MÜNCHEN: Mußten Sie das auch schon einmal erleben? Sie kommen auf die Messe, betreten - eventuell sogar auf eine Einladung hin - einen Anbieterstand, und dann passiert - nichts. Keine freundliche Begrüßung, keine persönliche Ansprache, niemand, der Sie nach Ihren Wünschen fragt, niemand, der sich um Sie kümmert, niemand, der sich zuständig fühlt. In diese Situation kommen (potentielle) Kunden leider immer wieder. Das läßt sich jedoch vermeiden. Über die Vorbereitung auf eine Messe hat sich Regine Lorenz* Gedanken gemacht.Unternehmen glänzen - gerade auf High-Tech-Messen wie der Cebit oder der Systems - mit immer ausgefalleneren und sehr teuren Ständen, verlockenden Exponaten, Shows und Messeparties, die ihresgleichen suchen. Erinnern Sie sich doch nur einmal an die Messepräsenzen der Telekommunikationsanbieter im letzten Jahr: Da wurden Geld und Material in gigantischen Mengen eingesetzt, um Interessenten zu einem Besuch der Messestände zu bewegen. Und dort erwartete Sie eine schier unübersehbare Anzahl von Mitarbeitern. Nur, und jetzt kommen wir zum Kern der Sache, waren diese auch gut vorbereitet auf ihre Messeaufgaben? Waren sie gut darauf eingestellt, aus Ihrem Besuch einen Auftrag oder zumindest einen weiterführenden Kontakt zu machen? Urteilen Sie selbst!
Falls Sie selbst Aussteller sind: Wie steht es mit Ihrer eigenen Messepräsenz? Wie gut waren Ihre wichtigsten Verkaufsressourcen, nämlich Ihre Mitarbeiter, auf die letzte Messe vorbereitet? Wie zufrieden waren Ihre Messegäste? Wie viele wurden noch auf der Messe oder spätestens danach auch Kunden Ihres Unternehmens? Haben sich also Ihre Ausgaben und Anstrengungen für die Messe gelohnt? Falls Sie sich jetzt zufrieden zurücklehnen können, dann ist ja alles bestens. Sollten Sie jedoch gerade ins Grübeln gekommen sein, dann könnte es vielleicht an einer ungenügenden oder sogar gänzlich fehlenden Vorbereitung Ihres Messeteams gelegen haben.
Professionelle Vorbereitung für Ihr Messeteam
So, wie Sie starten, liegen Sie
im Rennen. Der erste Schritt
ist gleichzeitig auch der wichtigste:
1. Definieren Sie zunächst Ihre Messeziele. Formulieren Sie diese klar, kurz und leicht verständlich. Solche Messeziele können beispielsweise sein:
- Wir gewinnen neue Kunden!
- Wir erobern neue Märkte!
- Wir präsentieren unser neues Image!
- Wir machen aus einer Umsatzentwicklung eine Kundenbeziehung!
- Wir verkaufen unser neues Mega-Produkt X!
2. Versetzen Sie sich dann gedanklich in die Zukunft und stellen Sie sich vor, mit welchem (positivem) Ergebnis Sie nach der Messe dastehen, und was Sie mit Ihrem Messeeinsatz erreicht haben werden. Ausgehend von diesem projizierten Ergebnis gehen Sie Schritt für Schritt bis zum heutigen Ausgangspunkt zurück. So lassen sich die notwendigen und auch planbaren Etappen zum gewünschten Ergebnis sehr gut ableiten. Nehmen wir einmal das Ziel: "Neue Kunden gewinnen". Dann stellen Sie sich vor, daß Sie nach der Messe viele Kunden gewonnen haben. Klären Sie jetzt für sich die Fragen:
- Was hat die Interessenten auf der Messe bewogen, "Kunde" zu werden?
- Welche Argumente waren überzeugend?
- Welche Produkte oder Leistungen waren die "Renner"?
- Was hat die Interessenten begeistert?
Der "Trick" dabei ist, sich vom Ziel zur zwingenden Argumentation zu hangeln, also vom Kunden zum Verkaufsgespräch und nicht umgekehrt.
3. Für Ihr Messeteam wird sehr wahrscheinlich das wichtigste allgemeine Ziel sein: Zufriedene, besser noch begeisterte Besucher Ihres Messestands. Denn (nur) aus diesen lassen sich unter Wettbewerbsgesichtspunkten auch Kunden gewinnen beziehungsweise behalten. Der dritte Schritt ist nun der, Ihr Team auf die Messeziele des Unternehmens einzuschwören. Dazu gehört es, die notwendige Verkaufsargumentation klar zu vermitteln, die Präsentationstechniken festzulegen und jedem seine Aufgabe auf dem Messestand zuzuteilen. Jeder einzelne des Teams sollte diese Ziele vor dem Messeeinsatz verstanden und verinnerlicht haben. Das kann durch Präsentationen, Meetings oder - im Bedarfsfall - auch durch Einzelgespräche erreicht werden.
