iPhone / iPad-Praxis: Kontakte richtig verwalten und synchronisieren

Die Verwaltung der eigenen Kontakte sowie die Synchronisierung der Kontakte mit verschiedenen E-Mail-Konten gehören zu den permanenten Herausforderungen von Smartphone-Besitzern. Unter anderem müssen die unterschiedlichen Plattformen wie Exchange, Google Mail oder Lotus Notes berücksichtigt werden.

Wechseln Sie das Smartphone oder aktualisieren Sie die Software, muss sichergestellt sein, dass Ihre Daten erhalten bleiben. Durch die Synchronisierung mit E-Mail-Konten, geht das auf iPhones/iPads besonders einfach.

Prinzipiell lassen sich mit den iOS-Geräten iPhone und iPad Kontakte problemlos verwalten und mit verschiedenen Systemen und Apps synchronisieren. Änderungen auf den Endgeräten übernimmt der entsprechende E-Mail-Server bei der nächsten Synchronisierung automatisch. Sollen Kontakte gesichert, von anderen Handys übertragen, gruppiert oder gesichert werden, ist überlegtes Handeln empfehlenswert. Ohne Sicherung gehen schnell Kontakte verloren oder werden gruppiert. Zeitaufwendige Nacharbeit ist dann angesagt.

Verwenden Sie die iCloud-Sicherung auf iPhones, lassen sich Kontaktdaten schnell und einfach bei einer Wiederherstellung des Smartphones zurückholen. Das heißt, am sichersten sind Sie bei der Sicherung Ihrer Kontakte, wenn Sie Ihre Geräte in die iCloud sichern und zusätzlich E-Mail-Konten verwenden, mit denen Sie Kontakte synchronisieren können.

Kontakte mit iPhone synchronisieren

iOS-Geräte unterscheiden zwischen Kontakten auf dem Server und Kontakten, die explizit auf dem iPhone angelegt sind beziehungsweise wurden.

Generell ist es empfehlenswert, möglichst nur eine zentrale Quelle für die Datensynchronisierung zu wählen. Es ist aber problemlos möglich, auch mehrere Quellen zu verwenden um die Kontakte auf dem iPhone synchron zu halten.

Wenn Sie von einem angebundenen E-Mail-Konto die Kontakte synchronisieren wollen, legen Sie dies über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender\<Name des Kontos> fest.

Unterstützt das entsprechende E-Mail-Konto eine Synchronisierung der Kontakte, können Sie diese für das entsprechende E-Mail-Konto aktivieren oder deaktivieren. Verwenden Sie IMAP oder beherrscht das Konto keine Kontakte-Synchronisierung, wird die Schaltfläche nicht angezeigt.

Anschließend können Sie festlegen, wie das iPhone die Kontakte anzeigen oder sortieren soll. Hier bestimmen Sie auch das Standardkonto, mit dem das iPhone Kontakte synchronisiert, die Sie ihrerseits auf dem iPhone anlegen. Die Einstellungen dazu finden Sie direkt über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender im Bereich Kontakte.

iPhone und Exchange - vorgeschlagene Kontakte, globale Adressliste

Unternehmen, die auf Exchange oder Office 365 setzen, haben mit iPhones/iPads die Möglichkeit, Kontakte besonders effizient zu verwalten. Kontakte, die Anwender in Exchange-Konten über Outlook anlegen, synchronisieren iPhone und iPad automatisch über Exchange ActiveSync. Bei Änderungen übernimmt der Exchange-Server oder auch Office 365 bei der nächsten Exchange-ActiveSync-Synchronisierung die Daten, und zwar in beide Richtungen.

Zusätzlich synchronisieren iPhones/iPads auch die vorgeschlagenen Kontakte in Outlook/Exchange. Dabei handelt es sich um die E-Mail-Adressen, denen Sie E-Mails gesendet haben, ohne dass die Adresse als Kontakt gespeichert ist. Senden Sie erneut eine E-Mail an den entsprechenden Kontakt und geben den ersten Buchstaben ein, ergänzt das iPhone die Adresse automatisch. Die Funktion arbeitet optimal mit Outlook 2010 und 2013 sowie Exchange 2010 und 2013 zusammen. Das heißt, Sie sehen die abgespeicherten Kontakte in Outlook, aber auch, wenn Sie auf dem iPhone/iPad eine neue E-Mail schreiben.

Wer mit Outlook 2010 oder Outlook 2013 arbeitet, kennt diese Funktion. Im Ordner Vorgeschlagene Kontakte der Kontakteverwaltung speichert Outlook jene E-Mail-Adressen, zu denen Sie elektronische Post gesendet haben. Erstellen Sie eine neue E-Mail und tippen den ersten Buchstaben in das Adressfeld ein, zeigt Outlook Vorschläge mit passenden Buchstaben an, die Sie beim Versenden auswählen können.

Genauso funktioniert die Funktion auch mit iPhone/iPad, wenn Sie die vorgeschlagenen Kontakte synchronisieren lassen. In Outlook 2007 und früheren Versionen hat Outlook diese Daten in .nk2-Dateien gespeichert, die im Profil abgelegt waren. Outlook 2010 und 2013 legen diese Daten unter Vorgeschlagene Kontakte direkt in der Outlook-Datendatei beziehungsweise im Exchange- bzw. Office-365-Postfach ab und synchronisiert den Ordner auch mit iPhones/iPads, sodass diese ebenfalls mobil zur Verfügung stehen.

Sie haben mit iPhones/iPads zudem Zugriff auf die globale Adressliste des Exchange-Servers. Um diese zu durchsuchen, starten Sie die Kontakte-App und klicken auf Gruppen\Globale Adressliste:<Exchange-Konto>. Anschließend können Sie nach dem entsprechenden Namen suchen.