Bei der Verwaltung von Geschäftsinformationen stehen Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen. Speicherspezialist Iron Mountain zeigt, wie Ihre Kunden in fünf Schritten zu einem effektiven Dokumentenmanagement kommen.
Die fünf Stufen der Dokumentenpyramide
Die Basis der Pyramide bildet die spezifische Bedarfsanalyse - der Anfang jedes Informationsmanagementprozesses. Bereits mittelständische Unternehmen haben heutzutage mit einer wahren Flut an Dokumenten zu kämpfen. Für die Verantwortlichen selbst ist es oft schwer, den Überblick zu behalten und Unterlagen wiederzufinden. Ein externer, auf diesem Gebiet erfahrener Partner kann hier wertvolle Unterstützung bei der Entwicklung von geeigneten Prozessen leisten, um einen schnellen Zugriff auf die Dokumente sowie die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien sicherzustellen.
Die zweite Stufe betrifft einen zentralen Punkt, die Sicherheit - schließlich ist die Minimierung von Geschäftsrisiken von zentraler Bedeutung für jedes Unternehmen. Gefahren drohen beispielsweise, sobald Dokumente zur Digitalisierung verschickt werden. Denn während des gesamten Prozesses können Dokumente verloren gehen oder durcheinander gebracht werden. Durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister lassen sich die einzelnen Schritte - Lagerung, Digitalisierung und Archivierung - an einem Ort zentral bündeln und die genannten Risiken reduzieren. So verlässt das Dokument zu keinem Zeitpunkt das sichere Archiv und dessen Schutz ist durchgehend gewährleistet.
- <b>988 Exabyte weltweit:</b> In einer im März veröffentlichten Studie errechnete das Marktforschungsinstitut IDC, welche Datenmengen auf den Speichern der Erde liegen. Demnach sollen es im Jahr 2006 etwa 161 Exabyte (161.000.000.000.000 MB) gewesen sein. Für 2010 prognostizierte man 988 Exabyte – knapp eine Billiarde Megabyte.
- <b>Kein echtes Maß:</b> Die traditionell in Zoll angegebene Größe von Festplatten hat nichts mit ihrer physikalischen Größe zu tun. Sie ist ein Formfaktor. Eine 3,5-Zoll-Platte zum Beispiel ist genau 10 Zentimeter breit – das entspricht 3,937 Zoll.
- <b>Die erste Festplatte der Welt:</b> Die "IBM 350" wurde 1956 als Teil des Großrechners IBM 305 RAMAC in Betrieb genommen. Zwei separate Köpfe lasen und schrieben die Daten auf 50 Magnetscheiben, die mit 1.200 Umdrehungen pro Minute rotierten. Die Kapazität: 4,4 Megabyte. Der Speicherplatz wurde vermietet.
- <b>Kalkulierte Rechenfehler:</b> Bei der Berechnung von Kapazitäten verwenden Festplattenhersteller Potenzen zur Basis 10. Ein Gigabyte entspricht 10 hoch 9 Byte. Computer rechnen aber zur Basis 2. Ein Gigabyte entspricht hier 2 hoch 30 oder 1.073.741.824 Byte. 250-Gigabyte-Festplatten haben in Wirklichkeit also nur eine Kapazität von etwa 232 Gigabyte.
- <b>Moore'sches Gesetz gilt auch für Festplatten:</b> Die maximale Kapazität von Festplatten verdoppelt sich etwa alle 12 Monate – und das schon seit Jahren. Die derzeit größten handelsüblichen Harddisks fassen zwei Terabyte.
- <b>Rapider Preisverfall:</b> Ein Gigabyte Festplattenkapazität gibt es heute bereits ab etwa 10 Cent. Die von Seagate 1980 vorgestellte "ST506", eine 5,25-Zoll-Platte mit 5 Megabyte Kapazität, kam auf etwa 250 Euro pro Megabyte.
- <b>Die kleinste Festplatte:</b> Im Januar 2004 zeigte Toshiba auf der Consumer Electronics Show in Las Vegas eine 0,85-Zoll-Festplatte mit 4 Gigabyte Kapazität. Die Mini-Platte schaffte es als kleinste Festplatte aller Zeiten ins Guinness-Buch der Rekorde - und in die Serienfertigung.
- <b>Optimale Temperatur:</b> Google wertete 2007 die Daten von etwa 100.000 Festplatten aus seinen Rechenzentren aus. Unter anderem kam dabei heraus: Festplatten leben bei einer Betriebstemperatur von 40 Grad Celsius am längsten. Schlecht für die Lebensdauer: mehr als 45 oder weniger als 30 Grad Celsius.
- <b>Mikroskopischer Abstand:</b> Der Abstand zwischen dem Schreib-Lese-Kopf und der Oberfläche der Magnetscheiben beträgt bei heutigen Festplatten 10 Nanometer. Ein menschliches Haar hat übrigens eine Dicke von 50.000 Nanometern.
