Um trotz ständig veränderlicher Unternehmensbedingungen einen optimalen Nutzen des SAP-Systems zu gewährleisten, bedarf es einer fortwährenden Systemverbesserung. Die Methoden des Continuous Business Improvement (CBI) bewirken, dass konstant ein gleich bleibend hohes Leistungsniveau geschaffen wird.
Die Pein der Anwender
Es gehört zu den regelmäßigen Erfahrungen der Anwender, dass durch den dynamischen Wandel des Unternehmens fortlaufend neue technische Anforderungen zu erfüllen sind. Als Folge weisen die bei der Implementierung eines SAP-Systems definierten Prozesse nach einer gewissen Zeit kein optimales Profil mehr auf. Mitunter entsprechen sie schon kurz nach dem Produktivstart von SAP nicht mehr vollständig den Notwendigkeiten, weil im Verlauf der Projektphase durch Reorganisationen, neue Produkte oder Vertriebskonzepte die Anforderungsbedingungen ein verändertes Profil erhalten haben. Auch das organische Wachstum oder die Einbindung neuer Partner kann dazu führen, dass die Struktur der Software immer weniger zum Unternehmen passt. Der Soll- und der Ist-Zustand der Systeme weichen mit der Zeit immer weiter voneinander ab.
Notwendig sind deshalb eine kontinuierliche Überprüfung der IT- und Geschäftsprozesse sowie ihre Anpassung an die veränderten Bedingungen. Das auf Softwarewerkzeuge gestützte Continuous Business Improvement (CBI) bietet Anwendern die Möglichkeit, den Nutzen ihrer SAP-Systeme auf einem gleich bleibenden Niveau zu halten und schleichende Effizienzverluste zu beseitigen. Mit Hilfe von detaillierten Analyse-Tools lassen sich Fehlerquellen und Schwachstellen innerhalb der Prozesskette oder von einzelnen Anwendungsbereichen anhand objektiver Kennzahlen orten und beheben. „Continuous Business Improvement ermöglicht die regelmäßige Messung der kritischen Prozesse und den Vergleich mit den aktuellen Anforderungen“, erläutert Bastian. Mit Hilfe von CBI können die internen Abläufe jederzeit an den Marktanforderungen ausgerichtet und wirtschaftlicher gestaltet werden. Gleichzeitig werden die Investitionen in die SAP-Systeme optimal genutzt.
Grundlage für alle weiteren Schritte in diese Richtung bildet eine intensive Analyse der Ausgangssituation und der erwarteten Ergebnisse. Dabei sind nicht allein eine Bestandsaufnahme der Systeme sowie die Implementierung entsprechender Analyse-Tools von Bedeutung. Vielmehr kommt es darauf an, welche Ziele im Rahmen von CBI erreicht werden sollen. Hierfür ist es erforderlich, dass frühzeitig aus allen betroffenen Fachbereichen Entscheidungsträger und Anwender eingebunden werden.
Dies ist besonders unter dem Aspekt von Bedeutung, dass in der Praxis häufig wesentlich detailliertere Kenntnisse über Schwächen oder ungenutzte Funktionen des Systems bestehen. Eine frühzeitige Einbindung dieses meist undokumentierten Wissens und Erfahrungswerte bietet konkrete Anhaltspunkte dafür, auf welche Bereiche sich die späteren Schritte konzentrieren sollten.
Gleichzeitig müssen im Vorfeld bereits die Kompetenzen, Ansprechpartner und Schritte für die weiteren Phasen des Projekts definiert werden, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu garantieren. Wichtig ist hierbei vor allem, dass ein geeigneter Zeitraum für das Projekt gewählt wird, um möglichst aussagekräftige und den realen Bedingungen entsprechende Ergebnisse zu erzielen. Schließlich ist ein möglichst detailliertes und den Anforderungen entsprechendes Soll-Szenario zu erstellen, an dem sich die weiteren Phasen des Projekts orientieren und das sich gleichzeitig zur späteren Abweichungsanalyse nutzen lässt.
