Eigentlich sollte es ja langsam ruhiger werden kurz vor Weihnachten. Die Kunden schließen die Bestellungen ab, die Aufträge sind zumeist ausgeliefert, und neue Anfragen und Angebote werden erst für Januar erwartet. Aber dem ist bei weitem nicht so. Überall Hektik, ein Meeting jagt das andere.

Das liegt daran, dass kurz vor Weihnachten vermehrt Dinge zu erledigen sind, die nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun haben, und die zudem, weil das Jahr zu Ende geht, schneller als sonst erledigt werden müssen. Viele kleine Dinge behindern die Erledigung von Aufgaben, etwa grundsätzliche Organisationsprobleme wie falsche Telefonlisten, unzureichende Autorisierungen von Mitarbeitern, unaktuelle Vertretungs- und Abwesenheitspläne oder unzureichend beschriebene Betriebsabläufe, speziell bei Sonderthemen, die nicht jeden Tag vorkommen.

Für die tägliche Arbeit hat der Mitarbeiter normalerweise eine Lösung gefunden, um diese Organisationsprobleme zu umgehen, weil er sonst seine Arbeit nicht erledigen kann. Weihnachten fallen jedoch zusätzlich zum Tagesgeschäft Sonderaufgaben wie Inventur oder Weihnachtskartenversand an. Diese Themen sind keine Routine und ihr Ablauf meist kaum geplant, weshalb die Erledigung häufig länger dauert, als es eigentlich sein müsste.

Lösungsansätze findet man sicher nicht, wenn man mitten im Weihnachtsstress steckt, sie müssen kontinuierlich entwickelt werden. Dazu stellt man mittels einer Unzufriedenheitsanalyse fest, wo die Engpässe liegen, und entwickelt dann zusammen im Team Lösungen, die man gemeinsam umsetzt und kontrolliert. Als Weihnachtsgeschenk bekommt man sie leider nicht. Diese Aufgaben gehören auf die To-do-Liste für das nächste Jahr. Sicher wird man mit einer solchen Methodik nicht alles planen können, aber statt 100 Prozent Hektik nur noch 30 Prozent zu haben, die man dann erheblich besser bewältigen kann, ist auch ein schöner Erfolg. GN