Mehr Produktivität mit Microsoft Office

Collaboration-Tools gibt es viele in der modernen Arbeitswelt, doch wenn Sie und Ihre Mitarbeiter schon Microsoft Office verwenden, ist es sinnvoll, wenn Sie sich auch für die Zusammenarbeit auf diese Tools setzen. Die folgenden Webanwendungen funktionieren eigenständig in Ihrem Browser, arbeiten aber auch mit Microsoft Office Online oder Office 365 zusammen, um Ihrem Workflow kollaborative Funktionen hinzuzufügen.

Aus diesem Grund benötigen Sie und die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, jeweils ein Microsoft-Konto (z.B. mit Outlook.com) oder einen Office 365-Account. Auch die meisten (aber nicht alle) der folgenden Web-Tools erfordern, dass Sie und Ihre Kollegen ein kostenloses Konto erstellen.

Dropbox

Kann in folgende Tools integriert werden: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, PowerPoint Online

Einsatzgebiet: Gemeinschaftliche Bearbeitung

Microsoft Office 2016 bot die Möglichkeit, dass mehrere Personen eine Datei gleichzeitig in Word und PowerPoint (und später in Excel für Office 365-Abonnenten) anzeigen und bearbeiten können, aber es funktioniert nur mit Dateien, die in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert sind. Wenn Sie jedoch ein Dropbox-Nutzer sind, können Sie Office-Dokumente, die in Dropbox gespeichert sind, in Echtzeit kollaborativ bearbeiten. Die eigentliche Bearbeitung erfolgt über die Office Online-App, die für das jeweilige Dokument geeignet ist: Word Online, Excel Online oder PowerPoint Online.

Wenn Sie einen Dropbox-Ordner für andere freigeben, können Sie und die Personen, für die Sie ihn freigegeben haben, an jedem Word-Dokument, jeder Excel-Tabelle oder jeder PowerPoint-Präsentation arbeiten, die in diesem Ordner gespeichert sind. Zeigen Sie die Vorschau der Datei in Dropbox an und klicken Sie auf "Öffnen" in der oberen rechten Ecke des Dropbox-Bildschirms. Wählen Sie aus dem erscheinenden Dropdown-Menü Microsoft [Word/Excel/PowerPoint] Online, und die Datei wird in Ihrem Browser in der entsprechenden Office Online-Anwendung geöffnet.

Wenn Sie mit anderen an einem Dokument arbeiten, sehen Sie Ihren Namen und die Namen von anderen, die zu diesem Zeitpunkt mit Ihnen daran arbeiten, oben im Fenster der Office Online-Anwendung. Jede Person sieht die von den anderen vorgenommenen Änderungen in Echtzeit. Alle Änderungen werden automatisch in der Datei in Dropbox gespeichert.

Folgende Office-Dateiformate werden unterstützt: .docx, .pptx und .xlsx. Sie können auch neue Office Online-Dateien aus Dropbox heraus erstellen: Klicken Sie auf den Link "Neue Datei erstellen" im rechten Bereich und wählen Sie dann Word-Dokument, Excel-Arbeitsmappe oder PowerPoint-Präsentation aus dem Dropdown-Menü.

Siehe auch: Microsoft Office 2019 - Das sind die neuen Funktionen

Diese Funktionen sind mit den kostenlosen und kostenpflichtigen Dropbox-Abos für Einzelpersonen und Unternehmen verfügbar. (Die kostenpflichtigen Pläne bieten mehr Cloud-Speicherplatz, beginnend mit 9,99 Euro/Monat für Privatpersonen und 10 Euro pro Nutzer und Monat für Unternehmen.) Um Dateien zu bearbeiten, die in einem Dropbox-Konto für Einzelpersonen gespeichert sind, müssen alle Beteiligten über ein Microsoft-Konto verfügen (um Office Online nutzen zu können); eine Office 365-Lizenz ist nicht erforderlich. Um Dateien zu bearbeiten, die in einem Dropbox Business-Konto gespeichert sind, müssen alle Beteiligten über ein Microsoft-Unternehmenskonto mit einer Lizenz verfügen, die die Bearbeitung in Office Online ermöglicht.

