DORTMUND: In den 40 Jahren ihres Bestehens hat sich die Kühling Bürokommunikation GmbH vom Händler für Schreib- und Rechenmaschinen zum weit über die Grenzen des Ruhrgebiets hinaus aktiven Spezialisten für Dokumentenmanagement-Systeme entwickelt. Als Pioniere begannen die Dortmunder bereits vor zehn Jahren mit elektronischer Archivierung."Gerade in Deutschland, einem Land mit den höchsten Personalkosten weltweit, haben viele Unternehmen noch nicht begriffen, daß diese Ausgaben mit neuen Bürotechnologien drastisch gesenkt werden können", stellen die Geschäftsführer der Kühling GmbH, Uwe Kühling und Peter Mautsch, fest. Dazu komme, daß momentan in etlichen Unternehmen die Ressourcen unter anderem noch durch die Einführung von Baan, SAP/R3, des Euro und durch die Jahr-2000-Umstellung belegt seien.
"Die Zahlen, die in den letzten zwei Jahren für diesen Markt prognostiziert wurden, sind sicher hinter den Erwartungen zurückgeblieben", sagt Kühling. Doch das Potential in den Unternehmen sei da, und zur Jahrtausendwende rechnet er mit einem Boom der Dokumentenmanagement-Software. Diese Zeit wird in Dortmund auch dazu genutzt, sich auf die erwartete Entwicklung einzustellen. In den nächsten zwei Jahren ist die Einstellung von 35 neuen Mitarbeitern geplant. Weil die Räume knapp werden, wird in den nächsten Monaten das Firmengebäude um zwei Etagen aufgestockt.
Personalsuche ist ein Reizwort für Kühling und Mautsch: "Qualifizierte Mitarbeiter zu finden, ist eine Katastrophe. Wir haben es aufgegeben, selbst zu suchen und jetzt einen Headhunter beauftragt." Weil der Markt immer enger wird, legten sich Konzerne wie SAP oder Siemens Diplominformatiker frisch von der Uni "gleich dutzendweise auf Halde", erzählt Mautsch. Mittelständische Unternehmen, so die beiden Geschäftsführer, würden daher zunehmend Quereinsteigern wie Nachrichtentechnikern, Physikern oder auch Arbeitskräften, die sich EDV-Wissen am heimischen Wohnzimmertisch erarbeitet haben, eine Chance geben (müssen).
Das Know-How hört nicht bei Dokumenten-Management auf
"Da wir uns in heterogenen Netzen bewegen, müssen wir ein sehr hohes Niveau haben", beschreibt Mautsch die Qualifikation der Mitarbeiter. Alle Systemtechniker sind beispielsweise Novell- beziehungsweise Microsoft-zertifiziert und durchaus in der Lage, über den Tellerrand hinauszublicken. "Wir beschäftigen uns stark mit Internet, Intranet und Netzwerkkommunikation, weil gerade im Konzernumfeld Archivierung nicht mehr lokal gesehen werden kann", so der Geschäftsführer. Aus dem Zusammenwachsen der Anwendungen heraus ist auch die Zusammenarbeit mit Tobit entstanden. Gemeinsam mit dem Faxsoftwareanbieter aus Ahaus wurde eine Anwendung entwickelt, mit der Anwender ein- und ausgehende Faxe archivieren können. "Jetzt können wir so ganz nebenbei auch noch Tobit installieren."
Auch "so ganz nebenbei" haben die Dortmunder nach jahrelanger, vergeblicher Suche nach einem perfekten Warenwirtschaftssystem eine interne Abwicklungssoftware geschrieben.
"Die Standards, die wir uns vom Vertrieb über die Verwaltung bis hin zur Hotline und der internen Kommunikation gesetzt haben, müssen sich in einem EDV-System widerspiegeln", beschreiben die Manager den Hintergrund für diese teure Investition, die sich ihrer Meinung nach rentiert. "Wir können ein 40seitiges komplettes Angebot in weniger als fünf Minuten fertigstellen mit der Möglichkeit, es direkt zu e-mailen oder zu faxen."
Jeder Systemingenieur dokumentiert mit der Notebook-Lösung fortlaufend seine Tätigkeiten beim Kunden. Diese Berichte dienen zum einen als Tätigkeitsnachweis für den Kunden. Zum anderen werden die Informationen mit der Hauptdatenbank synchronisiert, stehen sofort für die Abrechnung zur Verfügung und werden zu einer chronologischen und vollständigen Dokumentation des Projekts zusammengefaßt. "In dieser kompletten Form gibt es keine entsprechende Software auf dem Markt", bemerkt Kühling. "Sie ist zwar auf unser Unternehmen zugeschnitten, es wäre aber kein großes Problem, sie marktgerecht umzuschreiben." Vielleicht ja in Zukunft ein neues Standbein?
Neun Schritte von der Theorie zur Praxis
"Um reibungslose Abläufe im Geschäft darstellen zu können, haben wir aus den Erfahrungen der letzten zehn Jahre ein Neun-Phasen-Konzept zur Projektrealisierung entwickelt", erklärt Kühling. In der ersten Stufe wird der Kunde über Dokumentenmanagement-Systeme, also elektronische Archivierung und Workflow-Management, informiert und formuliert seine eigenen Zielvorstellungen. Auf Basis einer Ist-Analyse (zweite Phase) entwickelt die Projektabteilung im dritten Schritt ein detailliertes Konzept.
