"Vielen Unternehmern und Freiberuflern bereitet schon die Ankündigung einer Betriebsprüfung schlaflose Nächte", sagt Gerhard Wagner, Steuerberater und Rechtsbeistand bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH. Doch mit einer guten Vorbereitung kann der Betriebsinhaber schon einen entscheidenden Beitrag für den erfolgreichen Prüfungsverlauf leisten.
In der Regel kündigen sich die Prüfer einige Wochen vor der Betriebsprüfung telefonisch an und vereinbaren mit dem Betriebsinhaber oder dessen Steuerberater einen Termin für den Prüfungsbeginn. Zwischen der Prüfungsankündigung und dem Prüfungsbeginn sollte immer ausreichend Zeit für die Vorbereitung sein. Bei Großbetrieben sollten das mindestens vier Wochen und bei allen anderen Betrieben mindestens zwei Wochen sein. Bei der Festlegung des Prüfungsbeginns mit dem Finanzamt sollte bedacht werden, dass sich dieser mit keinen anderen wichtigen Terminen im Betrieb (z. B. Jahresabschlusserstellung) oder dem Urlaub des Inhabers überschneidet.
Im Anschluss an die Terminfestlegung ergeht dann in der Regel die Prüfungsanordnung. In ihr sind der Prüfungsbeginn, der Prüfungszeitraum (meist drei Wirtschaftsjahre), die zu prüfenden Steuerarten und der Name des Prüfers enthalten. Bei einer fehlerhaften Prüfungsanordnung kann der Steuerpflichtige dagegen Einspruch einlegen. Sehr früh sollten auch die Ansprechpartner für den Betriebsprüfer im Unternehmen festgelegt werden. Üblicherweise sind dies der Inhaber, der Steuerberater oder die im Betrieb mit dem Rechnungswesen betraute Person. "Unbedachte Äußerungen von Mitarbeitern können verheerende Auswirkungen haben", sagt Steuerexperte Wagner. Deshalb sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass nur diese benannten Personen auskunftsberechtigt sind und über sie die gesamte Kommunikation zwischen Betrieb und Finanzamt abgewickelt wird.