Auch ein Jahr nach der Gleichstellung von elektronischen und Papierrechnungen bearbeiten viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) elektronische Rechnungen nicht rechtskonform. Zwar sind seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen deutlich reduziert, oft übersieht das Rechnungswesen oder die Geschäftsführung allerdings, dass die neuen Freiheiten gesonderte Regeln nach sich ziehen.
Heute können beispielsweise auch Rechnungen, die als Text- oder Bildanhang per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Hierbei schleichen sich aber häufig Fehler ein, wie die Praxis beweist: Mitarbeiter drucken empfangene PDF-Rechnungen aus, um sie physisch zu archivieren – elektronisch empfangene Rechnungen müssen jedoch auch in dieser Form archiviert werden und dürfen nicht ihr Format wechseln.
Basware, ein Anbieter für Purchase-to-Pay-Lösungen und e-Invoicing, empfiehlt daher den Einsatz geeigneter elektronischer Lösungen. Mit e-Invoicing und Invoice Automation sind KMU auf der sicheren Seite, weil die Software einen Bearbeitungsprozess verfolgt, der den Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen entspricht.
Bei allen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein. Dies kann ein Unternehmen durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreichen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen und so die korrekte Übermittlung prüfen.
Mit einer Basware-Lösung funktioniert das so: Lieferanten schicken ihre elektronischen Rechnungen komfortabel an eine Sammel-E-Mail-Adresse, von wo aus der Lösungsanbieter sie automatisch und lückenlos weiterverarbeitet. Im Rahmen des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens stellt Basware mit seinen Services und Lösungen sicher, dass es sich um die richtige Leistung, das richtige Entgelt und den richtigen Zahlungsempfänger handelt. Auch Details wie die Bankverbindung lassen sich berücksichtigen. Im Zuge dessen fertigt die Software eine lückenlose Dokumentation aller Teilschritte an und garantiert Revisionssicherheit gegenüber dem Finanzamt: vom Rechnungseingang über die Prüfungs- und Freigabeworkflows bis zur Verbuchung und Archivierung. (tö)