4. Der vierte und letzte Schritt der Vorbereitung besteht nun darin, das Team mit dem kommunikativen Werkzeug - denn was ist Messe anderes als intensivste Kommunikation - auszurüsten und für den Messeeinsatz zu motivieren. Hier sollten Sie, was die Trainingsmaßnahmen, das Messebriefing angeht, Messeführungskräfte, Verkaufsmitarbeiter, Showteam und das übrige Messepersonal individuell betrachten. Denn in der Regel sind diese auch unterschiedlich Messe-erfahren. Je nachdem wie groß das Messeteam ist, kann dieses in Gruppen aufgeteilt werden und den Vorkenntnissen entsprechend auf die Anforderungen hin trainiert werden. Messe bedeutet vor allem Begegnung von Menschen und damit Kommunikation zwischen Menschen. Ein gutes Messetraining zielt also vor allem auf die Ausbildung und Stärkung der kommunikativen Fähigkeiten und Fertigkeiten Ihres Messeteams.
Diese Trainingsinhalte sollten Sie bei der Vorbereitung im Auge haben
Zumindest folgende Grundregeln zur Kommunikation und zum Verhalten sollten vor der Messe vermittelt und in einer Trainingssituation erlebt und geübt werden:
- Es ist unmöglich, nicht zu kommunizieren. Das heißt: Die körperliche Anwesenheit auf dem Messestand genügt bereits, um Wirkung zu erzielen. So werden Besucher beispielsweise auch in der Kleidung des Messeteams und dem allgemeinen Verhalten auf dem Stand die Einstellung Standbesuchern und Kunden gegenüber erkennen. Ein "verknittertes" Erscheinungsbild nach der Messeparty wird bei potentiellen Kunden sicher keinen vorteilhaften Eindruck hinterlassen.
- Meine (positive) Einstellung zur Sache (zum Unternehmen, zur Messe, zu den Messezielen) spiegelt sich in meinem Verhalten und meiner Haltung wieder. Ein Lächeln kann Wunder bewirken: Bei mir und bei den Besuchern.
- Maßgebend für meinen Gesprächspartner ist nicht, was ich sage, sondern was bei ihm ankommt. Wenn ich den Eindruck habe, mein Gesprächspartner hat etwas mißverstanden, frage ich nach, denn:
- Wer fragt, der führt. Also nicht nur selbst reden, sondern insbesondere den Kunden die Chance geben, ihre Wünsche und Ziele einzubringen. Hier helfen oftmals offene Fragen, um ein klares Bild von den Wünschen des Kunden zu erhalten.
- Für Ihre Führungskräfte auf der Messe gilt die alte Weisheit: Gar mancher Mensch ist wie verwandelt, wenn man menschlich ihn behandelt. Das gilt, gerade in Streßsituationen, für Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen. Also dem abgehetzten Mitarbeiter für seine wertvolle Leistung zwischendurch ein ehrliches "Danke schön!" entgegenbringen. Den gestreßten Kunden nicht auch noch mit einem druckvollen Verkaufsgespräch überfallen, sondern erst einmal den "Schonkaffee" anbieten.
Je nach Aufgabenstellung und Vorbildung der einzelnen Teilnehmer können die Trainingsinhalte unterschiedlich intensiv in ein- oder mehrtägigen Trainings angeboten werden. Hier gilt die Regel: Besser zuviel wiederholen, als zuviel vergessen. So sollten auch geübte und gut ausgebildete Vertriebsmitarbeiter vor einem Messeeinsatz zumindest die Messeziele vermittelt bekommen. In der täglichen Hektik schleifen sich altgewohnte Verhaltensweisen schnell wieder ein. Eine gemeinsame Auffrischung der vorgenannten Trainingsinhalte zu Kommunikation und Verhalten stärkt darüber hinaus die Teamorientierung und sichert Ihnen eine homogene Leistung über die ganze Messedauer. Das läßt sich durchaus schon in einem eintägigen, konzentrierten Messe-Briefing verwirklichen. Eine genaue Absprache der Trainingsinhalte sollte dann auf jeden Fall vorher erfolgen.
Wenn Sie es schließlich schaffen, daß alle darauf brennen, mit ihrem Einsatz - persönlich und im Team - zum Messeerfolg beizutragen, dann ist die Vorbereitung geschafft.
Jetzt kann sie kommen: Ihre Messe.
Vier Schritte zum erfolgreichen Messebriefing
1. Messeziel und Ergebnis definieren
2. Weg und Schritte dorthingehend ableiten
3. Ziel und Maßnahmen dem Team vermitteln
4. Messeteam trainieren
Messe bedeutet auch ...
- Jede Menge Kunden und potentielle Kunden
- Eine besondere Möglichkeit zur Imagepflege
- Die nächste, herausragende Gelegenheit, Produkte und
Leistungen zu präsentieren
- Die Pflege und Intensivierung von Geschäftsbeziehungen
- Eine "Belohnung" für die Teilnehmer, denn nur die Besten dürfen hin
- Eine besondere Gelegenheit für jeden Teilnehmer, sich selbst
und andere besser kennenzulernen
- Für jeden Teilnehmer die Pflicht, sein Bestes zu geben.
- Viel Spaß
*Regine Lorenz, Personality- & Competence Training,
Unterföhring.