Vielen Anwendern reichen die Bordwerkzeuge des Mac für private oder berufliche Büroarbeiten nicht aus. Mit Office 2019 stellt Microsoft eine neue Version seines Softwarepakets für macOS zur Verfügung. Einige Tipps für den Umgang mit den neuen Fassungen von Word, Excel und Powerpoint.
Tipp 1: Office 2019 für macOS als Offline-Version kaufen
Office 2019 ist nicht nur Bestandteil des Abos Office 365, Sie können Sie auch als Offline-Version bei Microsoft kaufen. Wer ein Office-365-Abonnement abschließt, kann jedoch das Paket auf mehreren Computern installieren. Generell unterstützt Office 2019 für macOS immer die aktuelle macOS-Version und die beiden Vorgänger, derzeit als Mojave, High Sierra und Sierra. Die Preise der Offline-Version liegen bei 180 Euro für Microsoft Office 2019 Home and Business für Mac und bei 105 Euro für Office 2019 Home and Student für Mac.
Tipp 2: Auto-Update nutzen
Bereits in der Vorgängerversion hat Microsoft automatische Updates für seine Office-Programme angeboten. Leider installieren sich die Updates noch immer nicht über den Mac App Store oder interne Funktionen in Microsoft Office, sondern über ein eigenes Tool. Dieses lädt automatisch, wenn man eines der Office-Programme startet. Manuell ruft man es über den Menüpunkt „Hilfe > Auf Updates überprüfen“ auf. Vor allem auf Macbooks ist es sinnvoll, Updates im WLAN von Büro oder Wohnung zu starten, bevor unterwegs die Updatemeldung aufpoppt. Die Updates sind häufig mehrere hundert Megabyte groß und werden nacheinander installiert – das dauert also. In den Einstellungen lässt sich auch festlegen, dass die Updates automatisch installiert werden.
Tipp 3: Spaltenbreiten und Farben anpassen und andere Funktionen in den Lerntools nutzen
Über den Menüpunkt „Ansicht“ sind in den einzelnen Office-2019-Programmen die „Lerntools“ zu finden. Diese helfen dabei, Texte einfacher zu lesen. Hier können Sie zum Beispiel die Spaltenbreiten und -Farben anpassen. Auch das laute Vorlesen kann hier gestartet werden. Das Dokument wird durch die Einstellungen in diesem Bereich nicht formatiert, sondern es wird nur die Ansicht angepasst, um das Lesen zu erleichtern.
Tipp 4: Einfacher übersetzen mit dem Microsoft Translator
Über den Menüpunkt „Überprüfen“ erreichen Sie die Übersetzungsfunktionen des Microsoft-Translators. Die Übersetzung geschieht dann direkt im Dokument.
Tipp 5: 3D-Objekte einfügen
Im Menüpunkt „Einfügen“ finden Sie den Eintrag „3D-Modelle“: Hierüber lassen sich 3D-Grafiken in Office-Programme integrieren, die sich auch interaktiv bewegen lassen. Sie benötigen dazu aber macOS 10.13.4 und höher. Nachdem das 3D-Objekt aus einer Datei oder einer Onlinequelle eingefügt wurde, kann es nachträglich bearbeitet werden. Microsoft bietet hier auch eine Online-Galerie an, in der sich bereits 3D-Objekte befinden. Microsoft zeigt die Vorgehensweise sowie ein Videos um Umgang mit den neuen 3D-Modellen auch auf der Webseite „Werden Sie kreativ mit 3D-Modellen“.
Tipp 6: Fokus-Modus nutzen
Über den Menüpunkt „Ansicht > Fokus“ aktiviert man die Fokus-Ansicht in Office-Programmen. Durch einen Klick auf dieses Icon werden alle Symbolleisten ausgeblendet. Die Schaltfläche „Beenden“ führt zurück in die Standardansicht.
Tipp 7: Dokumente mit anderen teilen
Um Dokumente mit anderen zu teilen, stehen in Office 2019 für macOS generell zwei Wege zur Verfügung. Über die Schaltfläche „Freigeben“ im oberen rechten Bereich können Dokumente auf OneDrive hochgeladen und geteilt werden. Dazu muss aber auf dem Mac der OneDrive-Client installiert und eingerichtet sein. Eine weitere Möglichkeit ist der Menüpunkt „Datei > Freigeben“. Hier lassen sich Dateien ebenfalls freigeben und per PDF verschicken.
Dokumente lassen sich natürlich auch in iCloud Drive speichern und von da aus freigeben, oder über die Familienfreigabe teilen.
Tipp 8: Anpassung der Oberfläche
Office 2019 für macOS kann das Menüband automatisch ausblenden, wenn es nicht benötigt wird. Um die Symbole zu erreichen, reicht es aus, auf den entsprechenden Menüpunkt zu klicken. Durch den Klick werden die Befehle eingeblendet.
Tipp 9: Dark Mode nutzen
Wenn Sie in den Systemeinstellungen des Macs bei „Allgemein > Erscheinungsbild“ die Option „Dunkel“ gewählt haben, dann schalten auch die Office-Programme in diesen Modus. In Office selbst steht in diesem Bereich keine Option zur Verfügung.
Tipp 10: Speicherort auswählen – lokal, iCloud oder andere Speicher nutzen
Beim Speichern in OneDrive lassen sich Dokumente mit anderen Benutzern über den Microsoft-Cloud-Dienst teilen und Einstellungen festlegen, wie das Versenden eines Links. Bei der Verwendung von iCloud können die Apple-spezifischen Einstellungen genutzt werden, wie das Synchronisieren mit anderen Geräten über iCloud. Wer nur lokal speichert, hat eine höhere Datensicherheit, kann auf die Dokumente aber nur lokal zugreifen. In den iCloud-Einstellungen in macOS kann aber wiederum festgelegt werden, dass einzelne lokale Ordner mit iCloud synchronisiert werden sollen. Dadurch ergibt sich eine Flexibilität, mit der Anwender planen können, wo sie Dokumente speichern und wie diese auf anderen Geräten oder für andere Benutzer zugreifbar sein sollen.
Tipp 11: Microsoft Teams für die Zusammenarbeit von Gruppen nutzen
Microsoft bietet eine Messaging-Umgebung an, mit der Gruppen ein Kommunikationsmedium erhalten, das auf PCs genauso genutzt werden kann, wie auf Smartphones und Tablets oder Macs. Das heißt, die Kommunikation ist über alle Geräte hinweg nutzbar, unabhängig vom eingesetzten System. Microsoft Teams baut auf Office 365 Groups auf. Unternehmen, die Office 365 als Cloudlösung einsetzen, können Microsoft Teams kostenlos nutzen. Für Microsoft Teams steht auch eine Desktop-App zur Verfügung. Mit dieser kann auf Windows-PCs effektiv mit Microsoft Teams gearbeitet werden, parallel zur Weboberfläche. Die App steht aber auch für macOS zur Verfügung.
Tipp 12: Sicherheitseinstellungen anpassen
Über den Menüpunkt „Word > Einstellungen > Sicherheit“ lassen sich wichtige Einstellungen zur Sicherheit und zur Datenspeicherung in Office 2019 vornehmen. Bevor Sie produktiv mit Office arbeiten, sollten Sie sich diese Einstellungen ansehen. Hier lässt sich zum Beispiel das Verhalten beim Ausführen von Makros festlegen. Diese lassen sich an dieser Stelle komplett deaktivieren, aktivieren oder nach einer Benachrichtigung aktivieren. (Macwelt)
