Um dies zu vermeiden, empfiehlt Rechts- und Steuerexperte Alexander Finger zunächst einmal zu ermitteln, in welchem Unternehmensbereich steuerrelevante Daten (beispielsweise Buchhaltung, Registrierkassen, Zeiterfassungssysteme, E-Mail mit Rechnungen etc.) anfallen. Denn im Falle einer digitalen Betriebsprüfung ist es wichtig, diese von Daten trennen zu können, die für die Besteuerung nicht relevant sind. Anschließend ist zu prüfen, in welchem Format und auf welchem Medium die vorhandenen IT-Systeme die steuerrelevanten Daten speichern und ausgeben können. In einem dritten Schritt muss geprüft werden, ob der Zugriff auf die so gespeicherten Daten nach Z1 bis Z3 auch möglich ist und sämtliche Daten dauerhaft und unverändert zur Verfügung stehen. Einen Systemwechsel, zum Beispiel der Buchhaltungssoftware, sollten Unternehmen nur in vorheriger Abstimmung mit der Finanzverwaltung vornehmen und klären, rät Finger. Erst danach können alte Systeme außer Betrieb genommen werden.
Gefordert sind nicht nur Unternehmen, sondern auch die Zunft der Steuerberater. Sie müssen in Zukunft das Know-how haben, um die digitalen Prüfungsprotokolle beurteilen zu können und entsprechende Fehlinterpretationen eines Betriebsprüfers entkräften können. "IDEA kann zwar sehr gut Zahlen auswerten, aber die Frage der steuerlichen Bewertung und Qualifizierung muss weiterhin von menschlichem Sachverstand vorgenommen werden", so Finger. (mf)