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Statt Zettelwirtschaft

Notizen am Mac: Geheimer Alleskönner

15.02.2019
Von Thomas Armbrüster
Die App Notizen ist das elektronische Gegenstück zu Karteikarten und Notizzetteln und wesentlich leistungsfähiger.

Man kann sich vieles merken, aber nicht alles. Um zu verhindern, dass Informationen verloren gehen, schreibt man diese in der Regel auf. Nimmt man hierfür anstatt Papier oder Karteikarten einen Mac, stellt dieser für das Sammeln von Informationen und Gedanken mit der App „Notizen“ ein sehr leistungsfähiges Werkzeug bereit. Mit dem Programm lassen sich aber nicht nur Texte, sondern auch Bilder, Videos, Tondateien, Webseiten, Dokumente und Kartenausschnitte speichern. Zudem kann man die gespeicherten Informationen durchsuchen und in Ordnern ablegen. Ein weiterer Vorteil von Notizen ist die Zusammenarbeit mit iPhone und iPad, sofern man die Notizen für iCloud aktiviert. Die Informationen lassen sich dann zum einen mit diesen Geräten synchronisieren, zum anderen kann man ab iOS 11 Dokumente mit dem iPhone oder iPad scannen und in Notizen ablegen, die dann auch auf dem Mac verfügbar sind.

Dazu legt man auf dem iPhone oder iPad zuerst eine neue Notiz an und klickt anschließend auf das Plussymbol in der Symbolleiste von „Notizen“. Im sich einblendenden Menü steht die Option „Dokumente scannen“ an erster Stelle. Man kann zudem über „Zeichnung hinzufügen“ Skizzen und Zeichnungen in eine Notiz einfügen, was vor allem beim iPad mit Stiftunterstützung interessant ist. Das Zeichnen geht zwar auch mit dem Finger auf allen iOS-Geräten, sieht aber nicht besonders elegant aus. Zum Zeichnen in einer Notiz gibt es zusätzlich noch ein separates Stiftsymbol in der Symbolleiste. Auf dem iPad wird die Funktion selbstverständlich vom Apple Pencil unterstützt.

Mit Notizen kann man auf dem iPhone oder iPad auch Dokumente scannen.
Mit Notizen kann man auf dem iPhone oder iPad auch Dokumente scannen.

Notizen-Account anlegen

Notizen lassen sich auf verschiedene Weise speichern: In einem iCloud-Account, im Account des E-Mail-Providers, sofern dieser Notizen unterstützt, sowie nur lokal auf dem Mac und dem iPhone oder iPad. Die Notizoption der E-Mail-Provider bietet jedoch weniger Möglichkeiten als diejenige von iCloud. So lange auf dem Mac Notizen weder für iCloud noch für ein E-Mail-Konto eingerichtet sind, aktiviert das System die lokalen Notizen. Der lokale Account wird jedoch deaktiviert, sobald man ein E-Mail-Konto oder iCloud einrichtet und dabei die Notizen aktiviert. In den Einstellungen von Notizen lässt sich der lokale Account jedoch reaktivieren, indem man „Account ‘Auf meinem Mac’ aktivieren“ ankreuzt. Analog heißt die Einstellung „Auf meinem iPhone/iPad-Account“ in den Einstellungen von Notizen unter iOS.

Zum Einrichten des E-Mail-Kontos auf dem Mac ruft man entweder den Befehl „Mail > Accounts“ im Menü von Mail auf, woraufhin die Systemeinstellung „Internet-Accounts“ geöffnet wird, oder man öffnet die Systemeinstellung direkt. Markiert man dort den Mail-Account, lassen sich rechts unter „Verbinden mit“ die Notizen für dieses Konto aktivieren beziehungsweise deaktivieren. Meldet man sich bei iCloud an, was man entweder schon beim Einrichten eines neuen Macs erledigt oder mithilfe der Systemeinstellung „iCloud“, schaltet man die Notizen in der Liste der von iCloud unterstützten Anwendungen ein oder aus. Es ist auch möglich, zwei oder auch mehr Accounts für die Notizen einzurichten. Alle Accounts werden in der Seitenleiste des Programms aufgelistet, lokale Notizen erscheinen unter „Lokal“. Man markiert jeweils den gewünschten Account, um neue Notizen anzulegen oder vorhandene anzusehen.

