Von Dr. Ronald Wiltscheck
Wer jemals ein Haus gebaut hat, der weiß, wie viele Pläne und Bauzeichnungen er dabei anschauen musste. Üblicherweise werden derart großformatige Zeichnungen nicht vom Architekten selbst ausgedruckt, das übernehmen spezialisierte Dienstleister. Einer der größeren von ihnen ist die RT Reprotechnik.de GmbH aus Leipzig.
Bei Bauvorhaben, die den Umfang von mehreren Millionen Euro überschreiten, sind die Architekten, Statiker, Haustechniker und der Bauherr selbst meist nicht am gleichen Ort, sondern oft ganz weit voneinander entfernt. Da kann es schon mal vorkommen, dass nicht alle Baubeteiligten auf dem gleichen Wissenstand sind, was die Pläne betrifft. Für dieses Problem wollte die RT Reprotechnik.de GmbH eine einfache und bezahlbare Lösung finden. Da die Mitteldeutschen auf Lotus Notes als Kommunikationsplattform setzen, sahen sie sich nach einem geeigneten IBM-Partner um. Das war vor sechs Jahren.
Seit sechs Jahren bestehende Partnerschaft
"RT Reprotechnik.de hat uns übers Internet gefunden, das war ein Glücksfall", erinnert sich Andreas Kilgenstein, Geschäftsführer der Activelink GmbH. Die Anforderung des Kunden, eine effiziente Lösung zum Verteilen von Bauplänen mittels Lotus Notes zu entwickeln, beantwortete Activelink mit "Reproman". Dabei handelt es sich um ein Domino-basierendes System zur Verwaltung von Architekturplänen bei großen Bauvorhaben. Bis zu 200 Teilnehmer können in ein Großprojekt eingebunden sein, wenn etwa Architekten, Statiker und Haustechniker aus ganz Europa stammen. Sie nutzen Reproman zum einen, um ihre Arbeit zu dokumentieren, und zum anderen, um die von ihnen erstellen Pläne allen anderen Projektteilnehmern zur Verfügung zu stellen. Dabei werden die Bauskizzen entweder von einem Lotus-Notes-Client aus verteilt, oder dies geschieht browserbasiert.
Der Lotus-Notes-Client hat den Vorteil, dass der Sendevorgang kaum Zeit in Anspruch nimmt, wohingegen der Upload via Webbrowser schon einige Minuten dauern kann. Denn verteilt werden oft große PDF- und Plot-Dateien und manchmal sogar CAD-Daten. Nutzt der Baubeteiligte den Notes-Client, sind alle Daten lokal bei ihm vorhanden und werden mit der zentralen vorgehalten Plänen am Server repliziert und somit stets auf dem aktuellen Stand gehalten. Jeder Berechtigte kann fast ohne Zeitverzögerung die Baupläne betrachten, Dateien aus der Datenbank herunterladen und Auswertungen erstellen.
Die aktuellen Daten zu allen Bauprojekten finden sich momentan auf zwei Lotus-Notes/Domino-Servern bei RT Reprotechnik.de an den Standorten Leipzig und Berlin. Dort ist derzeit Version 6 von Lotus Domino im Einsatz, und als Betriebssystemplattform dient ein Windows 2003 Server. Beides wird von Activelink gewartet. Das ist notwendig geworden, weil pro Bauprojekt Datenmengen von bis zu 30 GB anfallen.
Sobald irgendwelche Baupläne aufs Papier müssen, erhält RT Reprotechnik.de dem Plotauftrag. Auch hier beschleunigt Reproman die dahinter liegenden Prozesse, denn die Anwendung erhält alle für den korrekten Ablauf des Workflows benötigten Angaben. Da können unnötig ausgedruckten Pläne schon ins Geld gehen, bei Bauprojekten mit mehrjähriger Laufzeit fallen schon mal einige tausend Bauskizzen in Papierform an. Mit Reproman kann sich die RT Reprotechnik.de GmbH von den Wettbewerbern abheben, sowohl was schnellere Reaktion auf Kundenanfragen betrifft als auch den sparsamen Umgang mit großflächigen Plots.
Neue Umsätze mit jedem neuen Bauauftrag
Jedes Mal, wenn ein neuer Bauträger mit RT Reprotechnik.de einen Vertrag über Verteilung und Druck von Bauzeichnungen abschließt, bedeutet dies für den Dienstleister Activelink ein neues kleines Projekt. Denn nicht alle Baubeteiligten verfügen über einen Notes-Client, laut Kilgenstein von Activelink ist es ungefähr die Hälfte der neu hinzukommenden Kunden von RT Reprotechnik.de. Und nicht alle von ihnen wollen Geld für Notes-Client-Lizenzen ausgeben, auch wenn sie der Plot-Dienstleister mit dieser Software leihweise, für die Dauer des Bauauftrags, ausstatten würde.
