Auch die IT dient dem Schaffen von Kundennutzen
Wenn ein Unternehmen lean sein möchte, benötigt es auch eine entsprechende IT. Lean heißt in diesem Zusammenhang: Die IT wird zu einem Teil des Bestrebens, alles am Kundennutzen zu orientieren und die Verschwendung zu minimieren - dies sollten sich die Verantwortlichen gerade im Kontext der sogenannten "Digitalen Transformation" der Unternehmen immer wieder vor Augen führen. Ziel der (internen und externen) IT-Lieferanten muss es also sein, nicht nur das abzubilden, was bisher gemacht wird. Sie müssen sich auch fragen, inwieweit die in der Software abgebildeten Abläufe auch mittel- und langfristig dafür geeignet sind, Nutzen und Mehrwert für die Kunden zu produzieren.
In einer Umgebung, die lean sein will, genügt es nicht, dass die IT-Systeme "laufen". Die IT muss sich daran messen lassen, ob sie das jeweilige Geschäftsfeld wirklich beim Produzieren von Kundennutzen unterstützt. Sowohl die internen, als auch die externen IT-Lieferanten müssen sich fragen: Erzeugen wir für unser Kunden ausreichend Nutzen in Relation zur Investition? Überflüssige Lizenzen zum Beispiel, nur teilweise genutzte Anwendungen oder unzufriedene Anwender sind im Sinne von Lean Verschwendung.
Was folgt daraus (nicht nur) für IT-Projekte? Von welchen Denkansätzen sollten sie sich leiten lassen und wie sollten sie gemanagt werden, um den Kundennutzen zu erhöhen? Einige Anregungen - nicht nur für Projektmanager:
IT-Projekte sollten sich am Bedarf der Zielgruppen orientieren. Nicht alle Anwender benötigen denselben Funktionsumfang. Bilden Sie deshalb Kategorien von Anwender. Gruppieren Sie diese zum Beispiel nach der Häufigkeit der Nutzung oder nach der IT-Affinität und entwickeln Sie spezifische Zugänge zum IT-System.
IT-Projekte sollten unnötige Vielfalt vermeiden. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt jede Funktion. Er möchte diese unnötige Vielfalt, die ihn oft überfordert, auch nicht. Sie stresst ihn - und aus Unternehmenssicht ist sie Verschwendung. Konzentrieren Sie sich beim Entwickeln von IT-Lösungen auf die Kernanforderungen der verschiedenen Rollenträger in den Arbeitsprozessen. Reduzieren Sie Benutzerschnittstellen auf das rollenspezifische Minimum und schaffen Sie unterschiedliche Zugänge.
IT-Projekte sollten flexible IT-Systeme liefern. Damit Unternehmen rasch auf neue Kundenbedürfnisse reagieren können, benötigen sie eine IT, die schnell an neue Arbeitsprozesse angepasst werden kann. Die Architektur der IT-Systeme sollte so konzipiert sein, dass Prozessvarianten je nach Bedarf ein- und ausgebaut werden können.
IT-Projekte sollten selbst lean sein. IT-Entwicklungsprojekte müssen flexibel auf neue Anforderungen reagieren können, damit sie den gewünschten Beitrag zu Lean-Initiativen leisten. Denn was nutzt es zum Beispiel, wenn eine Fachabteilung ihre Arbeitsprozesse zwar rasch an neue Bedürfnisse anpasst, das IT-System aber noch auf dem alten Stand ist, weil die Anforderungen zu Beginn des Projekts festgeschrieben wurden? Orientieren Sie sich an agilen Methoden, um die nötige Flexibilität zu bewahren.