Aufbewahrungspflicht zehn Jahre
Grundsätzlich haben die Finanzbehörden drei Möglichkeiten, auf digital gespeicherte Unterlagen zuzugreifen, deren Aufbewahrungspflicht zehn Jahre (unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse) beziehungsweise sechs Jahre (unter anderem Geschäftsbriefe) beträgt.
Unmittelbarer Zugriff (Z1): Hierbei muss der Steuerpflichtige dem Prüfer einen Zugriff auf die im Unternehmen eingesetzte Hardware sowie auf die Buchhaltungsdaten (einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen) zur Verfügung stellen und den Prüfer in das Datenverarbeitungssystem einweisen. Dabei muss der Prüfer in die Lage versetzt werden, die im Buchführungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichten zu nutzen. Der Prüfer arbeitet also am laufenden Datenverarbeitungssystem des Unternehmens.
Mittelbarer Zugriff (Z2): Hierbei handelt es sich um einen Z1-Zugriff mit dem Unterschied, dass nicht der Prüfer die IT-Anlage bedient, sondern der Steuerpflichtige oder ein vom Steuerpflichtigen beauftragter Dritter. Die Kosten hierfür trägt der Steuerpflichtige.
Datenträgerüberlassung (Z3): Dem Prüfer sind alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen in maschinell auswertbarer Form (zum Beispiel auf CD oder DVD) zur Verfügung zu stellen. Dabei ist darauf zu achten, dass die überlassenen Daten in einem gängigen Datenformat vorliegen, welches die Finanzverwaltung verarbeiten kann. Dies sind unter anderem ASCII feste Länge, ASCII Delimited, EBCDIC feste Länge, EBCDIC Dateien mit variabler Länge, Excel, Access, dBASE oder Lotus 123.