewährte Herangehensweisen werden Sie im Workshop auf dem Systemhauskongress am 28. September in Düsseldorf vorstellen. Welche Aspekte werden Sie in den Mittelpunkt rücken?
Jörg Kreykamp: Im Workshop möchten wir vorstellen, welche Herausforderungen bei der Umstellung zu einer modernen Arbeitsumgebung auftreten können, aber vor allem auch, welchen Mehrwert sie mit sich bringt. Dabei wollen wir vor allem Lösungsmöglichkeiten aufzeigen und Anregungen geben.
Marco Schmittnägel: Im Rahmen der Systemhauskooperation iTeam diskutiere ich häufig mit anderen Partnern über den Modern Workplace. Die konkreten Bedenken und Probleme, warum dieser im eigenen Unternehmen oder bei Kunden nicht funktionieren kann, sind dabei ein zentrales Thema. Ich möchte in unserem Workshop daher einerseits den Weg unseres eigenen Unternehmens hin zum Modern Workplace beschreiben, die konkreten Herausforderungen, denen wir uns stellen mussten und welchen Nutzen wir im Alltag daraus gezogen haben. Weiterhin lade ich dazu ein, Bedenken und Fragen - gerne auch konkreter Natur - mit in unseren Workshop zu bringen und in der Runde über mögliche Lösungswege zu diskutieren.