Foto: XS_babimu - Fotolia.com
Gute Nachrichten für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Chefs können ihren Beschäftigen jetzt Smartphones oder Tablet-PCs als Arbeitsmittel steuer- und beitragsfrei zur Verfügung stellen - auch wenn die Geräte vorwiegend privat genutzt werden. Hintergrund ist eine kürzlich erfolgte Änderung des Einkommensteuergesetzes, die rückwirkend ab dem Jahr 2000 in allen noch offenen Steuerfällen gilt. Bei zukünftigen Lohnrunden eröffnen sich neue Möglichkeiten für steuerfreie Extras oder Gehaltsumwandlungen.
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten jetzt prüfen, inwieweit sie von den gesetzlichen Neuerungen profitieren können. Voraussetzung ist, dass die Geräte und Programme formal dem Arbeitsgeber gehören und auch für und in dessen Betrieb eingesetzt werde. Von Unterhaltungselektronik ohne konkreten geschäftlichen Bezug sollte besser Abstand genommen werden. Je offenkundiger der Entertainment-Faktor ist, desto kritischer werden Finanzbehörden nachfragen. Werden die Bedingungen eingehalten, bleiben die Kosten für Geräte, Software und laufenden Betrieb lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (siehe unten "An diesen Kosten beteiligt sich der Fiskus").
Unternehmen können die Überlassung von multimedialem Equipment zur Entgeltoptimierung nutzen. Deshalb stellen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern multimediale Geräte als indirekte Gehaltserhöhung zur Verfügung. Während Arbeitgeber hierdurch die Lohnnebenkosten senken, werden Arbeitnehmer von den privaten Kosten entlastet. Alternativ können Unternehmen und Arbeitnehmer vereinbaren, das Arbeitsentgelt um den Wert der Nutzungsüberlassung oder in Höhe der vereinbarten Kostenübernahme zu reduzieren.
Der besondere Clou: Selbst eine rein private Nutzung der überlassenen Arbeitsmittel führt nicht zur Lohnsteuer- und Beitragspflicht. Anders verhält es sich mit der Umsatzsteuer. Überlässt der Chef dem Mitarbeiter etwa ein iPad, obwohl der Arbeitnehmer es nicht für seine berufliche Tätigkeit benötigt, wird Umsatzsteuer fällig. Es ist nur dann keine Umsatzsteuer abzuführen, wenn die Überlassung der Arbeitsmittel aus überwiegend betrieblichem Interesse erfolgt. Mit plausiblen Nachweisen wappnen sich Arbeitgeber vor kritischen Nachfragen der Finanzbehörden.