DaimlerChrysler, BMW, Bayer, Puma und die Deutsche Bank haben eines gemeinsam: Sie setzen PDAs konzernweit oder zumindest in einzelnen Abteilungen ein. Vorreiter bei DaimlerChrysler war die Entwicklungsabteilung schon vor knapp zwei Jahren. Wegen häufiger Besprechungen und der hohen Mobilität der Entwickler synchronisiert seitdem jeder Mitarbeiter seine Termine via PDA mit dem zentralen Gruppenkalender.
Auch BMW, Bayer & Co. führen beziehungsweise führten PDAs ein, um PIM-Daten wie Kontakte, Termine und Aufgaben mit der Groupware des Unternehmens abzugleichen oder unterwegs auf E-Mails zuzugreifen. E-Mail und PIM-Daten markieren meist den Einstieg in die mobile Strategie. Im nächsten Schritt geht es um die Übertragung von beispielsweise Textdokumenten oder Präsentationen, Umsatzdaten oder Excel-Sheets auf den PDA; das alles natürlich orts- und zeitunabhängig.
Richtig kompliziert aber wird es bei geschäftskritischen Applikationen wie Kunden- und Vertriebsinformationssystemen (CRM = Costumer Relationship Management) oder betriebswirtschaftlicher Standardsoftware wie SAP. Diese Anwendungen basieren auf relationalen Datenbanken im Backend (Oracle, SQL Server, Sybase) mit teilweise komplexen Verknüpfungen, die auch auf dem PDA abzubilden sind.
Der Mehrwert von PDAs
Wie vor jeder Investition steht am Anfang auch hier die Frage: Lohnt sich der Einsatz von PDAs im Unternehmen? Wo liegt der Mehrwert? Im Vergleich zu Notebooks liegen die Vorteile von PDAs auf der Hand: Sie sind kleiner, leichter, schnell (ohne langes Booten) einsatzbereit und vor allem billiger.
Setzt man für einen leistungsfähigen PDA im Schnitt 600 Euro an, schlägt ein gutes Notebook ab 2500 Euro aufwärts zu Buche. Man sollte allerdings bedenken, dass beim PDA noch Kosten für Kommunikationserweiterungen (zum Beispiel WLAN-Karten), eine externe Tastatur zur besseren Dateneingabe oder auch Speichererweiterungen anfallen können.
Analysten von Gartner (www.gartner.com) oder Giga (www.gigaweb.com/homepage) kalkulieren die TCO von PDAs je nach Ausstattung und Software mit zwischen 2500 und 4500 Euro pro Jahr. Neben den reinen Hardwarekosten sind beim TCO noch Faktoren wie Lizenzen für Software, Support, Training der Mitarbeiter, Sicherheitsmaßnahmen oder Gebühren für den Datentransfer eingerechnet.
Die Investitionen in die mobile Lösung amortisieren sich den Marktforschern zufolge bereits nach wenigen Monaten durch eine höhere Produktivität. Der Mehrwert von PDAs liegt laut Gartner & Co. unter anderem in folgenden Faktoren:
- Schnellere Entscheidungen durch den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Unternehmensdaten sowie E-Mails (Wettbewerbsvorteil)
- Lücken in der Erfassung von Daten werden geschlossen
- Vereinfachung von Geschäftsprozessen
- Erschließung neuer, geschäftsfördernder Anwendungsfelder
- Besserer Kundenservice und damit höhere Kundenzufriedenheit
- Unproduktive Zeiten (zum Beispiel Wartezeit am Flughafen, Zugfahrt et cetera) lassen sich effektiv nutzen
Beispiele für Anwendungen
E-Mail und das Abrufen von PIM-Daten sind die Klassiker unter den mobilen Anwendungen. Weit verbreitet sind auch auf dem PDA gespeicherte Office-Dokumente, Präsentationen oder Umsatzdaten. Daneben geht der Trend verstärkt hin zu vertikalen, branchen- und unternehmensspezifischen Applikationen, die in bestehende Geschäftsprozesse integriert sind. Hauptgebiet der mobilen Nutzung ist der Vertrieb, auf Neudeutsch "Field Sales and Service".
