Schritt-für-Schritt-Anleitung

Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung

Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt.

Aufbewahrungsrichtlinien in der Praxis

Aufbewahrungsrichtlinien sind eine Zusammenfassung mehrerer Aufbewahrungstags. Sie können Postfächern in Office 365 jeweils eine Aufbewahrungsrichtlinie zuweisen. Jedes Aufbewahrungstag kann einer Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen sein. Nach dem Anlegen einer Aufbewahrungsrichtlinie können Sie weitere Tags erstellen und diese einer Richtlinie zuweisen. Tags wendet Office 365 an, wenn diese mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sind und diese mit Postfächern verbunden ist.

Aufbewahrungsrichtlinien erstellen Sie ebenfalls in der Webverwaltung von Office 365. Navigieren Sie zu Verwaltung der Richtlinientreue/Aufbewahrungsrichtlinien, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein und wählen Sie die Tags aus, die Sie der Richtlinie zuordnen wollen.

Wenn Sie Aufbewahrungsrichtlinientags erstellt und diese mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft haben, können Sie die Richtlinie auf Empfänger in Office 365 anwenden. Ein Postfach darf nur mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sein. Diese Richtlinie weisen Sie in den Einstellungen des Postfachs zu. Die Zuweisung erfolgt folgendermaßen:

1. Navigieren Sie zu Empfänger/Postfächer in den Exchange-Einstellungen von Office 365

2. Wählen Sie das Postfach aus, und klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Klicken Sie auf Postfachfunktionen.

4. Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungsrichtlinie die Richtlinie aus, die auf das Postfach angewendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern.

Anwender können manuell in Outlook über die Auswahl von Richtlinie zuweisen persönliche Tags vergeben, die dann für die Archivrichtlinie verwendet werden. Anwender können auch über das Kontextmenü von E-Mail in Outlook Web App oder Outlook Richtlinien auf Objekte oder ganze Ordner anwenden. In den Eigenschaften eines Ordners auf der Registerkarte Richtlinien können Anwender selbst eine Richtlinie auswählen, die für E-Mails in diesen Ordner gelten.

Nachdem Sie Aufbewahrungstags erstellt, diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt, und die Richtlinie auf einen Postfachbenutzer angewendet haben, werden Postfachelemente bei der nächsten Verarbeitung des Postfachs, basierend auf den in den Aufbewahrungstags konfigurierten Einstellungen, verschoben oder gelöscht.

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