In der vierten und fünften Phase werden Installationsvorbereitungen getroffen, die notwendigen Hard- und Softwaretests durchgeführt und schließlich die Hard- und Softwarekomponenten installiert. Danach steht als sechster Punkt die Schulung der Anwender und Administratoren auf dem Programm. In einem siebten Schritt wird das System inklusive der technischen und organisatorischen Dokumentationen an den Kunden übergeben. In der achten Phase beginnt die After-Sales-Betreuung. Ein Abschlußgespräch dient der "Manöverkritik". Der Kunde kann Serviceleistungen wie die Übernahme in die hauseigene Hotline, die Fernwartungsbetreuung und Ersatzgerätestellung in Anspruch nehmen. Die neunte Stufe ist optional und beinhaltet die Verfahrensdokumentation für das Finanzamt. "Wir stellen mit diesem Konzept einen hohen Anspruch an uns, was der Kunde auch realisiert und woran er uns mißt. Das trägt sicher ebenfalls zu dem Erfolg bei, den wir im Markt haben", meinen Kühling und Mautsch nicht ohne Stolz.
Aus dem Vertrieb von Hardware halten sich die Dortmunder weitgehend heraus - mit der Ausnahme von spezieller Imaging-Hardware wie Hochleistungsscanner und Jukeboxen. Der umfangreiche Hardwarepark, den das Unternehmen sich leistet, dient einerseits dazu, den Kunden innerhalb von Stunden ein Ersatzgerät liefern zu können. Andererseits "sollen die Interessenten bei uns alle technischen Möglichkeiten bis hin zur Arbeit mit großen Datenbanken sehen".
"Wir bearbeiten den Kunden nicht mit einer Salami-Taktik"
Firmen wie Aero Lloyd, Krupp Fördertechnik, Mercedes Benz, Preußen Elektra, der Springer Verlag und Thyssen stehen auf der Kundenliste der Dortmunder. Ein weiteres wichtiges Klientel ist der potente kleinere und größere Mittelstand. Das Vertriebsgebiet der Kühling-Mannschaft geht über die Grenzen Nordrhein-Westfalens hinaus und trifft im Süden auf den Aktionsradius des Vertriebsrepräsentanten in Bad Homburg. Die Kunden in den neuen Bundesländern werden von der Berliner Tochter-
gesellschaft betreut. Bei der Akquise neuer Kunden setzt die Vertriebsmannschaft hauptsächlich auf das Telefon, ergänzt durch Veranstaltungen, Workshops, Messeauftritte und Mailing-Aktionen. Dreimal im Jahr erscheint die Kundenzeitschrift
"DMS Magazin" mit Informationen über neue Produkte sowie Argumenten für Dokumentenmanagement und Anwenderberichten. "Die meisten unserer Kunden sind erst von uns auf das Thema gebracht und überzeugt worden", erklärt Mautsch. Auch wenn einem Unternehmen zur phasenweise Installation eines Systems geraten wird, betont er, "versuchen wir keine Salami-Taktik, sondern sprechen von Beginn des Projekts an über die Gesamtinvestition und das Gesamtunternehmen, das
organisiert werden muß."
Nicht nur aufgrund der Personalprobleme ist die Firma Kühling bis Ende des Jahres komplett ausgebucht. In den nächsten zwei Jahren soll jedes Unternehmen in Nordrhein-Westfalen, das sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigt, "zumindest mit uns gesprochen haben", formuliert Kühling eines seiner Ziele. Nach dem Selbstverständnis des Unternehmens sei man "einer der größten Know-how-Träger im Bereich Dokumentenmanagement in Deutschland".
"Gemeinsam sind wir stärker"
Von Beginn an ist die Firma Kühling Distributor der Easy Software AG im benachbarten Mülheim und vertreibt deren Produkte "Easy-Archiv",
"Easy-Workflow" und "Easy-DMS". Außerdem ist "CSE Workflow" ein wichtiges Produkt im Portfolio. In der Eigenschaft als Easy-Distributor betreut die Firma Kühling mehr als 60 Vertriebspartner im Bundesgebiet. Auf Initiative der Dortmunder ist 1996 die DMS Group ins Leben gerufen worden. Ihr gehören neben dem Unternehmen Kühling weitere Easy-Distributoren in Deutschland und Österreich an.
Über diesen Zusammenschluß werden auch die überregionalen Konzerngeschäfte abgewickelt, ansonsten gibt es untereinander Gebietsabsprachen. "Ein einzelner wäre nicht in der Lage, räumlich weit entfernte Installationen durchzuführen. Durch die Gruppe können wir überall Support und Kompetenz gewährleisten", bemerken die Geschäftsführer. Auch gegenüber dem Lieferanten habe man als Gruppe ein gutes Standing, denn 25 Prozent des Umsatzes der Easy GmbH laufen über die DMS Group. "Wir stehen auf der Easy-Umsatzliste ganz oben und sind de facto Marktführer", rechnet Kühling nach. In den nächsten Monaten werden in Frankreich, den Nieder-landen, Belgien und in der Schweiz weitere Easy-Distributoren für eine Zusammenarbeit gewonnen. (ak)
"Im Dokumentenmanagement haben wir mit das größte Know-how", meinen die Geschäftsführer Uwe Kühling (links) und Peter Mautsch (rechts).