MeisterTask

Kann in folgende Tools integriert werden: Microsoft Teams und Outlook

Einsatzgebiet: Management von Projektaufgaben

Wenn Sie Teamprojekte durchführen möchten und eine Alternative zu Microsoft Planner suchen, sollten Sie MeisterTask in Betracht ziehen. Mit diesem Kanban-Tool können Sie Projekte als eine Reihe von Aufgaben anlegen, die Sie den Teammitgliedern zuordnen können. Sie überwachen alles über ein Dashboard, das mit farbigen Karten gefüllt ist: Jede Aufgabe auf einer Karte kann Checklistenelemente, Fristen, Dateianhänge und Chatgespräche mit Ihrem Team enthalten. MeisterTask kann über Ihren Webbrowser verwendet werden und ist auch als App für Android, iOS, macOS und Windows erhältlich.

Sie können sich bei MeisterTask mit einem Office 365 Business- oder Bildungs- Benutzerkonto anmelden. Von dort aus können Sie Ihre MeisterTask-Projekte in Microsoft Teams integrieren, indem Sie MeisterTask als eine Registerkarte in Teams hinzufügen. Dann können Sie Ihre Projekte und Aufgaben neben den Konversationen in Teams verwalten.

Es gibt auch ein MeisterTask-Add-In für Outlook, mit dem Sie Ihre E-Mails in Aufgaben verwandeln können, indem Sie festlegen, welchem Projekt die E-Mail zugeordnet werden soll. Standardmäßig werden Betreffzeile und Textkörper der E-Mail als Aufgabenname und Beschreibung verwendet, aber Sie können das jederzeit bearbeiten. Das Add-In funktioniert mit Outlook 2013 oder neuer für Windows, Outlook 2016 oder neuer für Mac, Outlook Online und Outlook Mobile für iOS und Android.

Mit der kostenlosen Version von MeisterTask können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Teammitgliedern hinzufügen und eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Aufgaben erstellen. Sie können MeisterTask in nur zwei weitere Anwendungen integrieren, und die an Ihre Aufgaben angehängten Dateien dürfen nicht größer als 20 MB sein.

Mit den kostenpflichtigen Abos können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Anwendungen integrieren und angehängte Dateien können bis zu 200 MB umfassen. Zudem bieten sie weitere Business-Tools wie Produktivitäts-Tracking, ein durchsuchbares Aufgabenarchiv sowie technischen Support. Die Pro-Version kostet 8,25 Euro pro Benutzer/Monat, die Business-Variante ist für 20,75 Euro pro Benutzer/Monat erhältlich. Das Enterprise-Paket ist auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Firma zugeschnitten.

RowShare

Kann in folgende Tools integriert werden: Excel

Einsatzgebiet: Kollaborative Projekttabellen

RowShare von SoftFluent ist eine Web-App, mit der Sie Projekte in einem Tabellenformat erstellen und organisieren können. Eine Tabelle stellt ein Projekt dar, und eine Zeile in ihr steht für eine Aufgabe. Die Spalten geben Informationen an wie: Verantwortlicher, zuständiger Vorgesetzte, Deadline, aktueller Stand, Kommentare oder Notizen von Beteiligten und angehängte Dateien (wie relevante Dokumente oder Bilder).

Sie können eine ganze Tabelle mit einem Mitarbeiter teilen, nur die Zeilen (d.h. die Aufgaben), für die er bzw. sie verantwortlich ist, oder nur die Zeilen, die seinem bzw. ihrem Team zugewiesen sind. Sie können ihre eigenen Zeilen in der Tabelle bearbeiten, aber keine anderen. Kommentare oder Notizen werden in einem separaten Fenster geöffnet und dort gespeichert.

Sie können direkt mit RowShare loslegen, indem Sie sich mit einem Microsoft-Konto bei der Web-App anmelden. Sie können mit einer leeren Tabelle beginnen, mit einer Vorlage arbeiten oder eine Excel-Datei importieren und in RowShare ändern. Mit RowShare können Sie auch eine Excel-Tabelle aus Ihrer Tabelle erstellen.

Lesen Sie auch: Slack, MS Teams, Hangouts & Co. – welches Chat-Tool eignet sich für wen?

Die kostenlose Version von RowShare für Einzelpersonen erlaubt bis zu fünf Tabellen mit 2.000 Zeilen; Bilder und angehängte Dateien sind auf 3 MB und Tabellen auf 100 MB begrenzt. Es gibt zwei kostenpflichtige Abo-Versionen: Business (ab 6 Dollar pro Benutzer/Monat) und Enterprise (individueller Preis) mit mehr Tabellen, mehr Zeilen pro Tabelle, größeren Dateien und Tabellengrößen, Integration in andere Anwendungen über Zapier und anderen nützlichen Funktionen.