Notizen lässt sich nicht nur mit iCloud, sondern auch mit einem E-Mail-Konto verwenden, wenn auch mit weniger Optionen.
Notizen lässt sich nicht nur mit iCloud, sondern auch mit einem E-Mail-Konto verwenden, wenn auch mit weniger Optionen.

Neue Notiz erstellen

Eine neue Notiz erstellt man entweder mit einem Klick auf das dafür zuständige Symbol (Quadrat mit Stift) in der Symbolleiste des Programms oder mit Befehlstaste-N. Hat man mehrere Accounts, wird die neue Notiz in dem Konto angelegt, das in der Seitenleiste markiert ist. Die Vorgabe „Standardaccount“ in den Einstellungen von Notizen ist nur für Siri zuständig. Der dort eingestellte Account wird benutzt, wenn man eine neue Notiz mit Siri anlegt. Die ebenfalls in den Vorgaben zu wählende Option für „Neue Notizen beginnen mit“ legt fest, wie die Überschrift der Notiz formatiert wird, wobei sich dies nur auf den iCloud-Account und die lokalen Notizen auswirkt.

Bei Notizen eines E-Mail-Accounts ist die Überschrift immer im Textformat. Bei diesen Notizen ist außerdem das Symbol für den Textstil und die Listenformate in der Symbolleiste inaktiv, die Schriftoptionen aus dem Menü „Format“ lassen sich dagegen anwenden. Den ersten Absatz einer neuen Notiz beziehungsweise die ersten Wörter des Textes nimmt das Programm für die Bezeichnung in der Liste der Notizen. Sinnvoll ist es deshalb, immer zuerst einen kurzen Beschreibungstext oder ein Stichwort zu schreiben und erst nach einer Zeilenschaltung den Text einzutippen oder einen in die Zwischenablage kopierten Text einzufügen. Im Text enthaltene Bilder werden dabei ebenfalls eingefügt. Stammt der kopierte Text von einer Webseite, sind die dort enthaltenen Links weiterhin aktiv.

Den ersten Absatz des Textes verwendet Notizen als Beschreibung in der Notizliste.
Den ersten Absatz des Textes verwendet Notizen als Beschreibung in der Notizliste.

Tabellen und Checklisten

Über das Tabellensymbol in der Symbolleiste fügt man in eine Notiz eine Tabelle ein. Diese hat zuerst zwei Spalten und zwei Zeilen. Um weitere Zeilen oder Spalten hinzuzufügen, klickt man in eine Zelle und dann links neben beziehungsweise oberhalb der Tabelle auf den Aktivpunkt, um die Zeile oder die Spalte zu markieren, und anschließend auf den sich einblendenden kleinen, nach unten weisenden Pfeil. Alternativ geht auch ein Sekundärklick (rechte Maustaste) auf einen Aktivpunkt. Im Aufklappmenü kann man dann Zeilen oder Spalten hinzufügen oder löschen.

Klickt man auf einen Aktivpunkt und hält die Maustaste gedrückt, lassen sich Spalten beziehungsweise Zeilen innerhalb der Tabelle verschieben. Neue Zeilen werden auch angelegt, wenn man nach Eingabe eines Textes oder einer Zahl die Zeilenschaltung drückt. Innerhalb einer Tabelle springt man mit der Tabulatortaste von Zelle zu Zelle. Man kann auch eine Tabelle in Numbers oder Pages kopieren und dann in eine Notiz einsetzen. Formeln gehen dabei aber verloren, nur die Werte werden übernommen.

In eine Notiz lassen sich Tabellen mit dem Tabellenwerkzeug einfügen oder aus Pages oder Numbers übernehmen.
In eine Notiz lassen sich Tabellen mit dem Tabellenwerkzeug einfügen oder aus Pages oder Numbers übernehmen.

