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Der Gesetzgeber ebnet den Weg für elektronische Rechnungen. Hierzu zählen alle Rechnungen im elektronischen Format, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, im Wege des Datenträgeraustausches oder per Computer-Telefax oder Fax-Server übermittelt werden. Ab 1.7.2011 sollen Papierrechnungen mit elektronischen Rechnungen grundsätzlich gleichgestellt sein. Damit beseitigt der Gesetzgeber ein großes Hemmnis, gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen.
Bislang wurden elektronische Rechnungen für steuerliche Zwecke nicht ohne weiteres anerkannt. Der Empfänger musste die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments gegenüber dem Finanzamt durch Nachweis eines qualifizierten digitalen Zertifikates belegen können. Künftig sollen Rechnungsempfänger selbst entscheiden können, wie die Anforderungen an elektronische Rechnungen zu erfüllen sind. Grundsätzlich ist hierzu jedes innerbetriebliche Kontrollverfahren geeignet, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Dies kann systemgestützt im Rechnungswesen oder durch manuellen Abgleich von Rechnungen mit geschäftlichen Unterlagen wie etwa Aufträgen, Kaufverträgen oder Lieferscheinen erfolgen. Auch Rechnungssteller können aufatmen: Sie können fortan auf ein qualifiziertes digitales Zertifikat verzichten.
Ein Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen ist prinzipiell möglich, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger erfüllt die so genannte Feststellungslast. Zu diesem Zweck sind wie bei der Papierrechnung Kriterien wie Unternehmereigenschaft des Leistenden oder Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer als Anspruchsvoraussetzung zu prüfen. "Die Neuregelungen bringen für Unternehmen nicht nur Vorteile", warnt Hans Jürgen Bathe vom Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC). "Die Kontrollbefugnisse des Fiskus werden deutlich erweitert." Finanzbeamte dürfen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau künftig neben elektronischen Rechnungen auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere oder Urkunden einsehen.
Ein Ausweg bleibt: Rechnungsempfänger müssen der Erstellung einer elektronischen Rechnung zustimmen und können im Zweifelsfall eine Papierrechnung verlangen. Nichtsdestotrotz sollten sich auch kleine und mittelgroße Unternehmen frühzeitig auf eine wachsende Zahl von elektronischen Rechnungen einstellen und entsprechende Vorkehrungen treffen.
Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)
Der BVBC ist die zentrale Interessenvertretung der Bilanzbuchhalter und Controller in Deutschland mit derzeit rund 5.500 Mitgliedern (www.bvbc.de).