Wie lassen sich bei einer Vielzahl der Vertragsbeziehungen, die ein Systemhaus zu Softwareentwicklern, Softwareherstellern, Unternehmensberatungen und anderen Lieferanten hat, Einkaufs- und Verkaufsbedingungen so harmonisieren, dass die übernommenen Risiken kalkulierbar bleiben und keinen negativen Einfluss auf den Firmenwert haben? Was kann das Systemhaus tun, um hier rechtzeitig Vorsorge zu treffen? Die Antwort ist einfach: Einkaufs- und Verkaufsbedingungen harmonisieren. Aber das ist leichter gesagt als getan.
Das professionelle Management vertraglicher Risiken in der Lieferkette von Systemhäusern verschafft Nachhaltigkeit im Firmenwert und stärkt die Verhandlungsposition gegenüber Banken und potenziellen Käufern des Unternehmens. Darüber hinaus schafft es auch Nachhaltigkeit in den Kunden- und Lieferantenbeziehungen durch Konfliktvermeidung. Es ist wichtig, sich möglichst frühzeitig in der Entwicklungsgeschichte des Unternehmens dieses Themas anzunehmen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Systemhaus rechtliche riskante Altlasten lange Zeit mit sich herumträgt, die später nur schwer und meist mit erheblichem Aufwand zu bereinigen sind.
Systemhäuser mit starker Marktposition sind in der Lage, bei Kunden und Lieferanten im Wesentlichen ihre eigenen Vertragsbedingungen durchzusetzen. Zur Harmonisierung der jeweiligen Ein- und Verkaufsbedingungen müssen zunächst Standards für die Beschaffungs- und Lieferprozesse definiert werden, bei denen auch Themen wie Rechterwerb und Rechtseinräumung, Geheimhaltungspflichten, Qualitätsvorgaben und -kontrollen, Rechte und Pflichten bei Leistungsstörungen, Verfahren zur Nacherfüllung bei Nicht- oder Schlechterfüllung, Vertragslaufzeiten sowie die Folgen der jeweiligen Vertragsbeendigung in ein stimmiges Konzept zu bringen sind.
Natürlich müssen solche Standards mit dem nötigen Augenmaß definiert werden, um entsprechende Akzeptanz beim jeweiligen Vertragspartner zu finden. Ansonsten sind sie wertlos, weil nicht umsetzbar. Nachdem die Standards spezifiziert und dokumentiert worden sind, müssen sie von den zuständigen Anwälten oder Firmenjuristen in den jeweiligen Ein- und Verkaufsbedingungen verankert und so sprachlich gefasst werden, dass über alle Verträge hinweg eine einheitliche Struktur und Terminologie gilt. Da die Auslegung von Verträgen stets am Wortlaut der Verträge beginnt, vermeidet eine einheitliche Struktur und Terminologie, dass es bei gleichem Sachverhalt zu unterschiedlichen Auslegungsergebnissen kommt.