Es ist ebenfalls möglich, einer Notiz eine Checkliste hinzuzufügen, wozu man auf das dafür zuständige Symbol (ein Kreis mit einem Häkchen) in der Symbolleiste klickt. Dann wird ein Markierungsbutton in die Notiz eingefügt. Daneben blinkt die Texteinfügemarke und man tippt den Text ein. Durch Drücken der Zeilenschaltung wird jeweils ein neuer Markierungsbutton erstellt. Um die Liste abzuschließen, drückt man kurz hintereinander zwei Mal die Zeilenschaltung, dann verschwindet der letzte Markierungsbutton wieder und man kann normal weiterschreiben.

Eine Checkliste lässt sich auch in ein anderes Listenformat umwandeln. Dazu markiert man alle Zeilen, klickt auf das Schriftsymbol in der Symbolleiste und wählt eines der drei dort verfügbaren Listenformate aus. Auch zurück zur Checkliste geht es, wenn man die Liste markiert und erneut auf den Button für die Checkliste klickt. Tabellen und Checklisten lassen sich nicht in Notizen einfügen, die in einem E-Mail-Account abgelegt sind. Die Symbole in der Symbolleiste sind darum dort deaktiviert. Nur lokale Notizen und Notizen in iCloud verstehen sich darauf.

Mithilfe einer Checkliste behält man in Notizen die Übersicht über noch zu erledigende Dinge.
Mithilfe einer Checkliste behält man in Notizen die Übersicht über noch zu erledigende Dinge.

Objekte in die Notizen einfügen

Notizen können unter anderem auch Bilder, Filme, Musikdateien, PDFs, Text- und Word-Dateien sowie Dateien der iWork-Programme aufnehmen. Diese zieht man per Drag-and-drop aus dem Finder in eine neue Notiz. Es lassen sich auch mehrere Anhänge einer Notiz hinzufügen. In der Notizliste wird jeweils angezeigt, wie viele Anhänge beziehungsweise Bilder sich in einer Notiz befinden. Den Link zu einer Webseite fügt man mithilfe des in der Adresszeile des Browsers angezeigten Favicons ebenfalls per Drag-and-drop in eine Notiz ein.

Beim Notizaccount eines E-Mail-Providers wird dabei nur der Text des Links eingefügt, bei lokalen Notizen und bei iCloud ist ein Bild von der Webseite sowie die Überschrift des Artikels und die Webadresse der Seite zu sehen. Doppelklickbar sind beide Links, um die Seite im Browser zu öffnen. Ist der iCloud-Account aktiviert, kann man Anhänge auch mit der Maus auf das Symbol von Notizen im Dock ziehen, es wird dann automatisch eine neue Notiz erstellt. Bei einem E-Mail-Account geht das nicht.

Bei einem iCloud-Account wird die erste Seite eines angehängten PDFs in der Notiz angezeigt.
Bei einem iCloud-Account wird die erste Seite eines angehängten PDFs in der Notiz angezeigt.

Auch in anderen Fällen gibt es Unterschiede bei den Möglichkeiten, was sich in einer lokalen Notiz und in iCloud speichern lässt und was beim E-Mail-Provider. So lässt sich zwar die in der App „Karten“ dargestellte Karte kopieren und in eine Notiz einfügen, diese ist aber bei Notizen des E-Mail-Accounts nach dem nächsten Start von Notizen wieder verschwunden, da sich das Konto nicht auf dieses Format versteht. Lokal und bei iCloud gibt es dagegen keine Probleme mit kopierten und dann eingefügten Karten. Ein weiterer Unterschied zeigt sich bei angehängten PDFs und Videos.

