ANDERNACH: Die elektronische Poststelle ist in den meisten Unternehmen noch eine Vision. Das computergestützte Dokumentenmanagement hat sich bis heute noch nicht auf breiter Front durchgesetzt. Nach Ansicht von Jürgen Kleinsteuber, Abteilungsleiter bei der SHD Datentechnik GmbH in Andernach, wird sich das aber ändern.? Sie behaupten, computergestütztes DMS, sprich Dokumenten-Management, werde bald so selbstverständlich sein wie telefonieren. Worauf stützen Sie Ihre These?
KLEINSTEUBER: Es ist Tatsache, daß immer noch 90 Prozent aller Papierbelege in ihrer Urform als Papierdokument in Ordnern und Ablagekästen aufbewahrt werden. Ihre geordnete Ablage gehört zu den unbeliebtesten Muß-Arbeiten eines jeden Büros. Noch mühevoller ist der Zeit- und Wegeaufwand, wenn Sachbearbeiter auf alte Belege zurückgreifen und diese in mehr oder weniger staubigen Kellerumgebungen heraussuchen müssen.
? Können sich den technischen Aufwand für DMS nicht nur große Unternehmen leisten?
KLEINSTEUBER: In der Pionierzeit von DMS war das der Fall. Heute gibt es Lösungen auch für kleine Firmen und sogar für Privatpersonen.
? Zu welchen Kosten?
KLEINSTEUBER: Wenn Sie etwa unser Programm "Proxess privat" nehmen, liegen Sie bei weniger als 80 Mark, die nächsthöhere Version, "Proxess Office", gibt es in einer schlanken Version für 248 Mark, die umfangreiche Version liegt bei 698 Mark. Bei den Proxess-Versionen für große Unternehmen mit vielen Anwendern und sehr hohem Belegaufkommen ist mit Programmkosten ab 9.750 Mark zu rechnen.
? Noch mal zurück zu Ihrer Telefon-These. Wie wird denn nach Ihrer Meinung Dokumenten-Management zukünftig angewandt werden?
KLEINSTEUBER: Wenn ein Telefon klingelt, sind wir gewohnt, den Hörer abzunehmen, um eine Botschaft zu empfangen.Verglichen mit der täglich eingehenden Korrespondenz, werden wir uns daran gewöhnen, diese nach ihrer Bearbeitung beziehungsweise Verteilung nicht mehr in ihrem papiernen Zustand zu belassen. Anders ausgedrückt: Jedes eingehende Papierdokument wird beim Empfänger ein "Klingelzeichen" für seine Digitalisierung, sprich fürs Scannen auslösen.
?Verkehrt sich dann nicht die Reihenfolge der bisher gewohnten Korrespondenzerledigung?
KLEINSTEUBER: Ja, das ist eine der Hauptvoraussetzungen für sinnvolles Dokumenten-Management im Unternehmen.
Die Reihenfolge muß somit lauten: Posteingang, zentrales scannen, speichern im Computersystem, hausinterne Postzustellung der digitalisierten Korrespondenz in die zuständigen Abteilungen.
?Die Adressaten bzw. die zuständigen Sachbearbeiter bekommen demnach das Originalschreiben gar nicht in die Hand?
KLEINSTEUBER: Nein. Das ist ja auch nicht zwingend notwendig.
? Gibt es für DMS irgendwelche Beschränkungen?
KLEINSTEUBER: Technisch gesehen kaum. Auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach AO und HGB können problemlos erfüllt werden. Überall wo Papierbelege zu archivieren, wiedervorzulegen und zu bearbeiten sind, ist Dokumenten-Management sinnvoll und wirtschaftlich.