Im zweiten Schritt eines CBI-Projekts werden die grundlegenden Daten für die spätere Optimierung des Systems strukturiert zusammengestellt. Dabei reicht es nicht aus, einen allgemeinen Überblick über einzelne Kennzahlen zu erlangen, vielmehr ist eine genaue Analyse einzelner Systeme, Prozesse und Bereiche erforderlich. Mögliche Analysefelder sind unter anderem das Nutzungsverhalten der Anwender anhand bestimmter Benutzergruppen, Abweichungen vom SAP-Standard und deren tatsächliche Bedeutung für den Praxisbetrieb, verwendete Reports und Transaktionen oder Änderungs- und Stornoquoten?
Analyse anhand repräsentativer Daten
Dabei sollten möglichst repräsentative Daten für den Standardbetrieb und Hochlastsituationen analysiert werden. Der Analysezeitraum sollte also im Vorfeld so gewählt werden, dass er sowohl die tägliche Nutzung des Systems als auch kritische Phasen wie beispielsweise Quartalsabschlüsse berücksichtigt. Ist dies nicht der Fall, können unter Umständen die gewonnenen Informationen über die Auslastung der Systeme oder Probleme im Prozessfluss nur bedingt für eine spätere Optimierung der Lösung herangezogen werden.
Besonderes Augenmerk sollte auch auf die im Vorfeld bereits durch Benutzerinterviews gewonnenen Erkenntnisse gelegt werden. Dies betrifft neben Prozessfolgen auch die Nutzung von individuellen Abweichungen vom SAP-Standard in Form des Customizings und der Eigenentwicklungen.
Im Rahmen der Umsetzungsphase muss das Augenmerk auf die ermittelten Erkenntnisse zu den Schwächen des Systems, ungenutzten Prozesse oder unzureichenden Kapazitäten gerichtet werden, um eine Optimierung des Systems zu erreichen. Typische Fragestellungen sind beispielsweise: Welche Prozesse sind unzureichend unterstützt? Gibt es Abweichungen vom SAP-Standard? Decken die ermittelten Prozesse und Kapazitäten die tatsächlichen Anforderungen ausreichend ab?
Neuer Optimierungsschub durch gezielte Korrekturen
Im Anschluss an diese Orientierungsphase für die anschließende Beseitigung von Schwachstellen beziehungsweise Optimierung des Systems müssen die entsprechenden Fachbereiche direkt in das Projekt mit einbezogen werden. Zudem ist bereits frühzeitig zu klären, inwieweit einzelne Maßnahmen mit internen Ressourcen realisiert werden können oder ob und in welchem Umfang externe Dienstleister herangezogen werden müssen.
Besonders Wirtschaftlichkeitsaspekte für die Beseitigung erkannter Schwachstellen sollten in dieser Phase im Fokus stehen, um nicht im Rahmen einer allgemeinen Optimierung des Systems geringfügige Verbesserungen Prozesse durch zu hohe Kosten zu erkaufen. Detaillierte Berechnungen des jeweiligen Return on Investment beziehungsweise des betrieblichen Nutzwerts einzelner Maßnahmen oder Maßnahmenbündel sollten daher vor jeder Entscheidung vorgenommen werden.
Im Anschluss an die erstmalige Optimierung des SAP-Systems muss eine tief greifende Kontrolle aller durchgeführten Maßnahmen erfolgen. So gilt es etwa den Fragen nachzugehen, ob die vorgenommenen Anpassungen den Vorgaben entsprechen, die geplanten Soll-Ziele erreicht worden sind, ob sich während der Realisierungsphase weitere Optimierungspotenziale gezeigt haben oder die Anwender über durchgeführte Änderungen ausreichend informiert wurden.