Sie erscheinen beim Mail-Account nur als Dateisymbol in der Notiz, bei lokalen Notizen und bei iCloud ist dagegen eine Vorschau der ersten PDF-Seite beziehungsweise das Vorschaubild des Films zu sehen, und der Film lässt sich in Notizen direkt abspielen. Keine Unterschiede gibt es zwischen den Accounts bei Bildern. Und noch ein Problem: An eine Notiz angehängte Dateien lassen sich unter iOS in einem E-Mail-Account nicht öffnen, auf einem Mac dagegen schon. Auch die Verknüpfungen zu Webseiten sind unter iOS nicht mehr klickbar. Man sollte sich bei E-Mail-Accounts darum auf Texte und Bilder beschränken, um keine Überraschungen zu erleben.

Eine Notiz kann auch mehrere unterschiedliche Dateien aufnehmen.
Eine Notiz kann auch mehrere unterschiedliche Dateien aufnehmen.

Notizen teilen

Die Funktion „Teilen“ des macOS macht es möglich, aus kompatiblen Anwendungen Dateien an andere Programme zu übergeben, darunter auch an Notizen. In der Systemerweiterung „Erweiterungen“ legt man fest, welche Anwendungen und sozialen Netzwerke für die Teilen-Funktion aktiviert sein sollen. Bei den Notizen benötigt man dazu entweder den lokalen Account oder iCloud. Einer von beiden muss aktiv sein. Sind beide aktiviert, landen alle über die Teilen-Funktion übergebenen Inhalte immer in iCloud, die lokalen Notizen kann man dann leider nicht als Ziel festlegen.

Unter anderem verstehen sich Pages, Numbers, Keynote, Safari, Vorschau, Textedit, Fotos sowie Karten auf das Teilen. Man findet in Safari, Vorschau, Karten und Fotos das Teilen-Symbol (ein Quadrat mit einem nach oben weisenden Pfeil) in der Symbolleiste sowie den Teilen-Befehl im Menü „Ablage“. Pages, Keynote und Numbers haben einen eigenen Menüpunkt „Teilen“, in dem man dann „Kopie senden“ auswählt. Das Symbol für die Symbolleiste (Kopie senden) muss man selbst hinzufügen, es ist standardmäßig nicht vorhanden. Und Textedit verfügt nur über den Befehl im Menü „Ablage“.

Auch manche Programme von anderen Entwicklern unterstützen das Teilen wie etwa Nisus Writer. Hier ist der Teilen-Befehl wie bei Textedit im Menü „Ablage“ zu finden. Die geteilten Dokumente sind jeweils als Anhang in die Notiz eingefügt und lassen sich per Doppelklick öffnen. Bei Karten zeigt die Notiz einen kleinen Kartenausschnitt sowie die Adresse des gewählten Standorts, ein Doppelklick öffnet die große Karte in der Karten-App. Analog gilt das für eine geteilte Verknüpfung aus Safari, die den Titel des Artikels, ein Bild und die Webadresse des Anbieters zeigt. Die Seite öffnet sich dann nach dem Doppelklick in Safari.

Mit dem Teilen-Befehl lassen sich aus kompatiblen Anwendungen wie hier Fotos Objekte direkt an Notizen übergeben.
Mit dem Teilen-Befehl lassen sich aus kompatiblen Anwendungen wie hier Fotos Objekte direkt an Notizen übergeben.

Ruft man den Teilen-Befehl in einer der kompatiblen Anwendungen auf und wählt „Notizen“ aus, öffnet sich ein Fenster, in dem man zum einen noch einen Text hinzufügen kann, der dann als Überschrift in der Notizliste dient, und zum anderen auswählt, wo die Notiz gespeichert wird. Als Ziel lässt sich entweder „Neue Notiz“ festlegen oder eine schon vorhandene Notiz. Das geteilte Dokument wird dann in diese eingefügt. Sofern man Ordner in Notizen angelegt hat, kann man beim Teilen einen davon auswählen und dann ebenfalls eine neue Notiz erstellen oder die Datei an eine vorhandene Notiz anhängen.

Bei der Übergabe an Notizen kann man das Objekt entweder in eine neue oder in eine schon vorhandene Notiz einfügen.
Bei der Übergabe an Notizen kann man das Objekt entweder in eine neue oder in eine schon vorhandene Notiz einfügen.

