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Mit der Schatten-IT richtig umgehen

Licht ins Dunkel bringen

ist International Solution Sales Engineer bei Ipswitch.
Die sogenannte "Schatten-IT" stellt die IT-Abteilungen vieler Firmen und ihre Dienstleister vor Probleme. Admins und Berater sollten daher nicht stur sein, sondern die Kooperation mit den Anwendern suchen.

Eine IT-Abteilung hat in der Regel schon alle Hände voll zu tun, wenn sich alle Anwender an die Regeln halten. Sie baut ein Unternehmensnetzwerk auf, bestückt alle Arbeitsplätze mit einer funktionierenden IT, muss alles in Schuss halten sowie für Sicherheit und Stabilität sorgen. Doch ein Nebenschauplatz bringt das IT-Management vieler Unternehmen zunehmend unter Druck: Schatten-IT.

Viele Fachabteilungen oder einzelne Mitarbeiter beschaffen sich Anwendungen oder Geräte, die sich dem Sichtfeld der IT-Verantwortlichen entziehen. In einer Studie hat PricewaterhouseCoopers (PwC) festgestellt, dass in den Unternehmen zwischen 15 und 30 Prozent der IT-Ausgaben durch Geschäftseinheiten außerhalb des offiziellen IT-Budgets getätigt werden.

Darf heute jeder Angestellter machen, was er will? Da es nicht möglich ist, die Schatten-IT abzuschaffen, sollte möglichst viel Licht ins Dunkel gebracht werden. Die "Schatten-IT" ausblenden und negieren zu wollen, wäre Realitätsblindheit.
Darf heute jeder Angestellter machen, was er will? Da es nicht möglich ist, die Schatten-IT abzuschaffen, sollte möglichst viel Licht ins Dunkel gebracht werden. Die "Schatten-IT" ausblenden und negieren zu wollen, wäre Realitätsblindheit.
Foto: Matej Kastelic - Shutterstock.com

BYOD hat Wildwuchs legitimiert

Dieser IT-Wildwuchs ist für die IT-Verantwortlichen ein wahres Schattengewächs und wird mit dem Schlagwort "Schatten-IT" belegt. Darunter fällt der Einsatz nicht genehmigter IT-Produkte und Services oder, wie es der Informatikprofessor der Hochschule Konstanz, Christopher Rentrop, in einem Fachvortrag ausdrückte: Schatten-IT sind "alle Anwendungen, die ohne die IT beschafft und nicht im Rahmen von IT-Service-Management (ITSM) betrieben werden."

Das Phänomen ist nicht neu. Mit "Bring Your Own Device" (BYOD) hat es in Unternehmen verstärkt Einzug erhalten und wurde in vielen Unternehmen in gewisser Weise legitimiert. Die selbst mitgebrachten Geräte sind jedoch nicht das eigentliche Problem. Diese Hardware können Netzwerkmanagement-Tools identifizieren. Sehr schwierig wird aber die Kontrolle von Social-Media-Plattformen und cloud-basierten Anwendungen. Über Facebook oder Dropbox können Mitarbeiter zum Beispiel unbeobachtet Dokumente versenden oder veröffentlichen.

Nicht-freigegebene Software und Services nicht überschauen, managen und eliminieren zu können, frisst Bandbreite, verlangsamt Netzwerke, bringt Compliance-Probleme und erhöht die finanzielle und personelle Last für die IT-Abteilungen. Laut der PwC-Studie geht die Hälfte der IT-Manager davon aus, dass 50 Prozent des Budgets für das Verwalten von Schatten-IT dahinschmilzt.

Grundsätzlich ist Transparenz für IT-Administratoren das A und O. Immerhin zwölf Prozent der IT-Administratoren nannten "Licht in die Schatten-IT bringen" als ihren größten Herzenswunsch bei einer Befragung von 400 IT-Administratoren durch den Netzwerkspezialisten Ipswitch. Sie sind der Meinung, dass es ihren Arbeitsalltag immens erleichtern würde, wenn die Anwender offenlegten, welche Applikationen sie auf ihren Arbeitsrechnern installiert haben.

Der Beschaffungsprozess krankt

Die Argumente der Fachabteilungen, warum sie bei der IT-Beschaffung unter dem Radar der IT-Abteilungen fliegen, wiederholen sich durchweg. Ob in persönlichen Gesprächen oder als Ergebnis von Studien, drei Begründungen finden sich immer wieder.

Erstens: Die interne IT ist zu träge und umsetzungsschwach.
Zweitens: Der internen IT fehlt für die Bereitstellung und den Betrieb bestimmter Anwendungen die nötige Kompetenz.
Drittens: Die interne IT ist zu teuer und komplex.

Das Analystenhaus Gartner prognostiziert, dass im Jahr 2020 nicht weniger als 90 Prozent der IT-Budgets außerhalb der IT kontrolliert werden. Und auch Forrester stellt die Vermutung auf, dass dann die zentrale IT-Abteilung vielerorts bereits obsolet sein könnte. Somit stellt Schatten-IT eine geradezu existenzielle Bedrohung für die IT-Abteilungen dar. Doch kann nicht genau dieser Trend auch eine große Chance bieten?

Die Vorwürfe an die IT, die im Zusammenhang mit Schatten-IT im Raum stehen, sollten die Unternehmen – und gerade die IT-Abteilungen selbst - ernst nehmen. Einer der wichtigsten Gründe, warum Schatten-IT so floriert, liegt in der Tatsache, dass der IT-Beschaffungsprozess heutzutage in den meisten Unternehmen krankt. Es sind diese schwerfälligen Prozesse, die seit über 25 Jahren Anwendung finden, die den Schatten werfen. Sie müssen überdacht und neu ausgerichtet werden. Organisationen sollten die Bedürfnisse ihre Mitarbeiter genau im Blick haben und überlegen, welche Anschaffungen und Vorgehensweisen es braucht, um die Mitarbeiter effizienter, effektiver und letztlich auch zufriedener zu machen.