Nutzt man Outlook auf dem PC und dem iOS-Gerät, hat man es einfach. Etwas komplizierter wird es allerdings, wenn man Apples Adressbuch, Kalender und Kontakte nutzen will – und mit Outlook auf dem PC abgleichen will. Während man unter Windows für Synchronisationsaufgaben anfangs iTunes bemühen musste, übernimmt seit einigen Jahren die Systemsteuerung iCloud diese Aufgabe. Das von Apple regelmäßig aktualisierte Programm hatte bei Redaktionsschluss die Versionsnummer 6.2 und kann über Apples Tool Apple Software Update oder die Webseite des Herstellers heruntergeladen kann. Das BSI empfiehlt das Update über eine technische Warnung, Apple hat einige schwerwiegende Lücken darin geschlossen.
Systemanforderungen
Unterstützt werden vom unscheinbaren "iCloud für Windows" die Versionen Windows 7, 8 und 10. Der native Mail-Client Outlook wird ab der Version 2007 unterstützt. Seit iCloud für Windows 5.1 wird auch die aktuelle Version Outlook 2016 unterstützt. Für den Abgleich der Browser-Lesezeichen braucht man auf seinem Rechner eine aktuelle Version der gängigen Browser. iCloud für Windows unterstützt Firefox ab Version 45, Internet Explorer 11 oder Chrome 50 und neuer, nicht jedoch Edge. Edge-Nutzer können die Lesezeichen aber zuerst in den Internet Explorer übertragen und aus Edge importieren. Außerdem ermöglicht das Tool den Dokumenten-Abgleich via iCloud Drive. Dafür sind auf der iOS- und OS-X-Seite mindestens Yosemite und iOS 8 notwendig. Die iCloud-Fotomediathek wird ab Windows 7 und iCloud für Windows 5 unterstützt. Eine komplette Liste der Mindestanforderungen für unterschiedliche iCloud-Funktionen findet sich hier.
Einrichtung
Die Installation des Programms funktioniert relativ einfach: Hat man es heruntergeladen und gestartet, blendet sich zuerst das Fenster mit der Apple ID. Hier trägt man nun die entsprechende Mail-Adresse und das Passwort ein. Danach kann der Nutzer auswählen, welche Dateien er mit dem Windows-PC synchronisieren will: Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben auf dem iPhone können mit Outlook zusammengeführt werden, dazu kann man zusätzlich in den Extra-Ordner eigene Fotos aus iCloud und Dokumente synchronisieren – iCloud Drive und iCloud-Fotomediathek also. Synchronisiert werden die Daten nicht zwischen dem iPhone und PC, sondern über die iCloud-Server.
Allerdings muss man unter Windows auf einige Funktionen verzichten, die die Mac-Benutzer mit iCloud verbinden können.
Fehlende iCloud-Funktionen unter Windows
In seiner Windows-Version hat sich Apple nur auf das Wesentliche konzentriert: Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben sowie Bookmarks und Fotos aus Fotostream kann man zwischen dem iPhone und eigenem PC abgleichen. Für diese Dienste muss der Nutzer eine alternative Lösung suchen:
Nach der Einrichtung prüft das Programm die Richtigkeit der Angaben. Ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Apple ID eingerichtet, muss man logischerweise den angeforderten Code eingeben. Bei der Fertigstellung hat Apple noch einen zusätzlichen Schritt eingebaut: Nach der kompletten Installation und Einrichtung der iCloud-Daten verlangt das System eine Freischaltung, sprich, man muss auf einem bereits bekannten Mac oder iPhone erneut das Apple-ID-Passwort eingeben, erst dann startet unter Windows Outlook mit dem iCloud-Account.
Alle Outlook-Versionen ab Version 2007 werden unterstützt, es gibt aber kleine Unterschiede bei der Umsetzung.
iCloud-Abgleich über Outlook
Die Funktionen der Systemsteuerung für Windows sind recht begrenzt – der Nutzer kann damit den iCloud-Sync einrichten und ändern, zusätzlich kann man den Speicherplatz des eigenen iCloud-Kontos, ähnlich wie auf dem Mac, verwalten. Startet man nach der Installation Outlook 2007, merkt man, dass sich in der Seitenleiste des Mail-Clients etwas geändert hat. Aktiviert man die E-Mail-, Kalender- oder Kontakte-Ansicht, findet man dort einen oder mehrere Einträge der iCloud-Daten. In der Mail-Ansicht sieht man in Outlook zwei neue Ordner: „iCloud“ und meine-appleid@icloud.com. Was manche irritiert: Der iCloud-Ordner ist auf den ersten Blick leer, hier werden nämliche alle Daten außer Mails gespeichert, sie erscheinen nur in den entsprechenden Ansichten wie Kalender oder Kontakte. Der Ordner mit der Apple-ID-Adresse ist für den Austausch der Mails zwischen dem Rechner und iPhone verantwortlich. Erstellt man dort neue Unterordner oder verschickt die elektronischen Briefe mit dem Konto, gleicht iCloud sie auch automatisch mit dem iPhone ab.
Sonderfall Notizen
In dem gleichen Ordner hat Outlook den Eintrag „Notizen“ hinzugefügt. Dort landen alle Textschnipsel, die der Nutzer auf dem iPhone oder Mac mit dem gleichnamigen Programm erstellt hat. Auf dem Windows-PC mit Outlook sind Notizen nur bedingt nützlich. Man kann mit Outlook die iPhone-Notes sichten, gegebenenfalls die Textstellen kopieren oder einzelne Einträge löschen. Die neu erstellten Notizen kommen auf dem iPhone oder Mac als eine E-Mail an, mit dem namensgebenden Programm werden sie nicht synchronisiert.