Notizen verwalten

In welcher Reihenfolge die Notizen in der Notizliste angeordnet sind, legt man in den Vorgaben des Programms fest. Man hat dabei die Wahl zwischen Erstellungsdatum, Änderungsdatum oder Titel der Notizen. Soll eine Notiz bei einem lokalen oder einem iCloud-Account immer ganz oben in der Liste angeordnet sein, heftet man sie an. Das geht über das Kontextmenü der Notiz in der Notizliste oder mit einer Wischbewegung nach rechts. Dann blendet sich die Schaltfläche „Anheften“ ein, die man anklickt. Man kann auch mehrere Notizen anheften. Zum Lösen einer angehefteten Notiz geht man analog vor. In einem E-Mail-Account ist das Anheften nicht verfügbar.

In den Voreinstellungen von Notizen legt man fest, wie die Notizen sortiert werden sollen.
In den Voreinstellungen von Notizen legt man fest, wie die Notizen sortiert werden sollen.

Um eine Notiz zu löschen verwendet man ebenfalls das Kontextmenü oder wischt nach links, um die Schaltfläche „Löschen“ einzublenden. Alternativ klickt man auf den Papierkorb in der Symbolleiste, wenn die Notiz markiert ist, oder drückt die Rückschritttaste. Es lassen sich auch mehrere Notizen markieren und dann über das Papierkorbsymbol oder die Rückschritttaste löschen. Gelöschte Notizen werden in den Ordner „Zuletzt gelöscht“ verschoben und verbleiben dort 30 Tage. Das gilt für den lokalen Account und für iCloud. Notizen im Account eines E-Mail-Providers werden dagegen sofort entfernt. Um eine Notiz aus dem Ordner „Zuletzt gelöscht“ zu entfernen markiert man diesen in der Seitenleiste und löscht die Notiz dann manuell. Der Ordner „Zuletzt gelöscht“ verschwindet automatisch, wenn er keine Notizen mehr enthält.

Wichtige Notizen lassen sich in iCloud anheften, sie erscheinen dann ganz oben in der Notizliste.
Wichtige Notizen lassen sich in iCloud anheften, sie erscheinen dann ganz oben in der Notizliste.

Notizen sperren

Bei iCloud oder lokal gespeicherte Notizen lassen sich mit einem Passwort sperren, sofern an sie keine Dateien, PDFs, Video- oder Audio-Dateien angehängt sind. Notizen mit Bildern, Weblinks und Kartenorten kann man dagegen genauso wie Textnotizen sperren. Das Passwort gilt für alle gesperrten Notizen und lässt sich in den Vorgaben des Programms anlegen, wenn man dort auf „Passwort festlegen“ klickt. Um eine Notiz zu sperren, klickt man in der Symbolleiste auf das Symbol mit dem Schloss. Sollte man zuvor noch kein Passwort festgelegt haben, wird man nun zuerst dazu aufgefordert.

Gesperrte Notizen sind in der Notizliste mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet. Schließt man die App, werden alle gesperrten Notizen automatisch geschlossen und bleiben nach dem Neustart des Programms ausgeblendet. Um alle gesperrten Notizen sofort zu schließen, klickt man auf das Schlosssymbol in der Symbolleiste und wählt im Aufklappmenü „Alle gesperrten Notizen schließen“ aus. Erst nach Eingabe des Passworts sieht man dann den Inhalt einer gesperrten Notiz wieder, wobei nach der Eingabe des Passworts bei einer Notiz auch alle anderen gesperrten Notizen wieder geöffnet werden.

Sobald man gesperrte Notizen schließt, wird ihr Inhalt ausgeblendet und lässt sich nur durch Eingabe des Passworts wieder einblenden.
Sobald man gesperrte Notizen schließt, wird ihr Inhalt ausgeblendet und lässt sich nur durch Eingabe des Passworts wieder einblenden.

