Jede Planung und Verwaltung von Personal setzt das systematische Anlegen und Führen von Personalakten voraus. Unter einer Personalakte wird daher überwiegend die Sammlung von solchen Urkunden und Vorgängen verstanden, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers beziehen und im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Da es zumeist im Interesse des Arbeitnehmers liegt, dass in der Personalakte keine Tatsachen enthalten sind, die für ihn ungünstig oder nachteilig werden können, kommt es in der Praxis immer wieder zu Streitigkeiten rund um den zulässigen Inhalt dieser Akten.
In einem Urteil vom 16.10.2007 hatte das Bundesarbeitsgericht über die Frage zu befinden, ob Arbeitnehmer einen Anspruch auf Paginierung (d. h. auf eine fortlaufende Nummerierung der Seiten) haben. In dem Verfahren hatte das Gericht über den Fall eines seit 1991 bei einer Sparkasse beschäftigten Arbeitnehmers zu entscheiden, der im März 2004 anlässlich einer Einsichtnahme in seiner Personalakte feststellte, dass die darin enthaltenen Unterlagen nicht mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen waren. Mit der vor den Arbeitsgerichten angestrengten Klage verlangte er von seinem Arbeitgeber sowohl die nachträgliche als auch die zukünftige Paginierung seiner Personalakte. Der Arbeitnehmer argumentierte vor Gericht dahingehend, dass er nur auf diese Weise erkennen könne, ob ihm die Akte auch vollständig zur Einsicht vorgelegt wurde, oder ob zuvor Dokumente aus der Akte entfernt worden sind.
Das Bundesarbeitsgericht wies diese Klage ebenso wie die Vorinstanzen ab. Das Gericht wies in seinen Urteilsbegründungen zunächst darauf hin, dass Personalakten grundsätzlich wahrheitsgemäß und möglichst vollständig Auskunft über die Person des Arbeitnehmers und dessen beruflichen Werdegang im Arbeitsverhältnis Aufschluss geben sollen. Zur Personalakte gehören daher alle Unterlagen und Schriftstücke, die sich mit der Person eines bestimmten Arbeitnehmers und der Entwicklung des betreffenden Arbeitsverhältnisses befassen. Über die Art und Weise, wie die Personalakte geführt wird, könne der Arbeitgeber jedoch grundsätzlich selber entscheiden. Die Organisation der Personalaktenführung liege allein im Ermessen des Arbeitgebers. Das bedeutet, dass nach der Rechtsansicht des BAG auch keine Grundlage für einen Anspruch auf Paginierung besteht (BAG, Urteil vom 16.10.2007, Az.: 9 AZR 110/07).