Aufgrund des zunehmenden Wettbewerbsdrucks ist Wissen in Unternehmen aller Größenordnungen zu einem wichtigen Wirtschaftsfaktor geworden: Je besser Mitarbeiter informiert sind, um so motivierter und effizienter arbeiten sie. Die moderne Variante der Wissensvermittlung ist das Intranet. Dort sind im Prinzip alle Informationen vorhanden, und die Volltextsuche ermöglicht durch sekundenschnelles Navigieren auch einen bequemen Zugriff darauf. Intranets bilden daher das Rückgrat eines effektiven Informations-Managements.
In den meisten Unternehmen existiert jedoch der sprichwörtliche Flaschenhals, der verhindert, dass alle Informationen auch rechtzeitig ins Netz gelangen. Die von den einzelnen Abteilungen aufbereiteten Inhalte gehen nämlich zuerst über den Schreibtisch des Web-Administrators, der das Ganze anschließend ins Intranet stellen muss. Schon allein durch die dabei anfallenden großen Mengen ist ein Systemverwalter oft überfordert und kann nicht selten überhaupt keine Aussagen über die Relevanz der Dokumente machen: Rückfragen sind notwendig, Verzögerungen vorprogrammiert.
An passenden Werkzeugen fehlt es oft
Die Infrastruktur-technischen Voraussetzungen für ein effizientes Informations-Management sind in Form von Intranets in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Was sie aber noch benötigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind ausgereifte Werkzeuge, mit denen sich Websites richtig gestalten, entwickeln und verwalten lassen. Mit heutigen leistungsstarken visuellen Designprogrammen können auch Anwender ohne HTML-Kenntnisse problemlos und innerhalb kürzester Zeit Web-Seiten erstellen. Dabei können diese Web-sites außer Texten und grafischen Elementen auch Daten aus SQLDatenbanken oder MS-Office-Dokumenten enthalten.
Da mittlerweile alle Website-Aufbauwerkzeuge über Designer-Qualität verfügen, ist die "Teamfähigkeit" eines Produkts das entscheidende Auswahlkriterium. "Ein Intranet steht und fällt mit der Klarheit des Rollen- und Kommunikationskonzepts", sagt Markus Strauss, Consultant im Bereich Web-Programmierung bei Di Magno und Nobis in Leverkusen. Er fordert: "Fachabteilungen sollten heute ihre Inhalte selbst einspielen können, ferner ist es unabdingbar, allen Beteiligten ‘Rollen’ zuweisen zu lassen, aber auch Freigabeprozesse und Workflows müssen automatisiert ablaufen. Dann erst ist sichergestellt, dass jede Information rechtzeitig zur Verfügung steht und das Intranet zum effektiven Informationsmedium wird."
Das Beratungsunternehmen Di Magno und Nobis hat sich für den Vertrieb von Net Objects’ Authoring Server entschieden. Diese Software bietet eine Plattform, auf der Mitarbeiter aller Abteilungen entsprechend ihren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kenntnissen ihre Inhalte beisteuern können.
Gruppenfähigkeit unbedingt notwendig
Im Gegensatz zum Website-Konstruktionswerkzeug von Net Objects konzentrieren sich viele andere Authoring-Angebote - beispielsweise Microsofts Front Page oder Macromedias Dreamweaver - auf Eigenschaften, die eher für den individuellen Web-Entwickler geeignet sind. Auch Lösungen, von denen behauptet wird, dass sie teamorientiert arbeiten, bieten lediglich etwas mehr als "File-locking"-Schemata, die es nur einer Person erlauben, an einer bestimmten Datei zu arbeiten. Derartige Desktop-Hilfsmittel eignen sich ausschließlich für die Arbeit an einzelnen Dokumenten, etwa Geschäftsberichten oder Marketing-Präsentationen.
Eine Website besteht jedoch aus mehren Hundert bis Tausend solcher Dateien. Um Intranets durch ein Teamkonzept erstellen zu können, benötigt man deshalb eine Multiuser-Umgebung, die Entwickler und Mitarbeiter gleichermaßen unterstützt. Es ist ferner notwendig, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig Dokumente bearbeiten können. Entsprechende Multiuser-Tools und integrierte Sicherheitsmodi sorgen für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Website.