Über den Befehl „Schutz entfernen“ im Kontextmenü einer gesperrten Notiz hebt man den Schutz wieder auf. Einen gleichlautenden Befehl findet man außerdem im Aufklappmenü des Schlosssymbols in der Symbolleiste. In den Vorgaben des Programms kann man über „Passwort ändern“ das alte Passwort durch ein neues ersetzen, was sich auch auf alle bisher schon gesperrten Notizen auswirkt. Setzt man dagegen das Passwort zurück, behalten alle bisher gesperrten Notizen das alte Passwort bei.

Notizen mit Dateianhängen lassen sich nicht mit einem Passwort sperren.
Notizen mit Dateianhängen lassen sich nicht mit einem Passwort sperren.

Ordner verwenden

Um den Überblick über viele Notizen zu behalten empfiehlt es sich, eigene Ordner anzulegen. Standardmäßig ist in jedem Account nur der Ordner „Notizen“ vorhanden. Hat man mehrere Accounts, markiert man zuerst denjenigen, in dem der Ordner angelegt werden soll, und klickt dann unten in der Seitenleiste auf „Neuer Ordner“. Den Befehl findet man auch im Kontextmenü in der Seitenleiste. Sobald man einen Ordner angelegt hat, legt Notizen automatisch auch den Ordner „Alle [Name des Accounts]“ an. Dieser listet dann die Notizen aus allen Ordnern des jeweiligen Accounts auf.

Um bei vielen Notizen die Übersicht zu behalten, legt man sich Ordner und Unterordner an.
Um bei vielen Notizen die Übersicht zu behalten, legt man sich Ordner und Unterordner an.

Man kann auch Unterordner anlegen, ausgenommen in den Ordnern „Notizen“ und „Alle…“. Dazu erzeugt man zuerst einen neuen Ordner und verschiebt diesen per Maus auf einen anderen Ordner. Um weitere Unterordner im selben Verzeichnis anzulegen, markiert zuerst den schon vorhandenen Unterordner und legt dann einen neuen Ordner an. Über einen Klick auf das Dreieck vor einem Ordner blendet man die Unterordner ein und wieder aus. Zum Umbenennen nimmt man entweder den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmenü oder markiert den Ordner und klickt ihn anschließend nochmals an. Dann lässt sich der Text editieren, ausgenommen die Ordner „Notizen“ und „Alle…“.

Ordner lassen sich auch wieder löschen, wieder mit Ausnahme von „Notizen“ und „Alle…“. Dazu markiert man den Ordner und klickt entweder auf das Papierkorbsymbol in der Symbolleiste, drückt die Rückschritttaste auf der Tastatur oder nimmt den Löschbefehl im Kontextmenü. Im sich öffnenden Dialogfenster muss man den Löschvorgang noch bestätigen. Sind in dem Ordner und in seinen Unterordnern noch Notizen enthalten, werden sie bei iCloud und beim lokalen Account in den Ordner „Zuletzt gelöscht“ gelegt. Beim Account eines E-Mail-Providers werden die Notizen dagegen sofort entfernt. Notizen lassen sich mit der Maus auch von einem Ordner in einen anderen ziehen, auch zwischen verschiedenen Accounts. Alternativ nimmt man den Befehl „Bewegen“ im Kontextmenü der Notizliste und wählt den Zielordner dort aus.

Löscht man einen Ordner, werden auch die Notizen gelöscht, landen bei iCloud aber zuerst im Ordner mit den zuletzt gelöschten Notizen.
Löscht man einen Ordner, werden auch die Notizen gelöscht, landen bei iCloud aber zuerst im Ordner mit den zuletzt gelöschten Notizen.

Suchen und Finden

Wie viele andere Programmfenster hat auch dasjenige von Notizen ein Eingabefeld für die Suche rechts oben in der Symbolleiste. Gesucht wird von Notizen nach dem eingetippten Suchbegriff im Titel und im Text einer Notiz sowie im Namen eines Anhangs. Alle Suchergebnisse werden dann in der Notizliste aufgeführt, zuerst die Fundstellen in den Texten und dann die Anhänge. Hat man mehr als einen Account, kann man nach einem Mausklick auf das Lupensymbol wählen, ob in allen Accounts oder nur im aktuellen Account gesucht werden soll.

