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Stolpersteine und Erfolgsfaktoren

Microsoft Teams optimal nutzen



André Röhrich ist Leiter Business Productivity DevOps und Niederlassungsleiter bei der QSC AG in Dresden. Zuvor verantwortete er das Microsoft-Lösungsgeschäft der QSC AG. Mit über 15 Jahren Berufserfahrung kennt André Röhrich die Trends und Anforderungen an moderne IT genau. Sein Fokus liegt auf Leadership-Themen, Cloud Solutions und dem Microsoft-Ecosystem.
Microsoft Teams vereinfacht die Zusammenarbeit gerade in Projekten und Arbeitsgruppen erheblich. Doch nur, wenn einige Vorkehrungen getroffen wurden. Worauf kommt es an?

Microsoft Teams bedeutet einen Paradigmenwechsel für die Kollaboration am Arbeitsplatz. Nicht mehr das Individuum und das einzelne Dokument stehen im Vordergrund, sondern die Aktivitäten und die Produktionsprozesse des jeweiligen Teams. Zuvor getrennte Systeme wie Textverarbeitung, E-Mail, Live-Chat, File Sharing oder Videokonferenzen schmelzen mit Microsoft Teams in einer Lösung zusammen. Letztlich tritt Teams als Universalkonsole für die Zusammenarbeit von Gruppen jeglicher Art auf – zumal sich externe, auch Nicht-Microsoft-Werkzeuge, etwa Trello für das Projektmanagement oder Evernote für die Notizenverwaltung, nahtlos einbinden lassen.

Die Arbeitsumgebung von Microsoft Teams in einer Gruppe
Die Arbeitsumgebung von Microsoft Teams in einer Gruppe
Foto: Microsoft

Doch setzt der Schritt von nutzerzentrierter auf teambasierte Kommunikation einen grundlegenden Wandel im Bewusstsein von Unternehmen und Mitarbeitern voraus. Auch die organisatorischen Stolperfallen sind nicht zu unterschätzen. Daher sind bei der Einführung bestimmte Vorkehrungen unerlässlich.

Welche Teams und wie viele?

Ständiges E-Mail-Ping-Pong, Rundmails und aufwändiges Dokumentenmanagement gehören mit Teams der Vergangenheit an. Denn alles ist zentral in jeder Teams-Gruppe verfügbar - falls gewünscht, auch für Externe: Sie benötigen nur einen Weblink zum entsprechenden Kanal. Dann verfügen sie sofort über alle notwendigen Daten und Dokumente sowie die gesamte Kommunikationshistorie des Teams. So können sie einfach nachvollziehen, wie sich bestimmte Themen und Arbeitsergebnisse über die Zeit entwickelt haben.

Lesetipp: Wie Fachhändler von Microsoft Teams profitieren können

Dieser Vorteil schwindet jedoch, wenn es eine Unzahl von Teams-Gruppen gibt, bei denen sich die Themen teilweise überschneiden. Ist dies der Fall, müssen sich die Anwender die gewünschten Quellen und Dokumente doch wieder mühsam zusammensuchen. Deshalb gilt: Weniger Kanäle sind besser als mehr Kanäle.

Unternehmen müssen der Gruppenerstellung in Teams also Regeln und Strukturen geben, damit sich die Anwender nicht in der (Un-)Struktur der Teams-Gruppen verlieren. Schulungen und Workshops unterstützen das Umlernen und schaffen ein Bewusstsein für den Umgang mit den neuen Kollaborations-Werkzeugen.

Dokumente und Teamkommunikation koppeln

Bislang fanden Dokumente und die mit ihnen verbundene Kommunikation in unterschiedlichen Kanälen statt: Hier die Ablage über File Sharing, dort die Kommunikation über Telefon, Chat oder E-Mail. Mit Teams lassen sich Dokumente nun direkt in den Chat-Verlauf integrieren. Das schafft Transparenz bezüglich Entstehung und Entwicklung der einzelnen Dokumente. Die Gruppenverantwortlichen sollten deshalb sicherstellen, dass diese nützliche Integration in Teams auch tatsächlich stattfindet und genutzt wird.

