Immer mehr kleine Unternehmen gestalten ihre Arbeitsabläufe digital. Daten werden zunehmend elektronisch verwaltet und archiviert. Trotzdem bleibt die Liebe zum Papier bestehen: Daten und Dokumente werden zusätzlich ausgedruckt und abgeheftet. Vor allem kleine Handelsbetriebe archivieren nach wie vor in dieser konventionellen Form. Zu diesem Ergebnis kommt eine von der Microsoft Deutschland GmbH beim Marktforschungsinstitut TechConsult in Auftrag gegebene Marktstudie, die kleine Unternehmen in Deutschland zu wirtschaftlicher Lage und Investitionsbereitschaft befragt.
Das "Trendbarometer für kleine Unternehmen" zeigt zudem, dass die Firmen mit Beginn des Herbsts ihren Umsatz enorm steigern konnten. Auch die Gesamtausgaben für Informationstechnologie und Telekommunikation stiegen wieder an.
Seit Einführung der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) im Jahr 2002 sind fast alle Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Daten für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zehn Jahren digital aufzubewahren. 69 Prozent der befragten Kleinunternehmer wissen um die gesetzlichen Verpflichtungen zur digitalen Datenarchivierung. 31 Prozent der Befragten kennen diese Vorschrift noch nicht, obwohl die Verpflichtung bereits 2002 in Kraft getreten ist.
Die CD - elektronisches Speichermedium Nummer eins
Die Mehrzahl der kleinen Unternehmen geht mittlerweile dazu über, Arbeitsabläufe digital zu gestalten und Daten elektronisch zu archivieren. Zur Sicherheit drucken viele Firmen ihre Daten und Dokumente jedoch weiterhin aus und heften die Papiere ab. Das beliebteste elektronische Speichermedium ist die CD. 42 Prozent der Befragten nutzen dieses Medium, um Dokumente zu archivieren. 33 Prozent der Kleinunternehmer speichern ihre Daten auf Bandlaufwerken. Eine spezielle Archivierungssoftware haben bereits 23 Prozent der Kleinunternehmen im Einsatz. Am fortschrittlichsten sind hier die kleinen Finanzagenturen mit einem Anteil von 28 Prozent. 20 Prozent der Befragten nutzen andere Möglichkeiten wie zum Beispiel das Archivieren der Daten im Rechenzentrum externer Dienstleister.
Von den 47 Prozent der Kleinbetriebe, die noch in Papierform archivieren, halten 44 Prozent den Aufwand für die Einführung einer Archivierungslösung für zu groß. 41 Prozent geben an, digitale Speicher seien für ihr Unternehmen zu kostspielig. Nur sieben Prozent wissen nicht, welche Lösungen es zum digitalen Archivieren gibt. Generell gegen den Einsatz einer Archivierungslösung sind vier Prozent der Befragten. (mf)