Über das Suchfeld lassen sich die Texte und die Namen der Anhänge nach dem eingetippten Begriff durchsuchen.
Über das Suchfeld lassen sich die Texte und die Namen der Anhänge nach dem eingetippten Begriff durchsuchen.

Außerdem gibt es eine Funktion, um alle in Notizen gespeicherten Anhänge und Bilder sortiert nach Art in einem Fenster darstellen zu lassen. Dazu klickt man in der Symbolleiste auf das Icon mit den vier kleinen Quadraten. Nun kann man eine der Kategorien oben im Fenster markieren und sich alle dazugehörigen Dateien anzeigen zu lassen. Unter „Fotos & Videos“ listet Notizen auch alle Bilder auf, die in einen Text oder eine kopierte Webseite eingefügt sind. Über das Kontextmenü eines Objekts kann man dieses in der dazugehörigen Notiz oder als Übersicht anzeigen lassen und im dazugehörigen Programm öffnen. Außerdem lassen sich Anhänge in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Mac sichern und umbenennen. Websites und Karten lassen sich nicht sichern, sondern nur öffnen. Ein nochmaliger Klick auf das Symbol in der Symbolleiste schaltet die Anhangsübersicht wieder aus.

Um sich einen Überblick über alle in Notizen gespeicherten Anhänge zu verschaffen, blendet man die Anhangsübersicht ein.
Um sich einen Überblick über alle in Notizen gespeicherten Anhänge zu verschaffen, blendet man die Anhangsübersicht ein.

Notiz zum Bearbeiten freigeben

In iCloud gespeicherte Notizen lassen sich zur gemeinschaftlichen Bearbeitung mit anderen Anwendern freigeben, sofern diese ebenfalls ein iCloud-Konto besitzen. Zur Freigabe markiert man die Notiz und klickt in der Symbolleiste auf das Freigabesymbol (ein Kreis mit einem stilisierten Kopf und mit einem Pluszeichen). Im sich öffnenden Fenster kann man nun wählen, wie man den Link zur freigegebenen Notiz versenden möchte und klickt dann auf „Teilen“. Der Empfänger erhält nun eine E-Mail oder eine Nachricht mit einem Hinweis auf die geteilte Notiz, die er dann doppelklickt, um diese in Notizen beziehungsweise in iCloud.com zu öffnen und zu bearbeiten. Um das Teilen einer Notiz zu beenden, markiert man sie, klickt wiederum auf das Freigabesymbol in der Symbolleiste und klickt auf „Teilen beenden“. Hier muss man allerdings beachten, dass eine geteilte Notiz nicht mehr durchgehend, also Ende-zu-Ende, verschlüsselt ist.

Um eine Notiz gemeinsam zu bearbeiten, verschickt man den Link per Mail oder Nachrichten.
Um eine Notiz gemeinsam zu bearbeiten, verschickt man den Link per Mail oder Nachrichten.

Der Notizzettel

Die Notizzettel sind die digitale Entsprechung zum Postit-Zettel. Die Zettel können sowohl Text als auch Bilder aufnehmen und werden automatisch eingeblendet, wenn man das Programm startet. Um keine Notiz zu verpassen, nimmt man das Programm in der Systemeinstellung „Benutzer & Gruppen“ in die Liste der Anmeldeobjekte auf, wozu man auf das Plussymbol klickt und das Programm auswählt. Es wird dann automatisch beim Starten des Mac geöffnet und blendet alle vorhandenen Notizzettel ein.

Eine neue Notiz erstellt man mit dem gleichlautenden Befehl im Menü „Ablage“ oder der Tastenkombination cmd-N. Dann tippt man den Text oder setzt einen in die Zwischenablage kopierten Text ein. Bilder gelangen ebenfalls über Kopieren und Einsetzen in einen Notizzettel. Ein Notizzettel nimmt auch Links zu Webseiten auf, die anklickbar sind. Entweder zieht man das Favicon aus der Adresszeile des Browsers in eine Notiz oder kopiert die Adresse und setzt diese dann mit „Bearbeiten > Link hinzufügen“ in einen Notizzettel ein.