Die Außendienstmitarbeiter können mit ihrem PDA Bestellungen des Kunden direkt bearbeiten, Warenbestände mobil abfragen (Ist das Produkt lieferbar?) und den Auftrag noch vor Ort zur Zentrale schicken. Doch es geht nicht nur um das Optimieren bestehender Geschäftsprozesse.
Auch eigene Marktforschung ist via PDA effizienter. Die Vertriebsmitarbeiter vor Ort erfassen mit ihrem Minirechner den Abverkauf des eigenen Produkts sowie den der Konkurrenten und können diese Daten schnell an das Management weiterleiten. Die Informationen über Kunden und lokale Marktbedingungen helfen, den Vertrieb zu optimieren und auch schneller auf Veränderungen zu reagieren.
Nützlich sind PDAs zum Beispiel auch für Servicetechniker. Da Unternehmenskunden häufig individuelle Wartungsverträge besitzen, sollte der Mitarbeiter die Kundeninformationen auf dem PDA gespeichert haben, wenn er zu einem Notfall gerufen wird. Auch Konstruktionszeichnungen können nützlich sein. Ist der Auftrag erledigt, kann der Servicetechniker die Zentrale informieren, die dann wiederum in der Lage ist, die Rechnung schneller zu stellen.
Herausforderung für die IT-Abteilung
Damit PDAs auch wirklich die Produktivität steigern, ist zunächst die IT-Abteilung gefordert. Die Aufgabe ist nicht einfach. Am Anfang sieht die Situation im Unternehmen meist so aus: Mitarbeiter nutzen ihre privaten PDAs auch im Unternehmen und tauschen Daten mit dem Firmennetz aus. Niemand hat Kontrolle über die heruntergeladenen Daten, Sicherheitslücken können entstehen, es kommt zu einem "Wildwuchs" der Plattformen Palm OS, Pocket PC und Symbian.
Das Ziel des Unternehmens ist es daher, den PDA-Einsatz und vor allem den Zugriff auf die Unternehmensdaten zu vereinheitlichen und zu kontrollieren. Darüber hinaus geht es darum, die mobilen Anwender in vorhandene Groupware-Applikationen zu integrieren, bestehende Unternehmens-Anwen- dungen mobil zu machen oder neue Applikationen zu entwickeln, die erst durch den Einsatz mobiler Geräte möglich sind.
Für die IT-Abteilung ist der Aufbau einer Infrastruktur für mobile Geräte eine große Herausforderung. Ziel ist die zentrale Verwaltung der PDAs und der darauf gespeicherten Daten. Der Administrator muss den Überblick über den Status der Geräte (Ladezustand des Akkus, online oder offline, installierte Software) behalten und zugleich dafür sorgen, dass Daten, Dokumente oder Softwareversionen zeitnah zur Verfügung stehen.
Hinzu kommt der Support, da die mobilen Geräte jederzeit funktionieren sollen. Vor allem aber muss die IT-Abteilung mittels Benutzer-Authentifizierung sowie Verschlüsselung für den sicheren Datentransfer sorgen und damit verhindern, dass sensible Daten und Dokumente in die Hände von Unbefugten gelangen.
Auswahl der PDA-Plattform
Die erste Strukturentscheidung des Administrators ist die Auswahl der PDA-Plattform. Zur Wahl stehen Palm OS, Pocket PC 2002 oder in bestimmten Fällen auch Symbian OS, das auf EPOC basierende Betriebssystem für Smartphones. Glaubt man einer Studie der Gantry Group, lassen sich durch den Einsatz von Palm OS im Vergleich zu den Pocket PCs jährlich 41 Prozent der Kosten für Handhelds einsparen. Die Studie finden Sie unter www.palm.com/enterprise. Zu den einzelnen Plattformen:
Symbian kommt unter anderem im Nokia Communicator 9210i zum Einsatz. Das Smartphone-OS unterstützt die mit Push- und speziellen Sicherheitsfunktionen ausgestattete WAP-Version 1.2 und bietet erweiterten Support für Bluetooth und GPRS. Symbian macht aber nur Sinn, wenn es ausschließlich um den Zugriff auf PIM-Daten und E-Mails geht.