Tasks in a Box

Kann in folgende Tools integriert werden: Microsoft Teams, Outlook, Excel, SharePoint

Einsatzgebiet: Meeting- und Aufgabenmanagement

Wenn Sie Meetings planen, Agenden definieren und nachverfolgen, Dokumente freigeben und festlegen möchten, wer in einem Meeting wofür verantwortlich ist, können Sie für all diese Aufgaben Tasks in a Box verwenden. Während Sie ein Meeting leiten, hilft es Ihnen, den Fortschritt der Besprechung zu verfolgen und Aktionselemente zuzuordnen. Nach Beendigung des Meetings unterstützt Sie das Tool beim Follow-up mit ihren Teammitgliedern: Protokoll teilen, zugewiesene Aufgaben verfolgen, Statusaktualisierungen vornehmen, Fragen stellen und Feedback geben.

Sie können sich über Ihr Office 365-Konto bei Ihrem Tasks in a Box-Konto anmelden. Tasks in a Box arbeitet selbstständig als Web-App; Apps für Android, iOS, macOS und Windows sind ebenfalls verfügbar. Sie können das Tool in Office 365 integrieren, indem Sie das Tasks in Box Add-In für Teams herunterladen und es als Registerkarte zu Ihrem Microsoft Teams-Kanal hinzufügen.

Sobald Sie es zu Teams hinzugefügt haben, synchronisiert es Meetings mit Ihrem Office 365-Kalender, und Ihr Team kann Meetingprotokolle und Statusaktualisierungen in Teams einsehen. Es gibt auch ein separates Outlook-Add-In, mit dem Sie aus E-Mails Aufgaben in Tasks in a Box machen können.

Tasks in a Box wird in unterschiedlichen Versionen angeboten. Die kostenlose Variante bietet unbegrenzte Meetings, Aufgaben, Projekte und Meetingteilnehmer, beschränkt sich aber auf fünf Teammitglieder, die Meetings organisieren oder an Projekten teilnehmen. Die Starter-, Pro- und Enterprise-Versionen haben diese Einschränkung nicht. Mit dem kostenlosen Konto können Sie Ihre Tasks in a Box-Meetings und -Projekte in Microsoft Teams integrieren. Wenn Sie sie in Excel exportieren oder Aufgaben mit Ihren SharePoint-Aufgabenlisten synchronisieren möchten, müssen Sie eine kostenpflichtige Version abonnieren.

Das Starter-Modell kostet 5,25 Dollar pro Benutzer und Monat, Pro ist für 6,75 Dollar pro Benutzer und Monat verfügbar. Bei Enterprise wird der Preis individuell berechnet.

Zoho Connect

Kann in folgende Tools integriert werden: Office 365 Kalender und Aufgaben

Einsatzgebiet: Chat-basierte Zusammenarbeit

Wenn Sie Microsoft Teams nicht so viel abgewinnen können, sollten Sie Zoho Connect ausprobieren. Wie Teams, Slack und andere Konkurrenten ist Zoho Connect ein kollaborativer, auf Chats basierender Raum. Es gibt Feeds (ähnlich wie bei Facebook), in denen Sie und Ihre Kollegen Nachrichten posten können. Zu den weiteren Tools zählen Gruppen, in denen Sie und Ihr Team miteinander chatten und Dateien und andere Informationen austauschen können, sowie Kanäle, die bestimmten Projekten oder Themen gewidmet sind. Es gibt auch einen gemeinsamen Veranstaltungskalender und Aufgabenboards für das Management von Teamaufgaben.

Zoho Connect ist eine von vielen Cloud-Apps für Unternehmen unter dem Zoho-Banner, die sich in Office 365 integrieren lassen. Sie können sich mit einem Office 365-Konto bei Zoho.com anmelden, und dann Ihren Office 365-Kalender mit Zoho Connect synchronisieren und Office 365-Aufgaben importieren.

Die kostenlose Version von Zoho Connect ist ausreichend, wenn Ihre Anforderungen an ein Collaboration-Tool nicht allzu hoch sind: Sie erhalten 10 Taskboards, 15 Kanäle und 15 Gruppen. Diese Grenzen gelten nicht bei einem Unternehmensplan. Die Preise hängen davon ab, wie viele Mitarbeiter Zoho Connect nutzen, beginnend bei 0,80 Dollar pro Nutzer/Monat für 25 bis 100 Nutzer (Rabatte bei mehreren Nutzern und jährlicher Bezahlung).

Dieser Artikel wurde ursprünglich bei unserer amerikanischen Schwesterpublikation Computerworld veröffentlicht.