Die dritte Stufe der Pyramide sind Hybridlösungen. Sie vereinen zwei Vorteile: die Kostenersparnis durch das Auslagern von Dokumenten verbunden mit der Möglichkeit, Akten direkt an ihrem Aufbewahrungsort zu digitalisieren - und Unternehmen unmittelbaren Zugriff auf ihre Informationen zu gewährleisten. Zudem umgehen Unternehmen damit die Schwierigkeiten, die entstehen, wenn Dokumente und Informationen unstrukturiert, in digitaler und nicht-digitaler Form, in unterschiedlichen Formaten und über verschiedene Aufbewahrungsorte hinweg verteilt sind.
- In den letzten fünf Jahren wurden rund 50.000 Petabyte an Speicherplatz verkauft. Laut Symantec werden die Daten darauf zu 75 Prozent auf unbefristete Zeit gespeichert. Das sind immerhin noch 37.500 Petabyte – Wäre das Volumen auf Magnetbänder gespeichert, hätte man genug Tape, um es 13 Mal von der Erde zum Mond und zurück zu spannen. Dann bliebe immer noch genug übrig, um sieben Mal damit die Erde zu umwickeln.
- Das menschliche Gehirn schafft es immerhin, circa vier Terabyte zu speichern, also rund 4.096 GB. Dies entspricht der Datenmenge, die auf 935 DVDs Platz hat.
- Mehrere Personen haben versucht die gesamte Datenmenge im Internet in Gramm umzurechnen. Heraus kamen überraschend niedrige Zahlen: Je nach Autor soll das Gesamtgewicht des Internets zwischen 0,00005 und 50 Gramm liegen.
- Das älteste magnetische Festplattenlaufwerk, die „IBM 350“kam 1956 auf den Markt. Bei der Größe eines Kühlschranks konnten damals lediglich 4,4 MB gespeichert werden. Wenn man 1 GB Speicherplatz erwerben wollte, kostete das 10 Millionen Dollar.
- Heutige 2,5-Zoll-Laufwerke messen 10 x 7 Zentimeter und können Daten bis zu einer Menge von einem Terabyte speichern. Ein Gigabyte ist je nach Platte und Größe für 10 bis 30 Cent zu haben. Wer eine schnelle Flash-Festplatte (SSD) vorzieht, zahlt immerhin noch zwei bis zehn Euro pro GB.
- Während es 51 Jahre gedauert hat, ein Laufwerk zu entwickeln, das ein Terabyte fassen kann, dauerte es anschließend nur zwei weitere Jahre, um das Speichervolumen auf zwei Terabyte aufzustocken.
- Das erste Laufwerk, das endlich mit einer Speicherkapazität von einem GB aufwarten konnte, wurde erst 1980 von IBM entwickelt. Es wog 250 Kilogramm – so viel wie ein ausgewachsenes Löwenmännchen.
- Auf eine CD passen genau 74 Minuten Musik. Warum eigentlich? Angeblich ließ Sony dies so entwickeln, weil das Lieblingsmusikstück des damaligen Vizepräsidenten – die neunte Symphonie von Beethoven in einer Version von Wilhelm Furtwängler – eben genau so lange dauerte.
- Schon seit Jahren wird Tesafilm als Speichermedium der Zukunft gehandelt. Das Klebeband ist temperaturbeständig, weist eine große Reinheit auf und hat genau die richtige Dicke. Ein kommerzielles Storage-Produkt auf Tesa-Basis gibt es aber bis heute nicht.
- In nicht allzu ferner Zeit soll ein Bakterium mit dem schönen Namen Deinococcus radiodurans als Datenspeicher in der Informationstechnik genutzt werden. US-amerikanischer Forscher hatten bereits erste Erfolge: Sie übersetzten ein amerikanisches Kinderlied in den genetischen Code des Bakteriums und schleusten die Sequenz in das Bakterium ein. Die Strophen des Kinderlieds konnte man noch nach 100 Bakteriengenerationen unverändert wieder auslesen.
Die vierte Stufe bildet der Zugriff für Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist es besonders wichtig, jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen zu können. Über ein zentrales Management-Tool und Dokumenten-Scans nach Bedarf können externe Dienstleister den Zugriff auf Informationen sicherstellen - unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.
Die fünfte und letzte Stufe stellen die High-Level-Funktionen von Managementlösungen dar, die vor allem in großen Organisationen zur Steuerung des Informations-Workflows wichtig sind. So sollten Verantwortliche verschiedene Benutzerrollen je nach den Zuständigkeiten der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens definieren. Dadurch ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die jeweiligen Informationen haben. Darüber hinaus erfüllen Systeme wie Iron Mountain Connect alle Ansprüche an die gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. (haf)