Erweiterte Dokumentenverwaltung in Office 365
Neben der einfachen Erstellung und Verwaltung von Dokumenten lassen sich für die Dokumente erweiterte Funktionen aktivieren, zum Beispiel das Ein- und Auschecken sowie die Versionierung. Diese Funktionen verhindern, dass sich Anwender ihre Dokumente gegenseitig überschreiben.
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Benutzer Dokumente nicht gegenseitig überschreiben, können Sie das Ein- und Auschecken aktivieren.
Anwender checken Dokumente über die "drei Punkte" aus und wählen dann im neuen Fenster noch einmal das Fenster mit den "drei Punkten". Sobald ein anderer Anwender ein ausgechecktes Dokument öffnen will, sieht er an dem Symbol, dass das Dokument ausgecheckt ist, und kann das Dokument nur lesend öffnen. Administratoren dürfen aber über das Menü des Dokuments dieses wieder einchecken beziehungsweise mit dem Befehl Auschecken verwerfen das Auschecken wieder rückgängig machen.
Die Option Auschecken verwerfen steht auch Anwendern zur Verfügung, die das Dokument ausgescheckt haben. Durch das Verwerfen des Auscheckens lässt sich das Anlegen neuer Versionen vermeiden, wenn Anwender keine Änderungen an der Datei vorgenommen haben.
Administratoren können für die Dokumentenbibliothek generell festlegen, dass jedes Dokument, das ein Anwender bearbeitet, automatisch ausgecheckt werden muss. Dadurch wird verhindert, dass sich Anwender gegenseitig die Änderungen überschreiben. Sie nehmen diese Einstellungen direkt in den Einstellungen der Dokumentenbibliothek in Office 365 vor.
Diese erreichen Sie über die Registerkarte Bibliothek über die Schaltfläche Bibliothekeinstellungen. Nach einem Klick auf den Link Versionsverwaltungseinstellungen aktivieren Sie im Bereich Auschecken erfordern die Option Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können?. In diesem Bereich können Sie außerdem noch die Versionierung aktivieren, ebenso die Inhaltsgenehmigung. Mit dieser legen Sie fest, dass bestimmte Teammitglieder Dokumente erst genehmigen müssen, bevor diese auf der Teamseite in Office 365 erscheinen.
Öffnet ein Anwender das Dokument über die Webseite, zeigt Office 365 das Dokument über Office Web App an. Natürlich können die Anwender das Dokument auch mit dem lokalen Office-Programm auf ihrem Rechner bearbeiten. Dazu müssen Sie sich beim Öffnen des Dokumentes mit ihrer Office-365-E-Mail-Adresse anmelden. Haben Sie das Ein- und Auschecken aktiviert, erhält der Anwender in Word eine entsprechende Information und muss das Dokument auschecken.
Über die Registerkarte Datei in Word sehen Anwender zusätzlich die verschiedenen Versionen des Dokumentes, wenn sie die Versionen aktiviert haben. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Egal, von wo aus andere Anwender versuchen, ein ausgechecktes Dokument zu öffnen und zu bearbeiten, erhalten Sie eine Information. Beim Einchecken kann der Anwender einen Kommentar zu den Änderungen eingeben. Das funktioniert problemlos und bequem direkt in Word.