Dokumente mit Externen teilen

Fast kein Team bleibt immer nur unter sich. Deshalb ist es sinnvoll, auch an die „Teilen“-Funktionen von Teams zu denken. Mit ihr können in Teams Gäste hinzugefügt werden, was die Zusammenarbeit sehr erleichtert. Es ist also nicht notwendig, Dokumente per E-Mail an Externe zu versenden, da diese selbst darauf zugreifen können – vorausgesetzt natürlich, dass das jeweilige Dokument für das Teilen mit Externen auch freigegeben ist und die Office 365-Einstellungen dies zulassen.

Um die Funktionen und Dokumente mit Personen außerhalb der Organisation zu teilen, müssen sie als Gäste in das Team eingeladen werden.
Um die Funktionen und Dokumente mit Personen außerhalb der Organisation zu teilen, müssen sie als Gäste in das Team eingeladen werden.

Ortsunabhängige Teams

Die über Teams organisierten Gruppen können geografisch über die ganze Welt verteilt sein. Zudem sind die Teilnehmer nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden, da Teams cloudbasiert auf allen mobilen Endgeräten genutzt werden kann. Alle Teammitglieder haben so jederzeit und überall Zugriff auf alle Dokumente und Inhalte, die in ihrem Kanal gespeichert sind.

Lesetipp: Virtuelle Teams erfolgreich führen

Die internationale Zusammenarbeit erleichtern zudem Übersetzungsfunktionen in den Chats und bei aufgenommenen Videos. Da sich die Nutzer mit dem jeweils nächsten Rechenzentrum von Microsoft verbinden, findet die Kommunikation über die schnelle Backbone-Infrastruktur von Microsoft statt. Das bietet hohe Verfügbarkeit und Performance.

Benachrichtigungsflut kanalisieren

Kaum etwas senkt die Motivation zur Kooperation schneller, als eine ungedämmte Flut von Nachrichten und Benachrichtigungen. Der große Nutzen von Teams – die direkte und schnelle Kommunikation zwischen allen Teilnehmern – kann sich so ins Gegenteil verkehren. Deshalb braucht es ein Bewusstein der Nutzer für die Stärken und Anforderungen von Echtzeit-Kollaboration.

Vor allem in der Anfangszeit sind Briefings für die jeweiligen Arbeitsgruppen hilfreich, in denen Regeln für die Zusammenarbeit über das Tool vereinbart und grundlegende Fragen geklärt werden:

  • Welche Funktionen werden für welchen Zweck und wie oft genutzt?

  • Wie verläuft die Kommunikation innerhalb des Teams, auch in Abgrenzung zu beispielsweise Kunden?

  • Wann informiere ich Einzelne, wann das ganze Team?

Um mit Blick auf die Adressaten gezielter umgehen zu können, arbeitet Microsoft an der Möglichkeit, sogenannte „Favoritengruppen“ zu definieren, die das Team noch einmal nach bestimmten Kriterien unterteilen. Auf jeden Fall benötigt jedes Teams-Team Richtlinien für die wichtigsten Kommunikationsgepflogenheiten.

Wann ist ein Team ein Team?

Doch nicht nur die Kommunikation innerhalb der Teams braucht Regeln. Schon die Erstellung von Teams-Gruppen benötigt Leitplanken. Damit die Anzahl der Kanäle nicht unkontrolliert steigt und viele nur noch auf dem Papier existieren, sollte jedes Unternehmen zwischen zwei unterschiedlichen Typen von Teams unterscheiden. So gibt es

  • permanente Teams (zum Beispiel eine Unternehmensabteilung)

  • Ad-hoc-Teams (kommen nur zu einem bestimmten Projekt und für einen begrenzten Zeitraum zusammen)

Ad-hoc-Teams sollten auf jeden Fall mit einem Verfallsdatum versehen werden, zu dem sie wieder aufgelöst werden, etwa nach 90 Tagen. Dies hilft dabei, dass kein riesiger Teams- „Gruppenzoo“ entsteht.