Für aufwendigere Anwendungen sollte die IT-Abteilung auf Geräte mit Palm OS oder Pocket PC 2002 zurückgreifen. Seit Ende Oktober 2002 hat PalmSource sein neues Betriebssystem Palm OS 5.0 auf dem Markt. Das OS unterstützt erstmals die schnelleren ARM-Prozessoren; bislang waren Palm-PDAs auf die langsameren Dragonball-CPUs (bis 33 MHz) angewiesen. Neu an der Version 5.0 sind zudem die Display-Auflösung von 320 x 320 sowie die native Unterstützung von Bluetooth und WLAN. Auch in puncto Sicherheit hat Palm nachgelegt. PDAs mit Palm OS 5 bringen eine system-weite 128-Bit-Verschlüsselung als Standard-Feature mit.
Das Microsoft-Betriebssystem Pocket PC 2002 bringt das abgespeckte Office-Paket mit und ist für den Einsatz in Unternehmen optimiert. Daher liegt einer der Schwerpunkte auf drahtlosen Verbindungen. Pocket PC 2002 unterstützt Bluetooth, WLAN und die Verbindung mit GPRS-Handys. Durch die Terminal Services können Mitarbeiter via VPN auf das Netzwerk ihres Unternehmens zugreifen. Der Pocket IE unterstützt SSL; für zusätzliche Sicherheit empfiehlt der Hersteller die Installation des High Encryption Pack (www.microsoft.com/mobile/pocketpc/downloads/default.asp) mit 128-Bit-Verschlüsselung. Ausführliche Informationen zum PDA-OS bietet der Report Pocket PC 2002 - Wintel auf PDAs.
Auswahl der Endgeräte
Der Entscheidung für das Betriebssystem folgt die Wahl des Endgeräts. Entscheidet man sich für eine Smartphone-Lösung, bietet sich bei Symbian OS der Nokia Communicator 9210, bei Palm OS der Handspring Treo oder der Tungsten W von Palm, bei Pocket PC 2002 zum Beispiel der XDA von O2 (www.o2online.de) an. Diese Smartphone-Lösungen
entsprechen prinzipiell einem PDA mit integriertem Handy und bieten so einen Mobilitätsvorteil, denn man muss unterwegs nicht mit zwei Geräten hantieren.
Wer darin keinen Vorteil sieht, für den sind die neuesten Geräte mit Palm OS 5.0 von Sony und Palm interessanter und kostengünstiger, die auch die schnelleren ARM-CPUs unterstützen. Palm setzt bei seinem neuen Flaggschiff Tungsten C auf WLAN sowie den XScale-Prozessor von Intel mit einer Taktrate von 400 MHz. Die Qual der Wahl hat die IT-Abteilung bei den PDAs mit Pocket PC 2002. Zum einen sind PDAs mit StrongARM-CPU und einer Taktrate von 206 MHz im Angebot, zum anderen Geräte mit Intels XScale-Prozessor, der die PDAs mit einer Taktrate von 400 MHz antreibt.
PDAs mit 400 MHz bieten derzeit Fujitsu Siemens (FSC Pocket LOOX), HP (iPaq 3950 und 3970, iPaq H5450), Dell (Axim X5) und Toshiba (e740, e750) an. Mit Ausnahme des iPaq 3950 integrieren alle Geräte Bluetooth und lassen sich mit WLAN-Modulen erweitern. Den HP iPaq H5450, Toshiba e740 und e750 gibt es auch mit eingebauter WLAN-Funktion.
Die Fortsetzung dieses Artikels lesen Sie nächste Woche in der ComputerPartner-Ausgabe 04/05.
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