Doch so bleibt für den Lotus-Spezialisten genug zu tun: "Die Bauvorhaben unterscheiden sich oft erheblich", weiß Kilgenstein zu berichten. So sind die Freigabeprozesse bei verschiedenen Bauträgern und abhängig von Auftraggebern manchmal sehr unterschiedlich geregelt. Dann müssen die Workflows dementsprechend angepasst werden. Dafür veranschlagt Activelink bis zu vier Projekttage.
Darin inbegriffen ist der Aufwand für die Anpassung der Webbrowser bei Kunden von RT Reprotechnik: "Dies dauert meist länger als die Installation der Notes-Clients", so Kilgenstein. Schwierig ist manchmal, die projektspezifischen Anforderungen herauszufinden; stehen diese fest, sind die Datenstrukturen in den Domino-Servern rasch angepasst. "Aber manchmal möchte der Kunde mitten im Projekt den Workflow ändern, weils es zu Abstimmungsproblemen unter den Architekten, Statikern, Gebäudetechnikern und dem Bauherr kommt", erzählt der Activelink-Geschäftsführer. Diese Änderungen gilt es dann innerhalb kürzester Zeit umzusetzen.
Eile ist hier in der Tat geboten, muss es doch nach dem Zuschlag für ein Bauprojekt oft sehr rasch gehen: "Time is Money!" Zwischen Bauprojektbeginn und Installation von Reproman vergehen im Schnitt gerade mal zwei Wochen. Da bleibt oft nicht viel Zeit zum Ausformulieren der genauen Projektanforderungen. Für die Anpassungsarbeiten stellt Activelink seinem Kunden RT Reprotechnik.de je nach Größe des Bauvorhabens und des damit vorhandenen Aufwands zwischen 1.500 und 2.500 Euro in Rechnung.
Laut Kilgenstein ist die Reproman-Applikation selbsterklärend und einfach zu bedienen. Schulungen waren nicht nötig. Lotus-Notes-Neulinge erhalten nur die spezielle Anwendung auf ihrem Client geliefert, also ohne E-Mail, Kalender, Aufgabenplanung und Adressbuch. Dazu genügt den Architekten, Statikern und Haustechnikern ein Handbuch, das ihnen Activelink zur Verfügung stellt. Die Replikation mit den Servern bei RT Reprotechnik.de erfolgt automatisch. Der Dienstleister hat mit einem Kunden einen Wartungsvertrag abgeschlossen. Für eine feste monatliche Pauschale erhält RT Reprotechnik immer die neueste Version von Reproman.
Derzeit laufen 15 Bauprojekte mit dieser Software, insgesamt wird sie momentan von 175 externen Usern genutzt. In den vergangenen fünf Jahren ist Reproman in 30 Bauprojekte eingesetzt worden. Daraus gingen rund 600.000 Aufträge zum Ausdrucken von Bauzeichnungen und Plänen hervor.
Und die Arbeit geht Activelink nicht aus. Der Kunde wird bald seine Server-Applikation Notes Domino auf Version 7 umstellen. Petra Wallasch, Geschäftsführerin der RT Reprotechnik.de GmbH, ist mit der Arbeit ihres Lieferanten zufrieden: "Reproman ist für unsere Kunden das ideale Werkzeug zum Verwalten und Verteilen ihrer Plandaten. So behalten sie stets Überblick darüber, wer wann welche Bauskizze eingestellt hat und an wen sie geliefert wurde." Der Return on Investment (RoI) ergibt sich für den Plotdienstleister aus dem effizienteren Abwickeln aller Druckaufträge. "Mit Lotus Notes / Domino als Plattform und Activelink als Entwicklungspartner können wir jederzeit schnell und flexibel auf projektspezifische Anforderungen unserer Kunden reagieren", meint Petra Wallasch.
So verwundert es nicht, dass die Zusammenarbeit zwischen dem IBM-Business-Partner und RT Reprotechnik.de in Zukunft ausgeweitet werden soll - und das nicht nur auf mehr Bauprojekte, sondern auch auf weitere Anwendungen auf der Lotus Notes / Domino-Plattform. So agiert Activelink nicht nur als Generaldienstleister in diesem Bereich bei seinem Kunden, sondern er administriert das System auch mit und möchte schon bald "Reproman" als Webservice zur Verfügung stellen. Mit diesem klaren Bekenntnis zur modernen Software-orientierten Architektur (SOA) befindet sich Activelink also auch technologisch an der Spitze.