Beispiel für ein zeitlich begrenztes Ad-hoc-Team, das nur zur Vorbereitung einer bestimmten Veranstaltung eingerichtet ist.
Beispiel für ein zeitlich begrenztes Ad-hoc-Team, das nur zur Vorbereitung einer bestimmten Veranstaltung eingerichtet ist.
Foto: Microsoft

Ab einer gewissen Unternehmensgröße stellt sich auch fast immer die Frage, ob eine zentrale Stelle sinnvoll ist, die als einzige neue Teams erstellen darf. Dies kann zum Beispiel die Aufbauorganisation sein. So oder so benötigt es zum Beispiel einheitliche Namenskonventionen, einen definierten Lebenszyklus für die eingerichteten Teams sowie einen Leitfaden für die Nutzung.

Auch ein themenspezifischer Ansatz ist denkbar, etwa für eine bestimmte Marketing-Kampagne. In diesem Fall sind die jeweiligen Gruppenbesitzer dafür verantwortlich, dass ihr Team rechtzeitig aufgelöst und im SharePoint archiviert wird.

Zugriffsrechte und IT-Security

Traditionellerweise lag und liegt es in den Händen der IT, Kommunikationskanäle einzurichten und zu unterhalten sowie Zugriffsrechte zu erteilen. Mit Microsoft Teams geht ein großes Stück dieser Verantwortung auf die Fachabteilungen über. Nicht ohne Grund befürchtet die IT, dass die Fachexperten der Einfachheit halber zu viele Zugriffsberechtigungen erteilen und dadurch kritische Informationen abfließen – zumal sich Externe über die Gast-Funktion einfach in Teams-Gruppen einbinden lassen.

Dies wirft viele Fragen bezüglich der IT-Sicherheit auf. Solche Fragen muss jedes Unternehmen schon vor dem Einsatz von Teams beantworten und, wo nötig, Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Das kann zum Beispiel eine Multi-Faktor-Authentifizierung beim Zugriff auf die internen Systeme sein. Gerade diese Governance in Sachen IT-Sicherheit können kleinere IT-Abteilungen etwa bei Mittelständlern oft gar nicht leisten. Sie müssen diese Aufgabe entsprechend an externe Dienstleister übertragen.

Mitarbeiter auf Teams verpflichten

Wer jahrelang geschäftlich vor allem per E-Mail kommuniziert hat, wird dies nicht von heute auf morgen ändern, nur weil Teams auf seinem Rechner installiert ist. So ist es oft durchaus sinnvoll, die Projektmitglieder formal zu verpflichten, Teams zu verwenden und E-Mails weitgehend außen vor zu lassen – etwa nur für die externe Kommunikation.

Lesetipp: Microsoft Teams - ein Werkzeug für alles

Findet eine solche Verpflichtung nicht statt, entstehen fast sicher Parallelwelten: Während einige Projektmitarbeiter schnell auf Teams umsteigen, verwenden andere weiterhin E-Mail- und andere gewohnte Kanäle – oder beides. Passiert dies, ist die Frustration der Mitarbeiter vorprogrammiert, da nun einfach noch mehr Pop-ups von noch mehr Anwendungen auf ihren Bildschirmen erscheinen.

Neue Funktionen nutzen

Um den Mehrwert zu steigern, vereint Teams neben zahlreiche Kommunikationswerkzeuge auch völlig neuartige Funktionen unter einem Dach. Unternehmen, die sich für Teams interessieren, sollten sich diese Innovationen unbedingt näher anschauen.

Dazu gehören etwa Webkonferenzen: Bei ihnen verwendet Microsoft seine Public-Cloud-Infrastruktur Azure mit sehr robusten Codecs. So können Gruppenmitglieder auch über Mobilgeräte an Web-Meetings teilnehmen.

Webkonferenz mit Teams auf dem Desktop oder einem mobilen Gerät. Jedes Gruppenmitglied kann so an Web-Meetings teilnehmen.
Webkonferenz mit Teams auf dem Desktop oder einem mobilen Gerät. Jedes Gruppenmitglied kann so an Web-Meetings teilnehmen.

