Remote Onboarding – mehr als nur Plan B

Neue Fachkräfte professionell einarbeiten

25.02.2021
Veit Lemke ist bei der Haufe Group für das Thema „Mitarbeiter-Onboarding“ verantwortlich. Seine Erfahrung zum Thema Mitarbeiter-Onboarding rührt aus vielen Jahren im Management und Coaching von klassischen und agilen Teams. Er hat viele Jahre als „klassischer“ Abteilungsleiter und Projektkoordinator sowie als „agiler“ Product Owner und Coach gearbeitet.
Auch während der Covid-19-Pandemie stellen Unternehmen neue Mitarbeiter ein. Was aber tun, wenn die gesamte Belegschaft im Homeoffice sitzt?
War es schon vor der Covid-19-Krise problematisch, neu angestellte Fachkräfte rasch einzuarbeiten, stiegen die Herausforderungen während der Pandemie noch zusätzlich an.
War es schon vor der Covid-19-Krise problematisch, neu angestellte Fachkräfte rasch einzuarbeiten, stiegen die Herausforderungen während der Pandemie noch zusätzlich an.
Foto: fizkes - shutterstock.com

Immer noch scheitern viele Unternehmen daran, neue Angestelle professionell und auch digital einzuarbeiten. So sehen laut unserer Onboarding-Umfrage 77 Prozent der befragten HR-Manager hier ein großes Verbesserungspotenzial - etwa um zu verhindern, dass neue Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen, was 30 Prozent der Unternehmen schon erlebt haben.

War das Onboarding vor Corona schon eine Herausforderung, erschweren die überwiegend analogen Prozesse die Einarbeitung jetzt in Corona-Zeiten zusätzlich. Denn wie kann ein gutes "An-Bord-holen" gelingen, wenn alle Kollegen im Home Office sitzen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter derzeit nicht die oberste Priorität hat?

Man würde denken, es ist selbstverstädlich, dass neue angestellte Mitarbeiter Notebooks mit VPN-Zugängen für ihre Tätigkeit im Homeoffice erhalten - doch weit gefehlt.
Man würde denken, es ist selbstverstädlich, dass neue angestellte Mitarbeiter Notebooks mit VPN-Zugängen für ihre Tätigkeit im Homeoffice erhalten - doch weit gefehlt.
Foto: Roman Samborskyi - shutterstock.com

Doch auch in diesen turbulenten Zeiten gibt es einige Punkte, die helfen, neue MitarbeiterInnen aus der Ferne gut ins Boot zu holen:

1. Richtige Infrastruktur schaffen

Wie unsere vierte Onboarding-Umfrage 2020 zeigt, müssen deutsche Unternehmen insbesondere bei der Digitalisierung ihrer Onboarding-Prozesse nachrüsten:

  • Jeder Mitarbeiter benötigt einen Laptop mit VPN-Zugang - zur Not auf postalischem Wege im Zuge eines Welcome Packages

  • Auf dem Laptop müssen alle wichtigen Standard- und mitarbeiterspezifischen Programme wie Mail-Client, Aufgabenplaner sowie Kommunikations-Tools personalisiert installiert werden

2. Remote-Kommunikation durch Team-Chat

Beim Onboarding geht es nicht nur um die fachliche, sondern auch um die soziale Integration ins Team.

  • Regelmäßiger Austausch mit dem neuen Mitarbeiter in Form von Online-Meetings und Chats hilft dem Onboardee, ein Gefühl für seine neuen Kollegen zu bekommen und sich zu vernetzen.

  • Ein Mentor kann für den neuen Mitarbeiter ein wichtiger Fixpunkt sein, den er bei offenen Fragen kontaktieren kann.

  • Neben der Arbeit sollte auch das Zwischenmenschliche und der Humor nicht zu kurz kommen. Tipp: Beiträge dürfen ruhig mit Emoticons und GIFs aufgelockert werden - wenn auch selbstverständlich im seriösen Rahmen.

  • "Onboardee-Networking-Circles" bieten ebenfalls eine gute Möglichkeit zur weiteren Vernetzung. Solche Netzwerke unter Neuankömmlingen halten sich oft noch Jahre nach der Einarbeitungsphase und bieten die Möglichkeit zu abteilungsübergreifendem Austausch.

Business-Tipps: Erster Arbeitstag – so punkten Sie bei den neuen Kollegen

3. Feedback und Mitarbeitergespräche

Besonders in der aktuellen Situation gilt: Immer im Gespräch bleiben, um den neuen Mitarbeiter nicht allein zu lassen und Sicherheit zu vermitteln! Gerade wenn der Smalltalk an der Kaffeemaschine zurzeit wegfällt, sind regelmäßige Feedbackgespräche umso wichtiger - am Anfang ruhig wöchentlich, später kann die Frequenz dann gesteigert werden. Am besten vermittelt man remote Feedback via Videochat, allein schon, um die Mimik des Gegenübers besser wahrnehmen zu können.

Im Feedbackgespräch werden beispielsweise Aufgaben und Ziele besprochen und bisherige Arbeitsergebnisse ausgetauscht. Natürlich sollte das Ganze keine Einbahnstraße sein: Feedback des neuen Mitarbeiters ist für Unternehmen ein unschätzbares Gut, wenn dieser einen neuen und frischen Blick auf eingefahrene Arbeitsweisen liefert.

4. Pluspunkt Onboarding-Software

Ein großer Schritt hin zu einem professionellen und digitalen Onboarding ist die Implementierung einer Onboarding-Lösung. Mit ihrer Hilfe können verschiedene Personen die einzelnen Aufgabenpakete Schritt für Schritt abarbeiten und kontrollieren. Neben dieser Workflow-Unterstützung lassen sich wichtige Informationen, Aufgaben oder News zeitpunktgesteuert ausspielen und sind so ein Garant für gelungenes Onboarding.

Ratgeber: So klappt das Onboarding

Mit einer App kann der Arbeitgeber die neuen Mitarbeiter bereits vor dem Start virtuell abholen und diese lernen in ersten Schritten die Firmenkultur kennen. Schon vor dem ersten Arbeitstag lädt der künftige Mitarbeiter Informationen, Aufgaben und Termine remote hoch, um so einen lückenlosen Prozess der Einarbeitung zu garantieren - voll umfänglich beim mobilen Arbeiten oder als Unterstützung für das Büro. Letztlich erfordert Remote-Onboarding also gar keinen großen Mehraufwand - hat aber eine große Wirkung auf die Bindung und Produktivität neuer Mitarbeiter!

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