Auch in Outlook 2013 und 2016 trägt sich iCloud in der Seitenleiste ein, iCloud-Kalender, -Adressen, und -Aufgaben werden automatisch abgeglichen. Über einen Button in der Menüleisten kann man eine Aktualisierung manuell starten.
Achtung: Ordner für VIP-Kontakte sind nicht verfügbar und Outlook importiert nur den ersten Kontakt einer vCard-Gruppe.
Troubleshooting Outlook mit iCloud
Problem:Die iCloud-Systemsteuerung für Windows ist installiert, die richtigen Passwörter sowohl für die Apple ID als auch für die iCloud-E-Mail eingetragen. Die neuen Mails gleicht aber Outlook mit dem iPhone nicht ab.
Lösung:Damit der Abgleich zwischen dem Windows-Rechner und einem iPhone funktioniert, liefert Apple zusammen mit der Systemsteuerung auch ein Outlook-Addin, das automatisch für den Mail-Client unter Windows installiert wird. Ist das Addin deaktiviert, kann Outlook auch keine iCloud-Mails abgleichen. Um nachzuprüfen, ob das Zusatzprogramm aktiviert ist, wechselt man in der Menüleiste „Extras“ zu dem Eintrag „Vertrauensstellungscenter…“. In der rechten Spalte listet Outlook alle Aspekte des Datenschutzes und der Sicherheit, die der Nutzer verwalten kann. Unter dem Eintrag „Addins“ sind alle aktiven und deaktivierten Zusatzprogramme gelistet. Für den Abgleich mit iCloud ist „iCloud Outlook Addin“ verantwortlich. Taucht es in der Liste mit deaktivierten Addins auf, kann kein Abgleich zu Stande kommen. Wer es wieder einschalten will, muss noch ein paar Klicks tätigen: Im gleichen Fenster wählt man im Drop-down-Menü „Verwalten“ den entsprechenden Adinn-Typ (COM-Add-In), und klickt auf „Gehe Zu…“ In der erscheinenden Liste muss der Nutzer nur noch den Haken gegenüber „iCloud Outlook Addin“ setzen und mit OK bestätigen. Die Synchronisation sollte danach wie gewohnt funktionieren.
Problem: Die Daten werden nicht zwischen den Geräten synchronisiert
Lösung: Problemlos kann man seinen iCloud-Account als Standard-Accout für den E-Mail-Versand auswählen. iCloud darf allerdings nicht als Standardaccount für Datendateien definiert sein. Das überprüft man bei Outlook 2007 unter Datei/Datendateiverwaltung/Datendateien, bei neueren Versionen unter Datei/Informationen/Kontoeinstellungen/Datendateien. Ist hier iCloud als Standardaccount aufgeführt, muss man einen anderen Account auswählen und diesen als Standardaccount bestimmen.
Problem: Beim Versuch, die Einstellungen in der iCloud-Systemsteuerung für Windows zu ändern, blendet sich eine Fehleranzeige „Ihre Konfiguration konnte auf Grund eines unbekannten Fehlers nicht gestartet werden“.
Lösung: Bei der Installation legt iCloud im Outlook-Systemorder die Datenbank-Dateien an. Die Einträge aus diesen Datenbanken synchronisiert das Programm mit den CalDAV-Servern, wo sich die Original-Einträge aus iCloud befinden. Ist eine dieser Dateien beschädigt, kann Outlook die Daten nicht synchronisieren. Diesen Fehler kann man beheben, indem man die iCloud-Systemsteuerung deinstalliert, die Programmdatei von der Apple-Webseite neu lädt und die Systemsteuerung neu einrichtet. Davor kann man zur Sicherheit den iCloud-Ordner mit beschädigten Datenbanken löschen. Dazu wechselt man in Outlook zu der Menüleiste „Extra – Kontoeinstellungen“. Wählt man die iCloud-E-Mail und geht zu dem Reiter „Datendateien“, listet Outlook alle Datenbanken und Archive, die das Konto abruft. Ist die Zeile „iCloud“ ausgewählt, klickt man auf „Ordner öffnen…“, es öffnet sich daraufhin der gesuchte Systemordner mit Datenbankdateien. Diesen kann man getrost löschen, bei der Neu-Einrichtung legt iCloud einen neuen mit den unbeschädigten Datenbankdateien an.
Outlook und iPhone über iTunes 11 manuell synchronisieren
Seit der Vorstellung von iTunes 11 hat sich die Info-Leiste beim verbundenen iPhone etwas geändert: Die meisten Einträge für den Kalender-, Mail- und Kontakte-Sync sind deaktiviert. Der manuelle Abgleich dieser Daten über iTunes ist scheinbar nicht mehr möglich. Aus Sicherheitsgründen verbieten aber manche Firmen den drahtlosen Mail-Abgleich mit dem eigenen iPhone. Damit iTunes unter Windows wieder die Daten mit Outlook synchronisiert, muss man zuerst den iCloud-Sync auf dem iPhone deaktivieren. In der Einstellungen-App schaltet man unter „iCloud“ die Regler „Mail“, „Kontakte“ und „Kalender“ ab. Verbindet man das iPhone mit iTunes neu, kann man wie in der Vorgängerversion die Daten manuell mit Outlook abgleichen.