Werden hierbei positive Ergebnisse ermittelt, kann zum nächsten und weitreichendsten Schritt übergegangen werden: die fortwährende Optimierung des Systems im Rahmen von Continuous Business Improvement. Denn nur durch kontinuierliche und kennzahlenbasierte Überwachung der Effizienz des Systems können die wiedergewonnenen Vorteile mittelfristig gesichert oder sogar ausgebaut werden. Erforderlich hierfür ist jedoch eine klare Strukturierung der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.
Upgrades stellen eine Herausforderung dar
Zusätzlich müssen die erforderlichen Routinen und Prozesse geschaffen werden, um kontinuierlich parallel zum regulären Betrieb des Systems Analysen der Effizienz und des Nutzungsverhaltens vorzunehmen. Die Zuständigkeiten, Ressourcen und die Unterstützung durch die relevanten Entscheider sind eindeutig zu definieren und für zukünftige Optimierungsmaßnahmen im Rahmen von CBI festzuschreiben.
Updates des SAP-Systems oder ganze Release-Wechsel erweisen sich in der Praxis aufgrund vielfacher individueller Anpassungen an Prozesse, Reportings oder Transaktionen als besondere Herausforderungen für IT-Abteilungen. Continuous Business Improvement kann jedoch im Vorfeld derartiger Projekte für einen wesentlich einfacheren Ablauf des gesamten Projekts sorgen.
Besonderes Augenmerk sollte dabei auf individuelle Abweichungen vom SAP-Standard, eigenerstellte Reporting-Funktionen und Vergleichbares gelegt werden. Dies können beispielsweise Reporting-Funktionen sein, die in der Praxis keinerlei Bedeutung mehr besitzen. Oder Anpassungen bestimmter Prozesse an einen Partner, die mittlerweile überflüssig geworden sind. Denn gerade diese auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenen Erweiterungen führen in der Praxis dazu, dass sich der Aufwand bei der Systemumstellung massiv erhöhen kann.
Wird bereits im Vorfeld analysiert, welche Lösungen tatsächlich genutzt werden und auf welche Anpassungen unter Umständen ganz verzichtet werden kann, so reduziert sich die Komplexität des gesamten Projekts. Neben der technischen Analyse durch Lastzahlen und Prozessflüsse sollte hierbei vor allem die Befragung der Anwender aus der Praxis mit einfließen, um nicht genutzte Funktionen, Prozesse und Ähnliches identifizieren zu können.
Vorsicht bei gleichzeitigen Installationen in Filialen
Auch im Rahmen einer gleichzeitigen Implementierung von SAP an verschiedenen Standorten bietet Continuous Business Improvement deutliche Vorteile für die Anwender. Denn vielfach werden die zentral am Reißbrett entwickelten Konzepte in allen Niederlassungen ohne direkte Kontrolle des Soll- und Ist-Zustands umgesetzt. Dadurch schleichen sich dann oftmals unbemerkt Fehler und kleinere Abweichungen in den einzelnen Implementierungen ein, die mittelfristig zu immer größeren Probleme führen können.
CBI bietet hier ebenfalls einen Ansatz zur Vermeidung derartiger Effizienzverluste, indem während des Projektverlaufs oder direkt im Anschluss an den Roll-out die einzelnen Implementierungen auf ihren Abdeckungsgrad hinsichtlich des Soll-Zustands überprüft werden können. Fehler lassen sich so leichter korrigieren und etwaige Probleme bei der Integration von Prozessen oder einzelnen Transaktionen beheben, bevor sie einen negativen Einfluss auf das Tagesgeschäft ausüben können.
Die Konformität aller Implementierungen mit dem Soll-Szenario lässt sich so auch bei komplexen und zwangsläufig weniger übersichtlichen Projekten sicherstellen. Erforderlich hierfür ist jedoch eine detaillierte Planung der CBI-Umsetzung an einzelnen Standorten, einschließlich der personellen Ressourcen, fachlichen Kompetenzen und Prozessabläufe für die Korrektur eventuell vorhandener Abweichungen. RW