Seit 2002 dürfen Finanzämter auf elektronisch gespeicherte Daten zugreifen. Unternehmen müssen darauf achten, steuerrelevante Daten so zu archivieren, dass ein unmittelbarer Zugriff gewährleistet ist. Ebenso müssen Hardware- und Softwaresysteme über einen Zeitraum von zehn Jahren die elektronische Steuerprüfung erlauben. Bei einem Verstoß gegen diese Vorschriften drohen Zwangsgelder bis zu 25.000 Euro. Darauf weist die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei SH+C Schwarz Hempe & Collegen Gmbh hin.
Umstellung auf digitale Betriebsprüfung
In ganz Deutschland laufen die Umstellungen auf die digitale Betriebsprüfung seitens der Finanzbehörden auf Hochtouren. Im Hinblick auf die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sind in einigen Bundesländern wie zum Beispiel in Bayern bereits alle Betriebsprüfer in der Prüfsoftware IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) geschult. Darüber hinaus hat die Finanzverwaltung neue Notebooks erhalten, die auf dem aktuellen Stand sind. Eine zentrale Makrosammlung, also automatisierte Prüfungsabläufe, befindet sich bei der Finanzverwaltung derzeit in Aufbau. Der Vorteil: Von versierten Prüfern entwickelte Lösungen stehen Kollegen ohne großen Aufwand zur Verfügung.
Nach Auffassung von Alexander Finger, Rechtsanwalt und Steuerexperte bei SH+C, müssen sich Unternehmen schnellstmöglich auf die digitale Betriebsführung vorbereiten, denn spätestens in zwei bis drei Jahren werde bei den Prüfern eine erhebliche Routine im Umgang mit IDEA vorhanden sein. "Unternehmen, die sich darauf nicht einstellen, laufen Gefahr, sich dem Vorwurf der Nichterfüllung der GDPdU auszusetzen", warnt Finger.
Vor allem zwei Fragen müssten rechtzeitig geklärt werden, um beispielsweise bei einer Betriebsprüfung in 2007 Daten aus dem Jahr 2005 GDPdU-konform bereitstellen zu können: Wie müssen digitale Unterlagen zur Verfügung gestellt und in welcher Weise müssen sie archiviert werden. Zu klären sei außerdem, so Finger, was steuerrelevante Daten genau sind.