"Wirklich gute Website-Aufbauwerkzeuge unterstützen Workflows und begleiten so das Erstellen einer Intranet-Seite von der Konzeption über das Design bis hin zur Veröffentlichung", erklärt Herbert-Karl Kainz, technischer Direktor bei der Eggs Unimedia Schilling und Partner Service GmbH in München. "Kritische Websites können auf diese Weise vor dem Publizieren einen Freigabeprozess durchlaufen, außerdem lassen sich so genannte Cross-Links einbauen, also Referenzen von einer Intranet/Internet-Seite auf eine andere. Damit können multiple Websites aufgebaut und bei Bedarf von einer einzigen Stelle aus verwaltet werden", fasst Kainz seinen Forderungskatalog zusammen.
Aufgrund der rollenbasierten Zugriffs- und Rechteverwaltung können Mitglieder von Arbeitsgruppen damit genau auf den für ihre Aufgaben zugeschnittenen Bereich zugreifen und ohne die Gefahr von Fehlbedienungen ihre Intranet-Seiten neu gestalten oder aktualisieren. Die Bearbeitung von Masken oder unternehmensweiten Stilvorlagen lässt sich umgekehrt auf bestimmte Gruppen einschränken, so dass einheitliche Gestaltungsprinzipien immer eingehalten werden. Professionelle Tools gewährleisten dabei, die Zugriffsrechte bis auf die Ebene einzelner Websites zu differenzieren, und eignen sich vor allem für den Aufbau komplexer Intranet-Strukturen, an denen erfahrungsgemäß viele Personen beziehungsweise Abteilungen mitwirken. Gute Webdesign-Werkzeuge stellen dabei Entwicklern eine kontrollierbare, teamorientierte Entwicklungsumgebung zur Verfügung und integrieren alle Teilnehmer in den Entwicklungsprozess:
-Autoren aus verschiedenen Abteilungen liefern den Großteil der Informationen für die Website.
-Das Intranet-Web-Team ist zuständig für die Basisarchitektur, die Gestaltung und die Struktur der Website.
-Die IT-Abteilung verwaltet Client-Server-Hardware und Netzwerk-Infrastruktur
Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium ist die Anbindung und Integration von Datenbanken und Applikationsservern. Denn dann ist eine Website-Konstruktionslösung nicht nur bei der Erstellung von einzelnen Webseiten hilfreich, sondern - um bekannte Datenbanken und Server ergänzt - erleichtert sie auch die Entwicklung einer dynamischen Web-Anwendung. Alle gängigen Datenbanken wie Oracle, IBMs DB2, Microsofts SQL Server, Systeme von Informix und Sybase sowie die meisten anderen ODBC/JDBC-Datenbanken müssen hierbei unterstützt werden. Durch Nutzung von Applikationsservern wie IBMs Web Sphere, Lotus Domino, Allaires Cold Fusion oder Microsofts IIS/ASP sollte das Website-Design-Werkzeug weitgehend Hersteller-unabhängig agieren. Erweitert um professionelle, aber kostengünstige Website-Aufbauwerkzeuge bietet das Intranet als Informationsmedium die optimale Basis, um Wissen unternehmensweit zu generieren und zur Verfügung zu stellen. Dadurch können Unternehmen im immer härter werdenden Wettbewerb besser bestehen und selbst kleine und mittlere Betriebe schneller auf neue Marktgegebenheiten reagieren.
Mit den oben erwähnte Werkzeugen müssen Anwenderteams jedoch auf einfache Weise Web-Seiten aufbauen, pflegen und verwalten können. Professionelle Tools, die vor allem über Teamfähigkeit verfügen sollten, sind dabei insbesondere für Unternehmen geeignet, in denen meist mehrere Abteilungen bei der Erstellung der Web-Seiten zusammenarbeiten.
www.netobjects.de
www.microsoft.com/frontpage
www.macromedia.com/dreamweaver
www.dn-consulting.com
www.eggs.de
* Detlef Sandern ist DV-Journalist in Martinsried bei München.