Außerdem lässt sich ein Dienst einrichten, um den in einer Anwendung markierten Text in einen neuen Notizzettel einzufügen. Dazu öffnet man die Systemeinstellung „Tastatur“ und markiert in der Abteilung „Kurzbefehle“ die Option „Text > Neuen Notizzettel erstellen“. Dann kann man in einem Programm einen Text markieren und dann im Programmmenü den Befehl „Dienste > Neuen Notizzettel erstellen“ auswählen.

Ein Notizzettel lässt sich einfärben, es stehen im Menü „Farbe“ sechs Varianten zur Verfügung. Über das Menü „Schrift“ lässt sich der Text formatieren, und im Menü „Bearbeiten“ findet man unter anderem auch die Rechtschreibkontrolle. Damit nicht zu viele Notizzettel den Bildschirm ausfüllen, kann man jeden Zettel mit einem Doppelklick auf die Titelleiste einklappen, sodass nur noch die Titelleiste zu sehen ist. Diese ist dann mit dem Text des ersten Absatzes beschriftet. Auch wenn man eine Option unter „Fenster > Ausrichten nach“ auswählt, werden alle Notizen eingeklappt und dann links oben auf dem Bildschirm angeordnet. Besonders wichtige Notizen lassen sich zudem über allen anderen geöffneten Fenstern auf dem Bildschirm einblenden, wozu man im Menü „Fenster > Oben schwebend“ aktiviert. Hier gibt es auch eine Option, einen Notizzettel transparent zu machen.

Um eine Notiz zu löschen, klickt man auf den Schließknopf links in der Titelleiste. Nun kann man die Notiz löschen oder über „Sichern“ den Text in einer Textdatei (reiner Text oder RTF) speichern. Um im Notizzettel vorhandene Bilder mit zu sichern, stellt man „RTFD“ bei „Format“ ein.

Alternativen zu Notizen

Reicht der Funktionsumfang von Notizen nicht aus, gibt es einige Alternativen. Eine der am häufigsten verwendeten Notizanwendungen ist wohl Evernote, die es für macOS, Windows, iOS und Android gibt. Es gibt eine kostenlose Basis-Version, eine Premium-Version sowie eine Business-Ausgabe, die vor allem für das Arbeiten mit mehreren Benutzern optimiert ist. Das Teilen der Notizen ist aber mit allen Versionen möglich.

Eine weitere Alternative zu Notizen mit einem sehr großen Funktionsumfang sind die Anwendungen von DevonThink. Es gibt sie in den Varianten „To Go“, „Personal“, „Pro“ und „Pro Office“. Wobei die Programme deutlich mehr bieten als eine Notizverwaltung.

Wer keine Probleme mit dem Speichern seiner Notizen bei Google hat und zudem auch Google-Dienste wie Mail, Kalender und Dokumente verwendet, kann Google-Notizen verwenden. Man kann diese im Browser, in iOS und unter Android verwenden.

Nicht ganz klar ist, wie es mit OneNote von Microsoft für den Mac weitergeht, denn One Note wird nicht mehr in Office 2019 enthalten sein und durch One Note for Windows 10 ersetzt und wird auch nicht mehr weiterentwickelt. OneNote 2016 bleibt aber weiterhin funktionstüchtig und wird auch Sicherheitsupdates und Fehlerkorrekturen erhalten, solange es den Support für Office 2016 gibt.

Im Mac App Store haben wir das Programm Bear gefunden, das es auch für iOS gibt und das im Funktionsumfang Notizen gleicht. Die Basisversion ist kostenlos, für das Synchronisieren zwischen mehreren Geräten benötigt man ein Abo für die Pro-Version, die 15 US $ im Jahr kostet. Die Synchronisierung erfolgt verschlüsselt über Apple CloudKit. (Macwelt)