Zudem implementiert Microsoft gerade eine Funktion, mit der sich Meetings nicht nur aufzeichnen, sondern auch automatisch transkribieren lassen. Kollegen, die zum Beispiel ein Meeting verpasst haben, können so im Nachhinein nachlesen, was besprochen wurde. Diese Mitschrift lässt sich mit Keywords versehen, so dass die Anwender gezielt zu jenen Stellen des Meetings navigieren können, die für sie individuell relevant sind.

Auch die Kluft zwischen analog und digital schwindet: Analoge Whiteboards lassen sich per Video einbinden, die Daten können dann über Azure AI ausgelesen werden. Durch Augmented Reality sind das analoge und das digitale Whiteboard miteinander synchronisiert und die Grenzen zwischen „realem“ Meeting und der Teilnahme über das Web lösen sich weitgehend auf.

Auf Knopfdruck nutzbar?

Microsoft verspricht natürlich, dass jeder mit Teams schnell und einfach starten kann. Das ist im Kern auch richtig. Allerdings fängt kein Unternehmen ganz von vorne an, sondern bringt bereits bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen mit. Teams lässt sich rein als Cloud-Lösung nutzen – doch wie kann ein Unternehmen zum Beispiel seine bereits bestehende Exchange-Lösung einbinden, die auf eigenen Servern läuft?

Dreh- und Angelpunkt stellt hier die Definition von Identitäten dar: In der Regel machen Unternehmen auch die im Active Directory von Exchange gepflegten Namen, Telefonnummern und Mai-Aadressen über Office 365 und Azure in Teams verfügbar, um mit einheitlichen Identitäten arbeiten zu können. Über Office 365 Groups hat dies den Vorteil, dass das gesamte, bereits bestehende Berechtigungs-Set sofort auch in Teams zur Verfügung steht.

Lesetipp: Microsoft Server und Office 365 effizient nutzen

Im zweiten Schritt steht eine übergreifende Analyse bestehender Bestandssysteme wie SharePoint an. Sie liefert die Basis für die Entscheidungen, welche Systeme hybrid geschaltet werden sollen und welche komplett in die Cloud wandern. Die langfristige Richtung ist dabei klar: Je mehr Anwendungen ein Unternehmen in die Cloud verlagert, umso mehr Funktionalitäten kann es nutzen. Zumal Microsoft gerade auch bei Teams einen unmissverständlichen „Cloud Only“-Kurs eingeschlagen hat. Neue innovative Funktionen gibt es nur noch in Office 365 und somit in der Public Cloud.

Doch lohnt auch ein Blick über Microsoft hinaus: Viele gewinnbringende Funktionalitäten, die Microsoft in dieser Form gar nicht bietet, lassen sich zusätzlich einbinden. Ein Beispiel dafür ist das „Auto Dial-In“, bei dem sich Kollegen über Mobiltelefone oder das Festnetz direkt in Teams-Besprechungen einwählen können. Microsoft begrüßt solche externen Erweiterungen ausdrücklich und bezeichnet Teams deshalb auch als „Hub“ für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Also ist es durchaus sinnvoll, sich über Microsoft hinaus nach Dienstleistern umzuschauen, die ergänzende Services zu Teams anbieten, um dieses noch zusätzlich zu optimieren.

Event-Tipp: Microsoft Teams auf dem Systemhauskongress CHANCEN

Wie Systemhäuser mit Microsoft Teams zusätzliches generieren können, schildert Alexander Eggers, Geschäftsführer von epc, am Beispiel des eigenen Unternehmens auf dem Systemhauskongress CHANCEN am 28. und 29. August 2019 in Düsseldorf.

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Systemhauskongress CHANCEN

IT-Dienstleister sind Treiber und Getriebene der Digitalen Transformation. Sie stehen damit vor einer doppelten Herausforderung. Auf dem Systemhauskongress am 26. und 27. August 2020 in Düsseldorf loten wir aus, welche Rolle IT-Dienstleister künftig übernehmen werden.
Alle Infos unter www.systemhauskongress-chancen.de!