Viele Unternehmen planen, ihren Personalbereich ganz oder teilweise zu outsourcen, um Kosten zu sparen und so die Krise zu meistern. HR-Outsourcing ist aber nur dann erfolgreich, wenn der Qualitätsstandard jeder ausgelagerten Funktion erhalten bleibt oder steigt. Entsprechend ist für 81 Prozent der von Hewitt Associates befragten Unternehmen die Verbesserung der Dienstleistungsqualität das wichtigste Qualitätskriterium für ein erfolgreiches HR Business Process Outsourcing (HR BPO). "Bei umfangreichen Outsourcing-Vorhaben ist die systematische Vorbereitung erfolgskritisch. Im Idealfall beginnt diese Vorbereitung mit einer Bedarfsanalyse, einer realistischen Zieldefinition und einer Betrachtung sämtlicher Handlungsalternativen", sagt Peter Martin, Mitglied der Geschäftsleitung der Personalmanagement-Beratung Hewitt Associates.
Hewitt Associates, der weltweit führende Anbieter von HR Outsourcing, stellt in einer aktuellen Veröffentlichung die sieben wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Outsourcing-Prozesses vor. Die Bewertung der Faktoren erfolgte an Hand von Aspekten wie Mitarbeiterzufriedenheit, Kosteneffizienz und einer strukturierten Betreuung global agierender Konzerne. Hewitt rät Entscheidern:
1. Auf transaktionsorientierte Aufgaben fokussieren
Bereits die Auswahl des auszulagernden Bereichs entscheidet über den Erfolg des Outsourcing. Wir raten zu einer klaren Fokussierung auf Prozesse, die nicht direkt mit der bestehenden Unternehmenskultur in Verbindung stehen. Administrative und transaktionale Funktionen wie Bewerbermanagement, Lohnabrechnung und Personalverwaltung sind hier an erster Stelle zu nennen.
2. Outsourcing von Bereichen, nicht von Positionen
Wichtig ist, dass der auszugliedernde Bereich hochvolumig und klar abgrenzbar sein sollte und nicht mit dem Outsourcing von Positionen verwechselt werden darf. Entscheidend ist es, Kunden in diesen Prozess mit einzubinden und bei der Abgrenzung aktiv zu beraten. So sind eine gute Zusammenarbeit, Gewissenhaftigkeit und Verantwortlichkeit auf beiden Seiten gesichert.
3. Prozesse standardisieren
Unterschiedliche Unternehmensstrategien und standardisierte Transaktionen oder Funktionen können nebeneinander bestehen. Es ist möglich, die Zeiterfassung zu standardisieren, während individuelle Regelungen zu Überstunden oder Schichtdifferenzen bestehen bleiben. Die Kunden profitieren von vereinfachter interner Kommunikation und effizienteren Prozessabläufen.